Администрация городского округа Орехово-Зуево строит электронный документооборот на базе СЭД «Дело»
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) сообщила о том, что в администрации городского округа Орехово-Зуево Московской области ведется проект по внедрению единой автоматизированной системы электронного документооборота на базе разработки ЭОС «Дело». Все работы по проекту выполняет партнер ЭОС — компания «СофтЭксперт» (Тула).
К моменту принятия решения о внедрении СЭД «Дело» в администрации городского округа Орехово-Зуево регистрация документов велась частично в бумажном виде, частично с помощью программного решения, разработанного специалистами администрации. В процессе работы с документами сотрудники администрации часто сталкивались с трудностями, связанными с отслеживанием движения документов, контролем исполнительской дисциплины, сбором необходимой статистики по документам и поручениям.
Выбор заказчиком СЭД «Дело» как базового решения по автоматизации документооборота обусловлен надежностью и широким функционалом системы, учитывающим все необходимые требования и стандарты в области ведения электронного документооборота, говорится в сообщении ЭОС.
Целью проекта стало создание единой автоматизированной системы электронного документооборота администрации городского округа Орехово-Зуево. На первом этапе внедрения системы были поставлены следующие задачи: упорядочение процессов регистрации входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан; организация единой базы для создания и хранения регистрационных карточек документа, а также текстов документов в электронной форме; обеспечение оперативного получения информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; обеспечение контроля над исполнением поручений, обращений граждан и организаций, резолюций и указаний руководства; организация поиска документов по любому набору реквизитов регистрационно-контрольной карточки; обеспечение оперативного доступа сотрудников всех подразделений к необходимой документации.
На начальном этапе внедрения был проанализирован сложившийся документооборот городской администрации, изучены схемы движения всех видов документов. В итоге была предложена процедура упрощения документооборота администрации, на основании которой произведена настройка системы «Дело», разработана схема движения документов от момента их создания до списания в дело. Особое внимание было уделено процессу регистрации и обработки документации по обращениям граждан и нормативно-правовым актам. Для участка по работе с обращениями граждан был разработан дополнительный модуль, позволяющий собирать статистику по количеству обращений за определенный период времени.
На следующих этапах проекта были внедрены дополнительные модули системы. Использование подсистемы «Дело-Web» позволило получить полноценный доступ к рабочему месту через веб-интерфейс, благодаря чему появилась возможность продолжать работу с документами с любого компьютера, подключенного к интернету. Внедрены опции «Поточное сканирование» и «Печать штрих-кода» для преобразования бумажных документов в электронный вид и автоматического прикрепления их к регистрационным карточкам. Для сотрудников подразделений администрации проведен курс подготовки пользователей системы.
В результате выполнения проекта в октябре 2011 г. система сдана в опытную эксплуатацию. В настоящее время в системе работают все структурные подразделения администрации, что позволило упорядочить и ускорить работу с документами, обеспечить эффективный контроль за исполнением документов, ускорить сбор необходимой статистики по документам и поручениям, отметили в ЭОС. Благодаря внедрению опции «Поточное сканирование» началось формирование электронной базы документов, что позволит сократить постоянные затраты на канцелярские расходы.
В планах развития автоматизированной системы электронного документооборота администрации городского округа Орехово-Зуево — масштабирование системы, закупка дополнительных опций.
Кроме того, в 2012 г. в администрации планируется переход на работу с проектами документов в электронном виде с использованием электронно-цифровой подписи. Внедрение ЭЦП и опции «Юридически значимый документооборот предприятия» в перспективе позволит полностью отказаться от документов длительного хранения, заменив бумажные носители на электронные. Также планируется расширение числа мест опции «Поточное сканирование» и разработка дополнительных отчетных форм, а также поэтапный переход к обмену внутренними документами по безбумажной технологии. Таким образом, формируются предпосылки для построения системы электронного взаимодействия между различными организациями и ведомствами и администрацией городского округа Орехово-Зуево, сообщили в ЭОС.
© CNews
