СЭД «Летограф» внедрили в московском бизнес-центре «Калибр»
Компания «Летограф» создала единую систему управления заявками от арендаторов в московском бизнес-центре «Калибр». Проект реализован на одноименной платформе «Летограф» - комплексном решении по управлению документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений.
Подача заявки является одной из процедур, обеспечивающей обратную связь между собственником и арендатором помещения. Постоянно нарастающий объем поступающих заявок от арендаторов требовал их систематизации и учета, а также автоматизированного контроля исполнения. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет решить задачи по эффективному управлению любыми типами документов, в том числе заявками. Принимая во внимание этот факт, заказчик подробно изучил рынок СЭД. На основании анализа полученных данных решение было принято в пользу системы «Летограф», говорится в сообщении компании.
Как отмечается, широкие возможности системы «Летограф» решают задачи контроля, учета и управления документами. Именно поэтому создание единой системы управления заявками в московском бизнес-центре «Калибр» было доверено компании «Летограф», реализующей проекты по внедрению одноименной системы.
Решение, реализованное на платформе «Летограф», позволило осуществлять регистрацию всех заявок от арендаторов на выполнение различного рода работ по арендуемому помещению. Заявка заносится в систему «Летограф» с присвоением уникального регистрационного номера. Инициаторами заявок на обслуживание могут являться как арендаторы, так и подразделения «Калибра». Формирование заявок в системе осуществляется посредством заполнения специально разработанных электронных форм. Доступ к системе осуществляется посредством веб – браузера. Уведомление о поступлении новой заявки направляется исполнителю на электронную почту, что позволяет ускорить процесс взаимодействия и упорядочить процессы обработки сообщений арендаторов. Кроме того, о статусе заявок информируются сами арендаторы бизнес-центре, что позволяет им контролировать процесс согласования необходимой заявки.
В системе «Летограф» организовано централизованное хранилище информации всех заявок от арендодателей. Введена персональная ответственность сотрудников за исполнение своих функциональных обязанностей по обслуживанию арендуемых площадей и работе с договорами. Предоставленная возможность по формированию отчетности позволяет арендодателю анализировать заявки в необходимых разрезах, что помогает предотвратить возможные сбои и нештатные ситуации.
© CNews
