Шесть способов автоматизировать торговлю с помощью смарт-кассы08.06.2018 13:06

Как умная касса помогает сотрудникам и покупателям.

Материал подготовлен при поддержке облачного сервиса по автоматизации торговли LiteBox

В 2017 году изменился 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники»: предпринимателей обязали установить онлайн-кассы, чтобы передавать данные о продажах в налоговую. Кассу нужно доработать: подключить к фискальному накопителю и интернету. Если старую кассовую технику (ККТ) нельзя модернизировать, предпринимателю придётся покупать новую — обязательно из государственного реестра.

Не всем предпринимателям нужны кассы: например, мороженщики, киоскёры, носильщики и арендодатели жилья могут работать без них. Предпринимателей со старыми кассами обязали перейти на новые ещё в прошлом году — с 1 июля. Другие продавцы — на патенте и «вменёнке» — раньше могли работать без касс, но теперь переходят на них по закону:

С 1 июля 2018 ИП на ПСН и ЕНВД с работниками, ООО на ЕНВД.
С 1 июля 2019 ИП и ООО на ЕНВД, ИП на ПСН, ИП на ЕНВД без работников.

Чтобы не получить штраф, сопоставимый со стоимостью онлайн-кассы, нужно выполнить требования налоговой в срок.

Есть три вида онлайн-касс: автономные, смарт-кассы и фискальные регистраторы. Автономные кассы — это старые кнопочные кассы ККТ, которые использовались ещё до изменений в законе. С ними невозможно автоматизировать торговлю: приемку товара, продажи, товародвижение, учет остатков, расчет результатов торговой деятельности, работу с поставщиками, ценообразование, документооборот и прочее.

Смарт-кассы и фискальный регистратор помогают автоматизировать бизнес, но различаются по стоимости. Фискальный регистратор обойдётся дороже: он печатает чеки и для управления продажами требует подключения к компьютеру, планшету или телефону. Это решение больше подходит для крупных магазинов. Смарт-кассе не нужно управляющее устройство — это терминал на базе планшета, который работает на кассовом программном обеспечении и печатает чеки. Некоторые модели оснащены сканером и терминалом эквайринга, чтобы сканировать штрих-код и принимать оплату банковскими картами.

Главное в смарт-кассе — программное обеспечение. Благодаря ему смарт-касса выполняет разные функции: чем больше их предусмотрено, тем меньше времени сотрудники тратят на рутинные задачи. Приёмка нового товара пройдёт быстрее, если для считывания информации продавец сможет сканировать штрих-код, а не заполнять карточку товара вручную. А пользователи онлайн касс LiteBox смогут автоматически формировать заявки для поставщиков. Для этого умная касса проанализирует скорость продаж товара, его остатки на складе и график поставок.

Программное обеспечение для касс бывает трёх типов:

С поддержкой только кассовых операций.
С поддержкой кассовых операций и возможностью подключения сторонней товароучётной системы.
Сквозное: с поддержкой кассовых операций и товароучётной системой.

Хорошо, когда умная касса работает в облаке: она поможет удалённо управлять магазином. Но есть и другие решения по автоматизации, которые пригодятся предпринимателю.

1. Быстрый приём товара и инвентаризация за 20 минут

Приёмка товара — постоянная головная боль продавца, который вносит каждую единицу вручную в журнал или в таблицу на компьютере. Смарт-кассы LiteBox оснащены встроенным сканером и подключены к глобальному справочнику, в котором сейчас собрана информация на 700 тысяч товаров. И база постоянно пополняется. Поэтому товароведу достаточно отсканировать штрих-код нового товара, и касса, благодаря своему ПО, мгновенно найдет его в своей базе и сформирует карточку с описанием, штрих-кодом и данными производителя. Продавцу остаётся добавить лишь количество товара и ставку НДС.

Инвентаризация — ещё один процесс, который может упростить умная касса, если она подключена к товароучетному сервису.

Обычно владелец закрывает магазин на несколько часов или на всю ночь, чтобы продавцы пересчитали остатки товара и сверили с записями в журнале или таблице Excel. Поступление, продажи товара и учет всех остатков в товароучетном сервисе умная касса ведет автоматически в реальном времени. Достаточно выгрузить из системы файл с остатками и сверить с товарами на полке.

А в товароучётной системе LiteBox и «МТС кассы» инвентаризацию можно проводить не закрывая магазин, ведь остатки можно сортировать по категориям. Для выгрузки из системы остатков и проверки одного отдела хватит двадцати минут.

2. Автоматический заказ товаров

Даже опытные товароведы ошибаются: забывают заказать востребованный товар, заказывают то, что есть в избытке, или неправильно рассчитывают объём заказа. В результате магазин теряет прибыль: на полках или нет нужного товара, или товар хранится на складе.

Разработчики смарт-кассы LiteBox предлагают удобное решение — автозаказ. Их касса может сама заказать товар вовремя и в нужном объёме: товароучетный сервис кассы рассчитает количество с учётом скорости продаж, даты следующей поставки и остатков на складе. Накладная формируется автоматически — сотрудникам не придётся её заполнять.Также с её помощью можно запретить заказ товара, если его больше, чем нужно. Сотрудники не смогут заказать то, что в избытке хранится на складе.

3. Маркетинговые инструменты и анализ продаж

Смарт-кассы могут формировать отчёты. Их перечень зависит от того, насколько сильно «прокачан» их товароучетный сервис. В кассах LiteBox и МТС более сорока видов отчетов — они помогают правильно вести учет товаров, контролировать результаты торговли, составлять товарную матрицу, разрабатывать системы лояльности для покупателей и мотивационные системы для продавцов.

Программа может считать и анализировать выручку, средний чек, количество продаж и прибыль, сортировать товары по прибыли, обороту и реализации. Это поможет предпринимателю быстрее понять, что ему нужно сделать, чтобы увеличить прибыль.

Можно выбрать один товар или группу товаров и оценить их продажи, посмотреть отчёт по неликвидным товарам во всей торговой сети или в конкретной точке.

Иногда невостребованный товар достаточно поставить на видное место, чтобы его начали покупать активнее: установить скидку или разработать индивидуальные предложения для держателей бонусных карт, возможно, даже мотивировать кассиров к продаже конкретного товара. Товароучётный сервис касс с поддержкой маркетинговых акций и работой по бонусным картам поможет организовать все задуманные акции и покажет статистику продаж по ним.

Я 11 лет руковожу одним из крупнейших рекламных агентств в Ульяновске. Мы занимаемся наружной рекламой — дизайном, производством и монтажом. Работаем с местным бизнесом и с федеральными компаниями: если они открывают в городе офис или магазин, чаще всего выбирают местным подрядчиком нас.

Для меня главное в работе — это хорошее качество и отсутствие долгов перед сотрудниками и налоговой. Поэтому я веду расчёты с поставщиками через LiteBox: в программе удобно формировать оплату и контролировать задолженность.

Сейчас в моём бизнесе кризис. Я работаю над тем, чтобы он нас миновал. Хорошо помогают акции и программы лояльности для постоянных клиентов, которые я реализую через LiteBox. Чтобы не ошибиться в расчётах, нужны точные данные о продажах по каждому клиенту — я выгружаю их через терминал и анализирую, какую скидку мы можем дать.

Наталья Фомина

директор рекламного агентства «Дом рекламы»

4. Контроль удалённых сотрудников

Если торговых точек много, следить за работой продавцов утомительно: поездки занимают много времени и приносят мало пользы. Вряд ли получится объективно оценить, насколько сотрудники активны на кассе и как часто предлагают товары со скидками.

Смарт-кассы, которые работают в облаке, помогают отслеживать эффективность продавцов в реальном времени. Для этого нужен интернет, логин и пароль от личного кабинета, чтобы в любой момент посмотреть статистику на ноутбуке, телефоне или планшете. Программа покажет, когда началась и закончилась смена, сколько продал каждый сотрудник, сумму в кассе и количество возвратов, средний чек, выручку и прибыль. Это поможет вычислить слабые места в работе магазина и точечно воздействовать на сотрудников.

5. Определение оптимальных цен товаров

В ценообразовании легко допустить ошибки, которые будут стоить прибыли. Поставщики могут увеличить отпускную цену на товары, товаровед этого не заметит, и кассир будет продавать товар по старой цене. Или продавец сделает ошибку, вручную устанавливая розничную цену на товар. По недосмотру его будут продавать дороже или дешевле, чем планировалось. Возможно, покупатели не заметят высокую цену, но, скорее всего, они пойдут в соседний магазин, чтобы сэкономить.

Смарт-касса LiteBox формирует отчёты с историей входящих цен от поставщика и историей цены продаж в магазине. Отчёты по периодам или по датам помогут вовремя обнаружить, что поставщик изменил цену, и скорректировать свою в рознице.

Установку цены можно автоматизировать. Касса сама рассчитает розничную цену, если установить правила ценообразования по каждой группе товаров (или индивидуально по каждому) и соответствующие настройки в товароучетном сервисе. Группы можно формировать как удобно: по категориям, по поставщикам и по магазинам, если их несколько. Допустим, владелец хочет сделать 25% наценку на товары из «Бакалеи» от поставщика «В». Для этого он должен свести эти товары в список, поставить нужную наценку и при приёмке товара цена будет назначаться автоматически.

6. Интеграция кассы с ФГИС «Меркурий» и ЕГАИС

ФГИС «Меркурий» — это электронная система, в которой с 1 июля 2018 года организации обязаны оформлять ветеринарные сопроводительные документы (ВСД). Работать без «Меркурия» нельзя, если владелец магазина хочет торговать продуктами животного происхождения. Когда продавец получает от поставщика сосиски, колбасу или фарш, он обязан погасить ВСД — изменить статус документа в системе, указав дату поступления товара.

При выборе кассы обязательно уточняйте, как именно она интегрирована с ФГИС «Меркурий». В смарт-кассе МТС можно заказывать и получать ветеринарный сертификат на продукцию из ФГИС с возможностью погашения. Если получатель продукции заметил несоответствия в качестве или количестве, он может автоматически сформировать акты или возвратные ветеринарные сертификаты в «Меркурии» через «МТС кассу». Также пользователям «МТС кассы» можно распечатывать ВСД, QR-коды и акты несоответствий.

ЕГАИС 3.0 — это электронная система, с помощью которой государство регулирует продажи алкоголя. Предприниматели часто делают ошибки, которые могут стоить алкогольной лицензии или приносить убытки. Например, кассир продаёт алкоголь в неурочное время, алкодекларация не сдана вовремя, а бутылки с нечитаемым штрих-кодом пылятся на складе.

Избежать этих проколов можно, если ваша касса поддерживает работу с ЕГАИС. В LiteBox кроме основных функций ЕГАИС (постановка на баланс, списание и помарочный учет), продавец может вести журнал продаж, автоматически выравнивать остатки, формировать документы пересортицы и списания (документ автоматически уходит в ЕГАИС по факту списания), вскрывать тару на кассе.

Смарт-касса автоматически формирует алкодекларации, которые предприниматель обязан ежеквартально сдавать в органы исполнительной власти и ФСРАР.
Владелец магазина или администратор могут установить ограничения на продажу алкоголя по часам и дням недели.
Если сканер не считывает штрих-код PDF–417, продавец может запросить новый в ЕГАИС через кассу. Когда код придёт, надо распечатать его на обычном принтере и наклеить на бутылку.

Мой бизнес — это сеть алкогольных магазинов. Мы расположены и в многоквартирных домах в больших городах, и на крошечных торговых площадках в деревнях.

Государство постоянно ограничивает алкогольную сферу: повышает минимальную розничную цену, вводит новые системы контроля, например, ЕГАИС — теперь нельзя продавать алкоголь без обязательной передачи информации о каждой бутылке.

Я анализировал большое количество решений по автоматизации и выбрал LiteBox как самое удобное. Его, очевидно, разрабатывали люди, которые понимают проблемы тех, кто занимается ритейлом — особенно алкогольным. В LiteBox удобно вести учёт продаж, или списывать продукцию, если её разбили в торговом зале.

Нам стало проще обучать сотрудников работе с ЕГАИС. Представьте жителя деревни, которому автоматизированное решение в новинку. Ему нужна простая инструкция: нажать на две кнопки — и всё. Если бы инструкция была длиннее, мы бы тратили больше времени и постоянно исправляли ошибки.

Андрей Щедриков

директор алкогольных магазинов ООО «Боисо»

Узнать больше

#партнерский