"АйТи" подняла оперативность работы с документами в ОАО "Квадра"
Компания "АйТи" завершила первый этап тиражирования системы "БОСС-Референт" в ОАО "Квадра - Генерирующая компания". В результате энергетическая компания получила возможность повысить качество и скорость работы с документами в условиях распределенной структуры.
"Квадра" занимается производством, транспортировкой электрической и тепловой энергии, а также предоставлением услуг по управлению энергетическим бизнесом. Компания имеет широкую филиальную сеть, распределенную по всему Центральному федеральному округу. В связи со сменой собственников в компании произошла реструктуризация, часть управленческого персонала была переведена в московский филиал и, как следствие, остро встал вопрос об упорядочении процессов общего документооборота. В частности, потребовался полный справочник номенклатуры дел и множество других справочников, более совершенные механизмы поиска, возможности оперативно вести всю работу по подготовке и согласованию договоров, прописывать маршруты движения документов. Кроме того, необходимо было организовать работу всех филиалов в едином информационном пространстве.
До перехода на специализированную СЭД компания уже пользовалась портальным решением для работы с документами. Но новые требования к ведению документооборота вызвали необходимость использования более мощного инструмента. При этом у заказчика уже был опыт работы с продуктами семейства Lotus и в штате имелись квалифицированные специалисты по данной программной платформе.
Изначально система "БОСС-Референт" была внедрена на 300 рабочих мест в центральном аппарате в Туле и в московском офисе. Затем система была развернута в одном из филиалов. Тульский филиал был выбран не случайно, его сотрудники, в основном из ИТ-управления, уже принимали непосредственное участие во внедрении СЭД в центральном аппарате. На этом этапе в корпоративную СЭД добавилось еще 200 пользователей. Кроме того, внедрение позволило отладить удаленное взаимодействие и общение в распределенной информационной среде.
"Тема внедрения современной СЭД у нас, что называется, назрела, и вопрос встал очень остро, поскольку, с одной стороны, компания развивается, открываются новые офисы, а с другой - руководство "Квадры" предъявляет жесткие требования к унификации и порядку согласования распределенных документов. Внедренная система позволила не только навести общий порядок в процессе документооборота, но и сформировала механизмы управления документоориентированными процессами, что особенно важно для компании распределенного типа, - отметил Юрий Кукушкин, заведующий канцелярией ОАО "Квадра".
"Результаты работы системы не только оправдали, но и превзошли ожидания. Система выполнила все поставленные перед ней задачи и уже продемонстрировала такие показатели эффективности, как сокращение среднего времени прохождения документов, усиление контроля исполнительской дисциплины. Теперь документы просто невозможно потерять", - прокомментировала Татьяна Игнатова, руководитель проекта внедрения СЭД компании "Квадра".
До конца года запланировано тиражирование системы "БОСС-Референт" еще на три филиала, расположенные в Смоленске, Брянске и Белгороде.
© @Astera
