[Из песочницы] Аутсорсинг печати: как проверить, что подрядчик не накручивает сумму счета
Экономия — одна из главных причин, по которой компании переходят на Аутсорсинг печати. С этим соображением они выбирают того подрядчика, который предложит самую низкую цену за отпечаток. И сегодня я, Игорь Челебаев, эксперт по оптимизации офисной печати с 27-летним стажем, расскажу, как аутсорсерам удается накручивать сумму счета, и как все-таки рассчитать реальную стоимость печати и узнать правду.
Как «считают» аутсорсеры
За 27 лет работы «Бюро офисных машин» мы поняли, что предела человеческой изобретательности нет. Компании-заказчику нужны конкретные цифры: вот столько копий они напечатали за месяц, столько стоит один отпечаток, столько составила общая сумма выплат за покопийную печать. И аутсорсер дает ему эти данные. Но откуда он их берет? Какая разница, ответит руководитель, если в итоге сумма затрат вышла меньше, чем до аутсорсинга.
Но разница есть, когда руководитель вдруг неожиданно узнает, что мог бы экономить в 2–3 раза больше. И экономил бы, если бы аутсорсер для подсчета использовал правильные инструменты. Но об этом позже.
Так как же они считают?
История №1 «Пальцем в небо»
Один из аутсорсеров для работ по замене картриджей, удалению заминов, и подсчета объема печати клиента нанял студента и посадил его в комнатушку на территории компании. По идее студент должен был обходить каждый аппарат регулярно и снимать показания счетчиков. Но он этого не делал и аккуратно каждый месяц заполнял таблицу цифрами по каким-то своим соображениям. Время шло, нашего студента сменил другой студент, потом третий. И если в самом начале и соблюдалась какая-то логика подсчета объема печати, то третий студент уже прописывал цифры наобум. Но рано или поздно правда вскрывается. Руководитель все же узнал, что указанный объем печати в компании превышал реальную цифру в 3 раза! Стоит ли говорить, что студент больше не сидит в этой комнатушке.
История №2 «Обмани меня»
Другой пример. Как-то мы столкнулись с тем, что аутсорсер для увеличения счета за покопийную печать устанавливал в устройство, которое может печатать в формате А3, бумагу А4 узкой стороной вперед. Принтер считал такой лист как А3, так как подсчет копий велся не в листах, а в количестве оборотов валов. И соответственно счет заказчику выставлялся за 1 фактическую копию как за 2 листа А4.
История №3 «Да будет цвет»
Ряд цветных принтеров некоторых производителей не умеют отключать цветные фотовалы при печати черно-белого отпечатка. Этой особенностью и воспользовался недобросовестный подрядчик. Пользователь отправляет документ на печать с цветом, но включая режим печати монохромный. Лист выходит из принтера внешне черно-белый, но по факту он был сделан всеми 4 цветами и в принтере посчитался цветной отпечаток. А стоит он гораздо дороже обычного ч/б листа.
История №4 «Разделенка»
Еще одной особенностью принтеров одного из производителей любят пользоваться аутсорсеры — аппарат в своем отчете показывает пробег каждого фотовала раздельно. И каждая полученная цифра в отчете суммируется как цветная печать. В итоге платеж за один цветной отпечатанный лист выходит как за 4 листа. Не слабая такая накрутка в 4 раза!
История №5 «Сложный расчет»
Используют аутсорсеры и хитрые схемы расчета платежа. Каких только формул для того, чтобы запутать пользователей, я не видел! С дробями, сложными условиями и многими составляющими. И предлагая крайне низкую цену за отпечаток, они «добирают» потери через множественные составляющие этого сложного расчета: базовый платеж, коэффициенты, надбавки и т.д.
История №6 «Упрощенный расчет»
Еще одна хитрость — усредненная цена цветного и ч/б отпечатка. Внешне выглядит здорово — можно не думать какой документ напечатан ч/б или цветной. Но по факту реальный объем цветной печати составляет всего 5–10%, а цену усредняют исходя из соотношения 50 на 50. Таким образом заказчик платит за ч/б отпечаток по цене цветного.
История №7 «Хитрое ПО»
Проблему, вызванную студентом и ручным вводом данных, которую я привел в первом примере, можно решить, установив систему автоматического сбора данных. Со стороны кажется, что профессионально, но хитрый подрядчик устанавливает свою самописную программу, которая уже сама автоматом подкручивает данные не в пользу заказчика.
Все эти шесть историй имеют место быть только по одной причине — заказчик изначально желает добиться от подрядчика самую низкую цену. Тем самым провоцируя аутсорсера придумывать все новые и новые способы получить ту сумму оплаты, которая ему выгодна.
Как безошибочно рассчитать объем печати
Единственный способ точно рассчитать фактический объем печати — установить ПО, разработанное независимым производителем. Программа сбора и подсчета данных должна иметь репутацию и документы, подтверждающие то, что она дает верные данные. Компания может сделать это сама, выбрав и установив программу на печатное устройство, либо обратиться за помощью к специалистам, которые на этом специализируются.
