«Приречное ЛА» внедрило электронный архив «Этлас»
Компания «Этлас-Софт» совместно со специалистами ТОО «Приречное ЛА» запустила в промышленную эксплуатацию электронный архив документов, созданный на платформе архива «Этлас».
«Приречное ЛА» — это быстроразвивающаяся компания, которая занимается производством и распространением сельскохозяйственной продукции и масличных культур на территории республики Казахстан. Из-за большого количества потребителей продукции компания столкнулась с проблемой организации хранения и быстрого доступа к финансово-отчетной и договорной документации, рассказали CNews в «Этлас-Софт».
Также остро встал вопрос о разграничении доступа отделов компании к различным потокам информации не только с соблюдением конфиденциальности, но и с обеспечением оперативного доступа к требуемым участкам хранения данных с возможностью выдачи как электронной справки по каждому отдельному документу или списку документов, так и оригинала самого документа.
По отзыву заказчика, система электронного архива «Этлас» привлекла такими качествами, как гибкость и простота в использовании, настройке и адаптации, отсутствие ограничений на типы хранимых документов и возможность организации картотек с любыми типами объектов. Также важным фактором было наличие в системе механизмов учета хранения и выдачи оригиналов документов.
По информации «Этлас-Софт», в процессе внедрения системы электронного архива «Этлас» на первом этапе были созданы группы пользователей и назначены права доступа к документам, сформирована структура архива. Заказчик настроил правила автоматического наименования, размещения и нумерования документов. Кроме того, была настроена процедура резервного копирования базы данных и базы документов.
На втором этапе была выполнена работа по сканированию и заведению документов в систему с использованием модуля автораспознавания текста, что позволило в разы ускорить процесс заполнения архива.
В целом внедрение системы «Этлас» значительно упростило доступ к данным компании, подвели итоги проекта в «Этлас-Софт». «Теперь сотрудники и руководство компании всегда имеют возможность получить необходимые данные, находясь как на рабочем месте, так и у себя дома или в командировке в любой точке мира», — отметили в компании.
© CNews
