«Тамак» автоматизировал документооборот на базе Microsoft SharePoint Server 2010

Компания NaviCon Group сообщила о завершении проекта по созданию системы электронного документооборота в компании «Тамак». Проект реализован на базе решения Microsoft SharePoint Server 2010. Всего автоматизировано более 100 рабочих мест.

«Тамак» — компания со 100% иностранным капиталом, которая производит современные деревянные дома, цементно-стружечные плиты, а также оказывает проектно-конструкторские и монтажные услуги. Информационная поддержка деятельности предприятия осуществлялась на платформе «1С: Предприятие 7.7». Система покрывала первоочередные потребности специалистов финансового блока компании. Но оставались нерешенными вопросы грамотной организации и автоматизации документооборота, а также формализация бизнес-процессов внутри предприятия, говорится в сообщении NaviCon.

Целью проекта было повысить уровень автоматизации на предприятии путем перехода к безбумажному документообороту по основным процессам, а именно: обеспечить эффективное управление документопотоками на предприятии; наладить централизованное хранение документов; повысить контроль исполнения работ по документам; увеличить продуктивность работы сотрудников; облегчить доступ к информации для принятия управленческих решений; обеспечить информационную безопасность предприятия.

Как отмечается, выбор системы и компании, которая будет заниматься ее внедрением, был достаточно длительным и сложным. Для определения оптимального решения руководителем отдела информатики предприятия были изучены все известные на сегодняшний день на рынке платформы. В результате выбор был остановлен на Microsoft SharePoint, что было обусловлено, по информации NaviCon, широким функциональным возможностям системы, которые позволяют решать не только классические задачи документооборота, но и ряд не менее важных для предприятия проблем, в частности, обеспечение веб-доступа и т.д.

Проект можно разделить на две взаимосвязанные составляющие: автоматизация основного производственного процесса предприятия и административных процессов. В рамках основного производственного процесса автоматизированы: обработка заявок от клиентов; согласование договора с клиентом; цикл прохождения заказа клиента от подписания договора до отгрузки продукции со склада или монтажа дома на месте; управление качеством (акты контроля качества продукции, претензионная работа).

Также полностью автоматизированы административные процессы, традиционные для документооборота: регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции; согласование и выпуск приказов и распоряжений, процедуры ознакомления с ними; система управления поручениями; согласование заявок на оплату, включая интеграцию с «1С: Предприятием 7.7».

В результате выполнения проекта предприятие «Тамак» получило единое информационное пространство, в котором можно обмениваться информацией, согласовывать документы и осуществлять другие виды командных работ, независимо от местонахождения сотрудников. Большинство процессов предприятия теперь выполняются электронным способом.

По отзыву заказчика, ощутимо сократилась длительность бизнес-процессов, повысилась эффективность работы сотрудников. Создан механизм контроля, который позволяет отслеживать изменения, внесенные в документ (то есть в любой момент можно установить, кем, когда и какие изменения в документ были внесены). У руководства предприятия появилась возможность оптимизировать время сотрудников на реализацию конкретных бизнес-процессов благодаря механизму получения отчетности по временным затратам каждого специалиста на определенную операцию, к примеру, согласование договоров. В то же время, внедренное решение предоставляет возможность отслеживания статуса документов при прохождении цепочки согласования, что значительно экономит время сотрудников. Кроме того, еще одной особенностью использования Microsoft SharePoint является повышение степени безопасности хранения документов благодаря размещению их на сервере.

Подводя итоги проекта, Дмитрий Бычков, финансовый директор предприятия, отметил: «Наша цель — современное конкурентоспособное предприятие. Мы инвестируем значительные средства в развитие производства. Вложение в ИТ мы также рассматриваем как возможность повысить эффективность работы сотрудников. Внедрение SharePoint как платформы автоматизации внутренних процессов — большой шаг вперед на этом пути».

©  CNews