В Администрации Владивостока на базе СЭД «Дело» реализован юридически значимый электронный документооборот
Администрация города Владивостока, начавшая создание системы электронного документооборота на базе СЭД «Дело» в 2006 г., сегодня использует одну из самых крупных среди городских муниципалитетов России систем управления документами. В СЭД «Дело» и интегрированных с ней специализированных системах «Кадры» и «Архивное Дело» работает порядка 1000 пользователей, что позволило автоматизировать документооборот во всех органах администрации города.
Проект создания автоматизированной системы управления документооборотом в городской администрации Владивостока начался с закупки 47 лицензий СЭД «Дело». Внедрение СЭД муниципалитет проводил своими силами (при консультационной поддержке региональных партнеров компании ЭОС, разработчика программного обеспечения). Первыми пользователями системы стали делопроизводители. В последующие годы система планомерно развивалась — приобретались дополнительные рабочие места, опции и подсистемы, создавалась единая система документооборота, охватывающая все подразделения Администрации.
С 2010 г. органы администрации города Владивостока полностью переведены на безбумажный внутренний документооборот с использованием механизмов электронной подписи. Администрация разработала все необходимые нормативные акты, которые позволили формально закрепить электронный документооборот в качестве юридически значимого.
В текущем году документооборот в мэрии Владивостока получил возможность выйти на новый этап развития: было принято решение о приобретении приложения для работы в СЭД «Дело» с мобильных устройств. Компания «КС-Консалтинг» осуществила поставку заказчику 10 лицензий мобильной подсистемы iEOS для работы руководителей на iPad с возможностью подписания документов электронной подписью. Кроме этого, были приобретены 30 дополнительных лицензий СЭД «Дело».
В настоящий момент в Администрации города Владивостока используется 921 автоматизированное рабочее место СЭД «Дело», 59 мест системы «Архивное Дело», 26 лицензий на систему «Кадры». В организации внедрены модули «Оповещение и уведомление» (51 лицензия), «Электронная подпись и шифрование» (170 лицензий), а также модуль специализированных отчетных форм для СЭД «Дело» (30 рабочих мест). 100 пользователей работают с приложением «Мониторинг документов» — это собственная разработка компании «КС-Консалтинг» с расширенным функционалом уведомлений о событиях, происходящим в СЭД «Дело».
Систему «Дело» используют в работе различные категории должностных лиц — первые заместители и заместители главы администрации, начальники органов администрации города Владивостока, специалисты. При подготовке и согласовании исходящих и внутренних документов бумажные экземпляры практически исключены из оборота — с момента создания проекта документа его согласование (визирование) происходит в электронном виде с использованием электронной подписи.
В качестве следующей стадии развития электронного документооборота в органах местного самоуправления муниципалитета Администрация Владивостока видит интеграцию с внешними информационными системами. Специалистами мэрии высказано пожелание о проведении интеграции СЭД «Дело» с системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), а также о разработке корректного механизма согласования в электронном виде документов, поступающих в органы Администрации из муниципальных организаций.
© CNews
