Бюджетирование с точностью до копейки
"У Сервис+" входит в число лидирующих автомобильных холдингов Москвы и объединяет одну из самых крупных дилерских сетей Subaru в Европе, дилерскую сеть Citroen и авторизованный центр Nissan. За последние годы бизнес компании "У Сервис+" вырос в несколько раз, были открыты новые фирменные салоны, значительно расширился спектр услуг, предоставляемых российским клиентам.
Стремительное развитие всех направлений деятельности поддерживается решением Columbus IT на базе платформы Cognos, которое позволило не только централизовать управление холдингом, но и повысило эффективность и своевременность принятия решений.
Помимо недостатка необходимых бизнес-инструментов руководство "У Сервис+" столкнулось еще и с рядом технических проблем: для получения актуальной управленческой отчетности приходилось анализировать фактические данные из трех разрозненных систем и на их основе строить отчеты вручную. В результате страдала оперативность получения данных о финансовых показателях компании, что негативно влияло на бизнес-процессы в целом. Поэтому внедрение общекорпоративной системы бюджетирования стало одной из важнейших стратегических задач "У Сервис+".
Руководство компании "У Сервис +" провело тщательный анализ рынка информационно-аналитических систем и компаний, занимающихся их внедрением. В итоге наиболее интересным предложением с точки зрения соотношения "цена-качество" было признано решение для бюджетного управления на базе продуктов Cognos, предложенное компанией Columbus IT.
В кратчайшие сроки был разработан пилотный проект, решающий задачи формирования бюджета и контроля его выполнения, с возможностью план-факт анализа путем интеграции системы бюджетирования с системами оперативного сбора фактической информации.
В рамках проекта консультанты Columbus IT за 3 месяца создали единое комплексное решение на базе Cognos, в котором была построена бюджетная модель и автоматизирован регламент подготовки бюджетов компании "У-Сервис+".
Новая бюджетная модель включает в себя бюджеты доходов по продажам автомобилей, запчастей и сервису, которые могут быть проанализированы в разрезе юридических лиц, салонов, регионов и производителей автомобилей (Nissan, Citroen, Subaru).
Реализованные в рамках решения бюджеты расходов и вспомогательные бюджеты складываются из бюджетов по общехозяйственным и управленческим расходам, расходам на подбор, мотивацию и обучение персонала, аренду помещений и комиссию банков. Полученное решение тесно интегрировано с остальными информационными системами холдинга: настроены автоматические процедуры сбора фактических показателей из трех учетных систем (бухгалтерской и двух специализированных систем: для управления сервисом и продажами автомобилей). Проект имел ряд важных особенностей. В рамках внедрения была разработана и формализована методология бюджетирования и составлен годовой бюджет, что с самого начала потребовало активного привлечения ключевых менеджеров компании. Благодаря правильно выстроенному процессу обучения персонала, организованному компанией Columbus IT, значительная часть работы по автоматизации сбора фактической информации была выполнена силами ИТ-специалистов "У Сервис+".
Решение Columbus IT на платформе Cognos позволило обеспечить целостную картину деятельности холдинга и предоставило широкие аналитические возможности, включая формирование отчетов по различным аналитическим направлениям. Кроме этого кардинально повысилась оперативность бюджетного процесса: подготовка бюджетов и контроль их исполнения теперь занимают гораздо меньше времени, рутинные действия сведены к минимуму, что дает возможность полностью сконцентрироваться на решении аналитических задач.
В результате проекта компания "У Сервис+" получила комплексное решение на базе Cognos, в рамках которого:
- разработана и формализована методология бюджетирования;
- автоматизирован процесс сбора и утверждения бюджетных данных;
- реализован механизм контроля исполнения бюджетов
- созданы возможности сценарного моделирования и анализа "что если"
- реализован быстрый и наглядный план-факт анализ;
Использование новой бюджетной модели значительно повысило удобство учета и анализа бюджетных данных для менеджеров компании. Ясная структура организации бюджетных форм и возможность быстрого пересчета итоговых цифр позволили существенно упростить процесс разработки бюджетных планов. Помимо этого, в системе заложены возможности сценарного моделирования и анализа "что если", помогающих получать более точные результаты при планировании.
"При план-факт анализе разработанное решение показало очень хорошие результаты. Раньше для анализа нашим специалистам приходилось строить большое количество отчетов в разных системах и вручную сводить данные в бюджетные формы. Это вызывало многочисленные ошибки и, как следствие, недоверие к итоговым цифрам. Теперь данные ежедневно автоматически попадают в систему, что существенно повышает надежность получаемой информации. Сейчас я могу быть уверена, что оперирую на 100% актуальными данными".
Комментирует результаты внедрения финансовый директор компании "У Сервис+".
© @Astera
