Оцифровать отдел продаж на amoCRM, увеличив выручку на 24% в месяц
Аналитический отчёт, инструмент для обзвона клиентов и другие решения для контроля отдела.
Кейс разработал и написал партнёр нашей платформы Алексей Вертков.
В этой статье я хочу показать несколько аналитических решений для отдела продаж на amoCRM, построенных с помощью myBI Connect.
После внедрения набора отчётов клиент получил полный контроль над отделом продаж, а также его выручка выросла на 24% в первый месяц после внедрения. К сожалению, о самом клиенте и сфере его деятельности сказать не могу — он пожелал остаться в тени.
Клиент обратился с проблемой организации работы отдела продаж. Работа была разбита на отдельные процессы, которые проходили в разных системах. Продажи велись в два этапа: привлечение холодных лидов, затем их закрытие и осуществление сделок.
Холодные лиды велись в amoCRM, а их закрытие в отдельной отраслевой системе. Такая организация рабочих процессов сказывалась на результатах компании: из-за отсутствия полноценных инструментов контроля продаж динамика выручки была отрицательная.
Это подтолкнуло руководство компании оцифровать показатели продаж и их детальный анализ.
Перед нами стояло семь задач.
- Внедрение общей учётной системы для всех сотрудников.
- Контроль качества ведения CRM менеджерами.
- Оперативный мониторинг текущих продаж за день, неделю.
- Ввод соревновательных лидерских механик в отделе продаж.
- Автоматизация выбора приоритетных компаний для проработки менеджерами.
- Мониторинг дебиторской задолженности.
- Расширенная аналитическая отчётность для руководства и мониторинг основных показателей для владельцев.
Реализация подобных проектов разбивается на несколько этапов.
- Аудит бизнес-процессов и текущих учетных систем.
- Корректировка работы текущих систем.
- Подготовка выгрузки данных.
- Создание конечных решений в виде отчётов в Power BI.
Рассмотрим детально перечисленные этапы: их реализацию и результаты.
Аудит бизнес-процессов и текущих учётных систем
Начинаем со сбора информации о том, как движется заявка: начиная с её попадания в CRM, заканчивая повторной продажей или звонком менеджера из отдела качества.
На этом этапе нам важно выяснить четыре вещи.
- Какие воронки вообще нужны.
- Из каких этапов воронка должна состоять.
- Как будет вести себя заявка на каждом из этапов воронки.
- Какие дополнительные поля необходимы для комплексного отслеживания всего процесса.
Этот этап помогает охарактеризовать всю схему бизнес-процесса продажи, понять, какие конечные цели преследует компания.
Корректировка работы текущих систем
Следующий шаг — корректировка CRM-системы.
Основа данных систем — воронки продаж. Вместе с клиентом решили перенести все процессы компании в amo, что предполагало создание трёх воронок.
- Отдел холодных продаж.
- Отдел горячих продаж.
- Отдел качества.
После недолгих обсуждений мы решили не распыляться на большое количество шагов и сделать максимально компактную и комфортную среду для работы менеджеров.
На основе имеющихся шагов выстроили автоматическое создание задач и переход сделок между воронками. За счёт дополнительных возможностей amoCRM мы максимально автоматизировали процессы создания сущностей и заполнения данных. В конце создали нужные поля в каждой из трёх сущностей (сделки, контакты, компании).
Подготовка выгрузки данных
Залог качественной отчётности — актуальные и верные исходные данные. На этом этапе решается вопрос о том, какие именно данные из учётных систем попадут в итоговую систему отчётности. В нашем случае это amoCRM и Google Sheets.
Весь этот этап полностью выполняет платформа myBI Connect. После подключения и настройки выгрузки мы получаем хранилище, где данные лежат в понятном виде и обновляются ежедневно (можно чаще). Это даёт возможность быстро перейти к следующему шагу — построению аналитических решений.
Визуализация данных — создание решений
Эта самая интересная и приятная часть внедрения. Далее мы работаем над тем, чтобы данные превратились в конечные решения, которые должны чётко отвечать на поставленные вопросы и вести компанию к росту выручки. Тут важно заранее зафиксировать, на что мы в результате хотим повлиять. Исходя из этого, выбираем необходимые отчёты и их структуру.
Далее будут показаны реализованные решения, которые помогли достичь поставленной цели — роста выручки.
Инструмент для контроля качества ведения CRM
Он представляет собой два отчёта. Первый отчёт отображается на общем экране в отделе продаж и используется РОПом:
Он позволяет увидеть ошибки, которые могут допустить менеджеры при работе с CRM: незаполненные поля, сделки без задач, сделки без компаний, компании без квалификации и так далее. Эти проблемы автоматически выявляются и отображаются на едином экране.
Второй отчёт индивидуален для каждого менеджера. Он показывает, в какой именно сделке или компании допущена ошибка. Отчёт даёт возможность менеджеру быстро попасть в нужное место в CRM и исправить все неточности. Это может служить для менеджеров новым KPI, который влияет на их премирование.
В результате мы пришли к тому, что постепенно все менеджеры исправили проблемы отсутствия данных. В CRM перестала вестись хаотично, а мы получили более «чистые» данные для наших следующих отчётов.
Оперативный мониторинг текущих продаж
Отчёт отражает план, факт и разницу между продажами за текущий день, за текущую неделю по каждому менеджеру. Этот отчёт постоянно отображается на экране в отделе продаж.
План по продажам задаётся РОПом в отдельной таблице.
Такой инструмент помогает РОПу контролировать текущую ситуацию и делать оперативные корректировки. Кроме этого работа приобретает соревновательный характер, что может дополнительно мотивировать сотрудников к более эффективной работе.
Отчёт «Лучший работник месяца»
Выводя суммарные результаты за текущий месяц, это решение формирует атмосферу здоровой конкуренции. Победитель, разумеется, получает награду. Отчёт также выводится на экран отдела продаж. Лидерство формируется по сумме маржи за месяц.
Все перечисленные отчёты отображаются на экране с определённым интервалом ротации.
Аналитический отчёт для руководителя отдела продаж
Он позволяет РОПу «покрутить» данные в различных срезах. Не зря мы ввели дополнительные поля для каждой сущности. Теперь мы можем превратить каждое из этих полей в параметр внутри отчёта и рассмотреть продажи с любым набором показателей.
Тут стоит отметить, что мы используем единую связанную модель и нужные нам интерактивные свойства Power BI, что позволяет объединить много данных на одном экране.
Такой отчёт отслеживает разное количество дополнительных полей, срезов и, как правило, создаётся индивидуально под особенности каждого клиента.
Это решение позволяет руководителю отдела продаж выявить закономерности, которые характерны конкретно для его отдела. Конечный объём продаж всегда можно разбить на составляющие — продажи по менеджерам, продажи по типам клиентов, продажи по типу продуктов.
Такое структурирование данных позволяет понять, какие составляющие продаж, а также их пересечение, обладают наибольшей или наименьшей эффективностью. Этот отчёт помогает выявить 20% действий, которые приносят 80% прибыли.
Инструмент приоритизации обзвона текущих клиентов
Этот отчёт отвечает на простой вопрос менеджера: «В каком порядке проводить коммуникацию с клиентами?». Когда тёплые заявки заканчиваются, грамотный менеджер начинает работу со своими старыми клиентами заново.
Здесь присутствует таблица, которая показывает клиентов с наименьшим количеством сделок за последние три месяца. В отчёте отражаются только те компании, с которыми менеджеры компании общались мало. Так мы получаем список малоактивных компаний с небольшим количеством сделок. На них менеджерам стоит обратить особое внимание, потому что у таких компаний может быть немалый потенциалом.
Инструмент гармонично вписывается в общую работу компании и стратегию по «подъему» старой клиентской базы (это одна из функций «менеджера-фермера»). Так ни одна компания не остаётся без внимания. Также в отчёте к каждой компании прикреплена прямая ссылка для быстрого перехода на нужного клиента. Так можно быстрее начать с ним работу, не теряя время на поиск в CRM.
Отслеживание дебиторской задолженности
Мы настроили процесс работы с amo так, чтобы в ней отражались все данные о сроках и фактах оплаты. Это позволяет формировать отчёт о сделках, оплата по которым не поступила вовремя. Такой отчёт помогает выявить компании с максимальной суммой задолженности и максимальной просрочкой оплаты. Также присутствуют ссылки на конкретные карточки клиентов в amoCRM.
Мобильный Dashboard для владельца или генерального директора
Ну и не обошлось без отчёта в мобильном приложении.
В нашей версии есть push-уведомления на мобильный телефон владельца. Оно приходит если дневной или недельный план выполнен больше чем на 80%.
Итог
Благодаря своевременному вмешательству и оцифровке рабочего процесса, выручка начала расти. Стагнирующая ситуация стабилизировалась и падающая кривая поползла вверх. Появились три новые системы, а именно: система контроля по ошибкам и продажам, система самоконтроля и система сквозной аналитики отдела продаж.
Наш клиент утверждает, что ситуация в компании начала меняться уже в процессе внедрения изменений: в отделе продаж сформировалась атмосфера здоровой конкуренции, у сотрудников появилась мотивация к достижению поставленных перед ними целей.
Рост валовой выручки в первый месяц после внедрения новых решений составил 24% по сравнению с предыдущем периодом. На наш взгляд, это отличный результат за такой короткий срок.
Если у специалиста есть опыт работы с данными, он понимает процессы конкретной компании, он умеет настраивать amoCRM, у него есть инструменты PowerBI и myBI Connect, то он может решить практически любые бизнес-задачи.
Мы будем рады помочь реализовать подобные решения для вашей компании с учётом отраслевых особенностей и желаемых результатов. Пожалуйста, заполните наш форму. В комментариях будем рады ответить на вопросы, а также узнать, как вы решаете подобные задачи.
#инструменты
© vc.ru
