Больше общения и акцент на ИБ: как устроен гибридный офис22.03.2024 11:32

Гибридный офис называют форматом будущего. И для работодателей, и для сотрудников он объединяет преимущества удаленного и офлайн-формата. Вместе с тем для компаний организация гибридного офиса несет с собой ряд вызовов: рост расходов на информационную безопасность, поиск новых способов построения корпоративной культуры. Разбираемся, как компании справляются с этими вызовами, какова специфика организации работы гибридного офиса и какую роль играет в этом ИТ-инфраструктура.  

От онлайна к гибридной модели

Тренд на удаленный формат работы возник во время пандемии 2020 года, когда компании были вынуждены перевести сотрудников на удаленку. Современные технологии и средства связи позволили быстро адаптироваться к новым условиям и открыть преимущества удаленной работы. Для сотрудников это экономия времени на дорогу, большая автономность, возможность находить работодателей в других регионах. Для работодателей — сокращение расходов на оснащение рабочих мест, гибкость в организации процессов, более широкий выбор кандидатов.

Но, вместе с плюсами удаленной работы, стали очевидны и преимущества офлайна. В офисе проще сосредоточиться — дома для этого условия есть не у всех. На очных встречах обмен идеями, встречи и брейнштормы проходят эффективнее, а решения принимаются быстрее. Поддерживать мотивацию сотрудников и развивать корпоративную культуру легче в офисе. Наконец, многим просто стало не хватать общения с коллегами — личного, а не в онлайне.

После снятия ковидных ограничений возник тренд на гибридную модель, которая позволяет объединить преимущества офлайн- и онлайн-работы. Для сотрудников гибкий график и автономность удаленки сочетаются с плюсами присутствия в офисе: удобным пространством для работы, личным общением с коллегами. Работодатели, предлагающие гибкий график, получают преимущество в борьбе за кандидатов, так как могут привлекать людей из других регионов и тех, кто не готов выходить в офис на полный день. Онлайн- и офлайн-форматы командной работы и методы поддержания корпоративной культуры можно чередовать и комбинировать в зависимости от задач.

Согласно исследованию Ассоциации менеджеров и компании Pridex, гибридный график предпочитают 64% сотрудников. По данным «Авито.Работы», количество вакансий с гибридным графиком за последний год увеличилось в 2,4 раза. Совместное исследование hh.ru и «МТС Линк» показало, что доля вакансий с гибридным режимом работы в 2023 году выросла втрое по сравнению с 2021 годом.

Риски гибридного формата

Помимо плюсов, гибридный формат несет в себе ряд рисков и трудностей. Некоторые работодатели даже считают его самым сложным в управлении. Авторы книги «Гибридные офисы. Аналитические доклады Высшей школы бизнеса ВШЭ» среди ключевых рисков гибридного формата отмечают разобщенность команд и снижение уровня доверия в коллективе, ухудшение психологического состояния сотрудников (выгорание и снижение мотивации), эрозию корпоративной культуры и потерю смыслов.

Что могут сделать руководители и HR-специалисты для снижения этих рисков?

Акцент на сохранение связей между сотрудниками

Компания создает условия для неформального общения сотрудников. Мастер-классы, кофе-брейки, занятия спортом — все, что обеспечивает совместную деятельность и спонтанное общение вне рабочей обстановки. Проводить мероприятия можно очень, дистанционно или сочетая форматы, например, дублируя очный корпоратив в онлайне.

Адаптация корпоративной культуры к гибридному формату

В офлайн-формате традиции, сложившиеся в офисе, помогают сотрудникам чувствовать себя частью команды. Вне офиса это ощущение причастности ослабевает. Переходя на гибридный формат, компании создают новые традиции и ритуалы и усиливают акцент на трансляции корпоративных ценностей через различные каналы. Так, некоторые компании, оборудуя для сотрудников домашние рабочие места, снабжают их предметами с корпоративной символикой. Возрастает роль заботы о благополучии сотрудников: компании вводят программы по управлению физическим и ментальным здоровьем, тренинги по управлению климатом в командах и другие меры поддержки.

Компании пересматривают сам подход к выстраиванию корпоративной культуры. Так, в отчете компании Atlassian отмечают: частью корпоративной культуры становится сама работа и то, как она выполняется. Ценности компании формулируются более четко и встраиваются в рабочий процесс.

Четко выстроенные процессы и активная обратная связь

Согласно определению экспертов консалтинговой компании BCG, «гибридный офис — это комбинация офисного и удаленного формата работы, при которой более 30% сотрудников работают не в офисе более 50% рабочего времени». В условиях, когда сотрудники большую часть времени работают вне непосредственного контакта с коллегами и руководством, они сталкиваются с размытием ориентиров. Хорошо ли я работаю? Для чего я выполняю свою работу? В чем смысл?

Задача руководителя — определить для сотрудников четкие критерии качества и ценности их работы и давать регулярную и активную обратную связь. В этом помогут, например, Agile-подход, системы OKR и KPI.

Особенности оснащения гибридного офиса

В условиях гибридного формата работы оснащение офиса решает две задачи: обеспечение эффективного рабочего процесса и поддержание и развитие корпоративной культуры.

Основные характеристики гибридного офиса:

• неперсонифицированные рабочие места,
• пространства для совместной работы и неформального общения сотрудников,
• ИТ-инфраструктура, адаптированная для максимально комфортных и эффективных коммуникаций.

Основные составляющие ИТ-инфраструктуры и оснащения гибридного офиса.

• Средства для обеспечения информационной безопасности. В условиях частично удаленной работы компании делают акцент на информационной гигиене и безопасности. Сюда входит контроль за использованием корпоративной информации, организация защищенных каналов связи и мультифакторной аутентификации, контроль за предоставлением доступа к ключевым процессам и конфиденциальной информации и другие меры. Так, у «Росбанка» при переходе на гибридный формат на ИТ-инфраструктуру и информационную безопасность ушло 75% всех затрат.
• Таск-менеджеры: для управления проектами, эффективной совместной работы и контроля рабочих процессов.
• Системы для видеоконференций.
• Интерактивные доски: для планерок, совещаний, презентаций и обучающих программ.
• Cистемы бронирования столов для неперсонифицированных рабочих мест.
• Технологии организации доступа к корпоративной инфраструктуре.
• Корпоративный мессенджер или социальная сеть. Сотрудники обмениваются сообщениями в командном чате, назначают встречи, узнают о проектах и новостях компании. Помимо непосредственно рабочих задач, корпоративное программное обеспечение решает еще одну, не менее важную. Общение сотрудников —формальное и нет — остается в рамках корпоративной платформы, не переходя в личные мессенджеры. Это способствует поддержанию корпоративной культуры, и разделяет для сотрудников личное и рабочее пространство, что особенно важно, когда люди часть времени работают из дома.
• Системы электронного документооборота.
• Облачные хранилища файлов.

Среди ключевых характеристик ИТ-инфраструктуры гибридного офиса — информационная безопасность и простота настроек. Первое обеспечивает защиту данных, второе влияет на эффективность коммуникаций и рабочих процессов. Чем проще сотрудникам подключить и настроить ПО и оборудование, тем больше времени они смогут уделить работе и общению.

Гибридные переговорные

Особую роль приобретает оснащение переговорных комнат как пространства для совместной работы, необходимое, когда часть сотрудников присутствует в офисе, а остальные подключаются онлайн. Чтобы достичь эффекта присутствия, необходим специальный набор оборудования и программного обеспечения. В него входят камеры, микрофоны и саундбары, сенсорные дисплей и мониторы, терминалы управления, адаптеры для трансляции контента. Программные решения для переговорных комнат уже делают российские разработчики. Например, «МТС Линк» недавно представил модуль «Линк Rooms», который подходит как для замены ПО в переговорных комнатах, где уже установлено оборудование, так и для оснащения переговорок с нуля (на базе оборудования Yealink).

Участники, которые подключаются к мероприятиям из переговорных комнат со специальным оборудованием, могут управлять камерой, микрофоном, демонстрацией экрана, видеть чат и участников на большом экране. Возможно установить два дисплея: на одном из них сотрудники в переговорной смогут видеть онлайн-участников, а на другом — демонстрируемый контент. А онлайн-участники, в свою очередь, хорошо видят и слышат коллег, находящихся в офисе: специальные камеры могут автоматически распознавать говорящих, приближать их и помещать в центр кадра.

Чтобы управлять таким набором оборудования было несложно, необходим удобный элемент управления. В большинстве случаев сейчас это планшет. С ним для подключения к встречам не требуется ноутбук, и нет необходимости переходить по ссылкам в браузере — если переговорная забронирована, достаточно нажать на планшете кнопку «Войти».

Трансформация рабочего пространства

При переходе на гибридный формат меняется и концепция офиса как рабочего пространства. Оно в значительной мере утрачивает дисциплинирующую роль и становится местом для мозговых штурмов, обмена идеями и встреч.

Планировку офиса оптимизируют для командной работы и общения. Увеличивают количество и площадь переговорных комнат и модернизируют их оснащение. Чтобы поддержать сплоченность команд и позаботиться о ментальном благополучии сотрудников, обустраивают пространства для неформального общения. Такими пространствами становятся зоны отдыха, офисные кухни и столовые, кофе-пойнты, где сотрудники могут поговорить на отвлеченные темы и пообщаться в нерабочей обстановке. Грамотный подход к организации гибридного офиса поможет избежать потери эффективности и позволит сотрудникам работать в команде, где бы они ни находились.

Полный текст статьи читайте на CNews прочитано 15483 раза