[Из песочницы] Опыт организации и проведения корпоративных конференций для аналитиков04.01.2019 20:34

Всем привет!

Меня зовут Николай Толмачев, я руководитель отдела системного и бизнес-анализа в ИТ-компании. В отделе сейчас 22 человека, к ИТ-аналитикам в полном смысле этого слова из них можно отнести 16 человек (остальные ближе к разработчикам SQL или руководителям проектов). Уже третий год подряд мы проводим внутреннюю конференцию аналитиков, и последний раз наконец-то получилось хорошо.

Наш опыт по организации и проведению внутренних конференций — под катом.

Что такое конференция аналитиков

Концепция следующая: конференция аналитиков — это мероприятие, на котором все работающие в компании аналитики собираются вместе, рассказывают друг другу интересные вещи, обсуждают наболевшие проблемы и весело проводят время. Примечание: под термином «аналитик» в данной статье подразумеваются сотрудники, осуществляющие разработку требований к ПО.

Мероприятия данного типа особенно полезны в компаниях, где аналитики работают небольшими группами на разных не связанных между собой проектах, и редко пересекаются по работе. В такой ситуации неизбежно растет «командный сепаратизм» и склонность постоянно изобретать велосипеды (а не реиспользовать уже готовые решения из других команд), а также снижаются возможности передвижения аналитиков между проектами (т.к. у соседей «всё по-другому»). В нашей компании ситуация именно такая — параллельно в активной фазе разработки находятся 5–7 проектов, в каждом из которых от 1 до 4 аналитиков.

Структура статьи

В начале будет приведен опыт проведения конференций по годам: 2016, 2017, 2018. По каждую конференцию будет сказано следующее:

• Основные характеристики — время и место проведения, длительность, участники, докладчики, бюджет и т.д…
• Программа — наименования и краткое содержания докладов.
• Выявленные в ходе проведения плюсы и минусы.

Далее приведена типизация докладов, которые были на конференциях и были признаны удачными. Про каждый тип даны рекомендации, на чем стоит акцентировать внимание.

В конце приведены общие рекомендации по проведению внутренних конференций, которые мы сформулировали по результатам трехлетнего опыта проведения конференций.

Необходимо отметить, что мы не являемся профессионалами в проведении данных мероприятий, и это именно личный опыт — как мы смогли организовать интересные и полезные внутренние мероприятия собственными силами с минимальным бюджетом в сравнительно небольшой компании.

Конференция 2016

В течение 2016 года было существенное увеличение численности отдела, пришли новые люди (в т.ч. пришли новые ведущие аналитики), появился запрос на обмен опытом. В частности, всех интересовало, какими проектами люди занимались ранее, как были устроены процессы, какие инструменты применялись, чем отличается работа в других компаниях от нашей. Да и вообще — лапотники мы или современные люди? Как ответ на этот запрос было принято решение провести конференцию и обменяться опытом.

За поиск и бронирование зала и организацию afterparty отвечали HR, остальное делали самостоятельно: формирование программы, подготовка докладов и репетиции, анкета обратной связи, организация видеозаписи и т.д.

Основные характеристики:

• Дата проведения — 29 октября 2016 года.
• Докладная часть — с 9:30 до 17:00.
• 13 докладов, из них: 12 от аналитиков, 1 от руководителя регионального развития.
• Место проведения — арендованный конференц-зал в бизнес-центре.
• Заказывали обед и два кофе-брейка (в том же бизнес-центре).
• Присутствовали — все аналитики, несколько человек из смежных подразделений, на пару докладов зашел генеральный директор. Всего около 25 человек.
• Afterparty — кулинарный мастер-класс.

Общий бюджет конференции:

• 30 тысяч рублей за зал, обеды и кофе-брейки.
• 25 тысяч рублей за кулинарный мастер-класс.
• 130 человеко-часов на подготовку и репетицию докладов.

В качестве якорных были доклады от новых сотрудников, а также тройка докладов по трем концепциям пользовательского интерфейса — Material Design, Metro (Windows UI) и Apple Human Interface Guidelines. Остальное добили по принципу «от каждого по способностям».

Основным отзывом по результатам конференции было «как здорово, что у нас такое проводится», но и был отмечен целый ряд недостатков. В том числе:

• При подготовке был принцип «от каждого по докладу», старались для каждого аналитика подобрать какую-то тему. Получилось почти ото всех. Проблемой был разный уровень докладчиков, не все умели (и хотели) рассказывать и подавать материал. Некоторые доклады вышли скомканные и непонятные, что негативно отразилось на общем впечатлении от конференции.
• Слишком много докладов, в том числе содержательных, слишком много разных тем. Это было очень утомительно для всех участников, последние доклады уже воспринимались с трудом — сложно концентрировать внимание в течение столь длительного времени.
• Предварительно была проведена репетиция почти всех докладов (иногда по 2 раза). На репетиции ушло очень много времени. При этом репетициями я по сути занимался один, и на две недели из-за них выпал из активной работы.
• Мало времени было выделено на вопросы и ответы после докладов. Иногда обсуждения были весьма бурными и интересными, из-за чего все последующие доклады смещались, график не выдерживался.
• В качестве afterparty был проведен кулинарный мастер-класс, это было утомительно. Как выяснилось, это на удивление активное мероприятие, требующее внимания, концентрации и приложения усилий. После докладов это было тяжело.
• Не хватило обратной связи от смежных подразделений. Был всего один доклад от руководителя регионального развития, и его не поняли. По результатам первой конференции был сформулирован новый запрос — что про нас думают смежные подразделения, что мы делаем хорошо, что плохо, как нам стать лучше.
• Один доклад был непонятно про что. Репетиции по нему не проводилось, так что докладчик (казалось бы) высокоуровневый, с большим опытом и т.д. Надо репетировать все доклады (или хотя бы понимать, о чем будет говорить докладчик).

Решили учесть эти недостатки и в следующий раз сделать лучше.

Также нужно отметить, что в первый раз мы проводили видеозапись всех докладов. Это оказалось совершенно бесполезным делом — DVD с видеозаписями уже 3 года лежат у меня в тумбочке. Больше видеозапись мы не практиковали.

Конференция 2017

В течение 2017 года больших кадровых изменений в отделе не было, новых людей пришло значительно меньше. Основной темой для конференции была выбрана обратная связь — что о нас думают разработчики и тестировщики, хорошо ли мы работаем, как нам стать лучше.

Основные характеристики:

• Дата проведения — 25 ноября 2017 года.
• Докладная часть — с 10:00 до 17:15.
• 8 докладов, из них 3 от аналитиков, 2 от руководителей проектов, 1 от руководителя тестирования, 1 от руководителя разработки, 1 совместный от руководителя аналитики и руководителя разработки.
• Круглый стол для обсуждения острых вопросов.
• Место проведения — арендованный конференц-зал в гостинице.
• Заказывали обед и два кофе-брейка.
• Присутствовали — почти все аналитики, руководители проектов, руководители и некоторые тимлиды разработки и тестирования. Также были сотрудники из техподдержки, которых интересует позиция аналитика в будущем. Всего около 25 человек.
• Afterparty — совместный поход в кафе.

Бюджет конференции:

• 28 тысяч рублей за зал, обеды и кофе-брейки.
• 30 человеко-часов на подготовку и репетицию докладов.

Основной проблемой второй конференции был негативный фон — и обратная связь, и круглый стол крутились вокруг проблем и недостатков. В итоге конференцию было сложно назвать «легким» и «веселым» мероприятием, к концу настроение у большинства участников было подавленным.

По результатам были сформулированы следующие недостатки:

• Слишком мало содержательных докладов, в ходе которых можно узнать что-то новое и полезное в работе. Общая полезность конференции была оценена как недостаточная.
• Слишком много обратной связи. При этом докладчики концентрировались на недостатках и проблемах, поэтому к концу блока докладов по обратной связи аналитики загрустили и приуныли. К сожалению, докладчики не выдерживали «принцип бутерброда».
• Участие руководителей смежных подразделений и руководителей проектов в круглом столе. Всё это люди активные, инициативные, и в результате они солировали на круглом столе. Хотя подразумевалось обсуждение в кругу аналитиков. Данный формат был признан неудачным.
• На afterparty почти никто не пошел, так как и настроение было не очень, и программа afterparty показалась не очень интересной. Я тоже не смог пойти. Но говорят что получилось душевно.

Удачными были признаны:

• Общая продолжительность конференции — не слишком много и не слишком мало.
• Наличие (но не количество!) докладов от представителей смежных подразделений.

Вновь решили учесть недостатки, развить преимущества и в следующий раз сделать лучше.

Конференция 2018

Основные характеристики:

• Дата проведения — 10 ноября 2018 года.
• Докладная часть — с 10:00 до 17:15.
• 8 докладов, из них 5 от аналитиков, 1 от руководителя группы аналитиков информационной безопасности, 1 от тимлида команды разработки, 1 от руководителя проектов.
• После докладов проводилась деловая игра.
• Место проведения — арендованный конференц-зал в офисном здании.
• Кофе-брейки и обед организовывали своими силами. В зале был кулер и кружки, на кофе-брейки купили печеньки, на обед заказали пиццу и роллы.
• Присутствовали — почти все аналитики, из смежного подразделения — аналитики информационной безопасности, докладчики из смежных подразделений (руководитель группы аналитиков ИБ, один из тимлидов разработки, руководитель проекта). Всего около 28 человек.
• Afterparty — совместный поход в кафе.

Бюджет конференции:

• 5 600 рублей — аренда зала на день.
• 10 500 рублей — питание и кофе-брейки собственными силами.
• 60 человеко-часов на отбор, подготовку и репетицию докладов.

Был проведен опрос удовлетворенности участников конференции (через Google Forms), результаты следующие (по 5-бальной системе):

• общие впечатления о конференции: 4,4
• интересность докладов: 4,1
• полезность докладов: 4
• качество подачи докладов: 4
• деловая игра: 3,9
• место проведения: 3,8

По предыдущим конференциям опрос был на бумаге, результаты к сожалению не сохранились.

По результатам были сформулированы следующие недостатки:

• Кому-то надо было прийти в зал пораньше, проверить что всё в порядке. А то в кулере было мало воды, от проектора не было пульта. Обещали кликер, но так его и не нашли.
• На деловую игру осталось немного людей. Мы предполагали что будет 5 команд (и имели 5 подготовленных ведущих), а их сформировалось всего две. В результате трое ведущих ходили неприкаянные.
• IV квартал — не самое удачное время для проведения конференции. Нагрузка по проектам в конце года выше обычного, а подготовка к конференции занимает существенно время у докладчиков.

Как видно, недостатки не столь существенные, как было после конференций в 2016 и 2017 годах.

Удачными были признаны:

• Пропорция разных типов докладов. Половина — развивающие информационные доклады, вторая половина — всё остальное: рассказы о проектах, о деятельности смежных подразделений и т.д.
• Наличие оргкомитета. Организацией занималась группа из 5–6 человек. Проводились общие встречи плюс каждому дали что-то в нагрузку. Например, распределили кто с кем репетирует доклады. Одному тащить организацию тяжело, а вот оргкомитет оказался в самый раз (хотя достаточно было 3–4 человека, а не 5–6).
• Более активное участие HR. Во-первых, были подготовлены небольшие подарки с корпоративной символикой для докладчиков — это было очень приятно. Во-вторых, был фоторепортаж в социальных сетях (в прошлые разы как-то не уделяли этому внимания). Ну и вообще хорошо, когда есть человек, на которого можно свалить какие-то оргвопросы.
• Способ отбора докладов. Алгоритм выглядел так: сформулировали общий пул тем — запустили опросник, посмотрели обратную связь с прошлой конференции, добавили какие-то актуальные темы. Далее оргкомитет собрался, рассмотрел все темы, проголосовал, предположил кто мог бы рассказать. Провели серию переговоров с потенциальными докладчиками и сформировали программу.
• Уровень докладов. Докладывали только те, что может, хочет и понимает зачем ему это нужно. Уровень был достаточно равномерный и высокий.
• Практика совместных докладов. Доклад делают два сотрудника, при этом они должны быть примерно одного уровня (чтобы один не подавлял другого авторитетом или опытом) и не должны работать в одном проекте. Уровень проработки совместных докладов оказался выше, чем у индивидуальных: люди не дают друг другу халтурить, обсуждают между собой, тренируются друг на друге.
• Опыт проведения деловой игры. Для первого раза получилось на удивление неплохо.

О чем можно рассказать на конференции аналитиков

Выделилось несколько типов докладов, которые были на наших конференциях и оказались интересны для участников:

• Рассказ о личном опыте использования инструмента, подхода или методики. Это очень ценная, но очень редкая категория. Необходимо, чтобы у докладчика был личный опыт использования чего-либо, при этом большинство слушателей данным опытом не обладают. Структура доклада — в начале рассказать об инструменте/подходе/методике, при этом постараться донести основную ценность. Далее личный опыт — где и зачем использовал, и оценка опыта применения. В конце — рекомендации, где стоит использовать, а где не стоит.
• Теоретический доклад. Докладчик изучил в теории какой-то вопрос и рассказывает о нем слушателям. Формат очень сложный: если просто пересказать книжку или статью, то это может быть интересным, но точно не будет полезным: у большинства слушателей в голове ничего не останется. Важно «перекидывать мостики» к уже применяемым подходам/техникам, к текущим проектам, задачам.
• Рассказ об опыте из других компаний. Такие рассказы хорошо делают middle+ и senior-аналитики, которые пришли в компанию не более года назад, но не менее 3 месяцев назад. У них еще свежи воспоминания о предыдущем месте работы, и они уже имеют понимание о текущем. При этом желательно чтобы человек и на предыдущем, и на текущем месте работы имел схожий функционал. Наибольший интерес представляют не проекты, а процессы: в какой форме выражали требования, какой инструментарий использовали, как взаимодействовали со смежными подразделениями и т.д.
• Рассказ о проектах, реализованных внутри компании. Рассказ имеет смысл, если аналитики работают группами над разными проектами, и мало пересекаются друг с другом по работе. Желательно делать доклад ретроспективно — когда проект уже реализован, внедрен и эксплуатируется. С такого расстояния уже видно, что было хорошо, что плохо, что стоит реиспользовать, а что лучше забыть. В докладах такого типа нужен краткий обзор бизнес-смысла проекта, немного истории, забавная байка, и главное — что можно реиспользовать: какие подходы и решения оправдали себя и могут тиражироваться.
• Доклад обратной связи. Доклады такого типа делают представители смежных подразделений, которые непосредственно взаимодействуют с аналитиками. В нашей компании эти менеджеры проектов, разработчики и тестировщики. Главное в таких докладах — чтобы они мотивировали быть лучше и звали к новым свершениям, а не роняли самооценку ниже плинтуса. Желательно применять «принцип бутерброда» — похвалить/поругать/похвалить, а также ни в коем случае не переходить на личности. Очень желательно устроить репетицию доклада.

Как провести хорошую конференцию

С «высоты» нашего трехлетнего опыта организации конференций — небольшой набор рекомендаций:

• Нужен небольшой бюджет, например 1–2 тысячи рублей на человека.
• Не надо проводить конференцию в офисе. Пусть там есть и зал, и столовая, и всё что угодно –, но всё равно лучше куда-то выехать.
• Нужна инициативная группа, минимум из 3 человек. В одиночку вытянуть организацию очень сложно. Желательно привлечь HR или event-менеджера.
• Нужно не менее 15 участников.
• Совокупная длительной докладной части должна быть не 6 часов и менее 4 часов.
• После каждого доклада нужно оставлять 10–15 минут на вопросы и ответы, часто они оказываются даже интересней самого доклада.
• Как минимум половина докладов должна быть развивающей. То есть участники должны узнавать из них что-то новое и полезное в работе. Остальные могут быть информационно-развлекательными.
• Самый важный доклад — второй по счету. На первый доклад многие опаздывают и постоянно вылезают какие-то технические неполадки, ощущения от него бывают смазаны. А вот второй задаёт тон всей конференции. Ставьте вторым лучший из развивающих докладов.
• Неоднозначный вопрос — проводить конференцию в рабочий или в выходной день. В рабочий можно обеспечить явку 100%. Выходной проще согласовать с топ-менеджементом и придут только те, кому это действительно важно и интересно. Мы выбрали для себя выходной.
• Сложно подобрать формат afterparty, который устроил бы большинство участников. Рассматривались разные варианты, но ничего лучше «посидеть в кафе» мы для себя не нашли.
• Для камерной и домашней обстановки не должно быть много внешних людей, которые неизвестны большинству участников. Если это «конференция аналитиков» — то большинство участников это аналитики.
• Каждый год мы хотели провести конференцию за городом — снять коттедж, и после докладной части сделать барбекю. Но по результатам предварительных опросов готовы на это были менее половины участников. У кого-то муж ревнивый, у кого-то дети маленькие — сложно уехать на целый день или тем более с ночевкой. Пока от этой идеи отказались из-за нереализуемости.
• Нужно уделить внимание выбору зала и организации питания. Основная претензия к залам — душно, нет требуемого оборудования и питьевой воды. По питания — если заказывать комплексные обеды в гостинице/бизнес-центре — в большинстве случаев будет невкусно. Это действительно важно, после двух часов в душном помещении внимание сильно снижается и доклады пролетают мимо ушей.

Заключение

Чем полезны внутренние конференции? Я для себя сформулировал это следующим образом:

• Развитие сотрудников. Можно предлагать темы докладов, подготовка которых наилучшим образом способствуют развитию сотрудника. Это особенно актуально для сотрудников с небольшим опытом, но пытливым умом.
• Традиция. Ежегодная конференция стала традиционной, и это хорошо. Наличие традиций сплачивает коллектив.
• Конкурентное преимущество. При проведении собеседований в ходе рассказа о компании бывает полезно упомянуть кандидату, что «в компании проводятся ежегодные конференции аналитиков». Для некоторых это оказывается существенным фактором.
• Командообразование. Если аналитики работают на разных проектах и редко пересекаются друг с другом, то проведения подобных мероприятий позволяет им чувствовать себя единой командой аналитики. Как мне кажется, люди начинают больше общаться, советоваться, обсуждать какие-то решения, что идет на пользу дела.
• Обмен опытом. В ходе рассказа о реализованном проекте можно акцентировать внимание на примененных новых решениях, которые могут быть реиспользованы.

В 2019 году мы также планируем проведение конференции. Относительно 2018 года планируем изменить следующее:

• Больше внимания уделить выбору зала и организации питания. Вроде бы мелочь, но на настроение действует. В зал обязательно съездить «на разведку». И не забыть кликер.
• Провести конференцию пораньше, в сентябре или в начале октября. Чтобы по минимуму захватывать IV квартал, и чтобы на улице было еще тепло и больше солнца. Начинать в темноте и заканчивать в темноте не очень приятно.
• Пересмотреть формат деловой игры. Мы поняли, что на конференции полезен какой-то интерактив, но возможно в другом формате. Это может быть какой-то хакатон, мастер-класс или что-то еще.
• Заранее искать темы для докладов, чтобы ближе к проведению конференции был уже сформированный пул, из которого можно выбирать.

© Habrahabr.ru