OCS внедрила электронный архив на базе решений Abbyy и Directum
Компании Abbyy и Avis Expert сообщили об успешном завершении внедрения единого электронного архива первичной бухгалтерской документации в компании OCS. Решение включает две составляющие — систему потокового ввода документов на платформе Abbyy FlexiCapture и электронный архив на платформе Directum. В настоящий момент в OCS ежемесячно обрабатывается до 180 тыс. документов.
Компания OCS входит в «Национальную компьютерную корпорацию» и сотрудничает с системными и сетевыми интеграторами, розничными сетями, разработчиками ПО и другими компаниями. Масштабная партнерская база OCS включает более 6,5 тыс. российских компаний. Особенностью дистрибуторского бизнеса является наличие большого количества хозяйственных операций и, как следствие, работа с огромным потоком финансовых документов — до 6 тыс. комплектов в день. В OCS столкнулись с проблемой, когда хранить и искать многочисленные документы, а также готовиться к налоговым проверкам без использования специализированной системы стало крайне сложно. В итоге было принято решение внедрить единый электронный архив, в связи с чем потребовалось также автоматизировать ввод первичных финансовых документов в электронный архив, говорится в сообщении Abbyy.
Для первичной обработки потока отсканированных документов было выбрано решение Abbyy Recognition Server, а Abbyy FlexiCapture с распределенной архитектурой — для обработки новых входящих документов. С их помощью обрабатываются следующие виды первичной бухгалтерской документации: счета на оплату и счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, акты передачи прав, доверенности, платежные поручения, банковские ордеры, претензии и акты на возврат и другие.
В результате все документы, поступающие в офисы или на склады компании, обязательно сканируются и после этого пакетами пересылаются в головной офис. Abbyy Recognition Server автоматически сортирует документы по видам, контролирует целостность каждого из них, объединяет страницы в документы с учетом их корректной последовательности и после этого импортирует изображение в электронный архив, при этом из финансово-учетной системы вводятся реквизиты.
Документы, впервые поступившие в компанию, обрабатываются Abbyy FlexiCapture. Система производит полнотекстовое распознавание и извлечение атрибутов из электронного скан-образа. В карточку каждого документа автоматически записываются его реквизиты и информация о месте и времени сканирования, а также номер пакета, в котором он передается в головной офис — это позволяет своевременно обнаружить потери документов при пересылке, пояснили в Abbyy.
«Проект внедрения решения “Финансовый архив” стал для нас очень значимым. “Финансовый архив” — перспективное решение, которое позволит компании OCS эффективно хранить и искать многочисленные документы», — отметила Валерия Якубич, директор по развитию Avis Expert.
© CNews
