Тюменская областная Дума: в СЭД «Дело» работают более 300 пользователей

Во втором полугодии 2013 г. в Тюменской областной Думе реализован комплексный проект создания единой системы управления документами на базе СЭД «Дело». Поставщиками программного обеспечения и исполнителями проекта стали партнеры ЭОС — «Программ-Сервис» (г. Тюмень), «ДокСофт» (г. Омск).

Главной целью проекта в Тюменской областной Думе была определена организация электронного документооборота, охватывающего все подразделения Думы и все документальные процессы. Участниками создаваемой системы стали работники аппарата, а также депутаты и их помощники.

Система электронного документооборота «Дело» должна была решить ряд ключевых задач: сокращение бумажного документооборота; ускорение движения документов за счет автоматизированной технологии рассылки документов и поручений, электронного согласования и подписания проектов документов; оптимизация документопотоков, исключение возвратных движений документов, не обусловленных деловой необходимостью; улучшение процессов контроля исполнения документов и поручений; обеспечение оперативного поиска и просмотра документов и поручений в соответствии с правами доступа; обеспечение удаленного доступа к документам областной Думы; обеспечение оперативной подготовки справок об исполнении документов и поручений; повышение сохранности документов; обеспечение оперативной подготовки отчетов по документообороту; уменьшение затрат, связанных с тиражированием документов.

По итогам анализа документопотоков и процессов, связанных с оформлением и движением документов, была определена потребность в необходимом программном обеспечении и определена стратегия внедрения. Всего было приобретено 338 лицензий СЭД «Дело» и «Дело-Web», дополнительные опции «Поточное сканирование», «Сканирование», «Электронная подпись и шифрование», «АРМ Руководителя», а также 307 лицензий на приложение «Мониторинг документов» (разработано компанией «КС-Консалтинг», партнером ЭОС, и обладает расширенными возможностями по информированию пользователей о событиях в СЭД «Дело»). Закупленные лицензии полностью закрывали потребности Думы и позволили обеспечить доступ в СЭД всем подразделениям, депутатам и их помощникам.

В ходе проекта все поставленные на данном этапе задачи были решены. Результатами внедрения СЭД «Дело» стали: автоматизация общего делопроизводства областной Думы; организация электронного организационно-распорядительного документооборота областной Думы; автоматизация делопроизводства по работе с обращениями граждан в областную Думу; обеспечение доступа к документам, в том числе удаленного, депутатов, помощников депутатов, руководителей и сотрудников областной Думы; обеспечение взаимодействия с Единой межведомственной системой электронного документооборота Правительства Тюменской области (ЕМСЭД).

Созданная СЭД обладает рядом особенностей, отличающей ее от стандартных проектов по созданию систем электронного документооборота в государственных структурах. Фигурантами документооборота здесь являются не только штатные сотрудники Думы (государственные гражданские служащие аппарата и депутаты, работающие в Думе на постоянной профессиональной основе), но и депутаты, а также их помощники. Это потребовало тщательной проработки политики прав доступа в «Дело» с целью обеспечения должного уровня конфиденциальности и защиты информации. В ходе проекта была осуществлена интеграция СЭД «Дело» с интернет-приемной портала Тюменской областной Думы.

При обеспечении взаимодействия с ЕМСЭД Правительства Тюменской области для обмена электронными документами были решены вопросы приема/передачи данных из системы, реализованной на сторонней программной платформе.

В настоящее время СЭД «Дело» в Тюменской областной Думе работает в промышленном режиме. На очереди внедрение технологии электронной подписи. В ближайшей перспективе заказчик планирует разработать дополнительные отчетные формы и совершенствовать взаимодействие с ЕМСЭД Правительства. Завершающим этапом развития региональной парламентской СЭД станет автоматизация правотворческого процесса.

©  CNews