Личный канбан: способ привести работу в порядок и не делать всё сразу
Автор Quartz Лила Маклиллан — о том, почему стоит систематизировать дела при помощи доски и карточек.
Многозадачность — вероятно, один из самых переоцененных навыков в современной жизни. Она лишает мозг глюкозы, помогающей сохранять внимательность, затрудняет переключение между задачами. И вообще, как правило, многозадачность — это только иллюзия. Согласно исследованию, проведенному Университетом Огайо, только 3% населения — «супертаскеры». Остальные просто притворяются.
За всё время был разработан ряд систем, чтобы спасти людей от бесконечных списков дел, которые могут превратить любую работу в бездушный конвейер. Одна из таких систем — «персональный канбан», названный в честь японской производственной концепции, применявшейся в конце 1940-х годов в компании Toyota.
В промышленности канбан (что на японском языке значит «вывеска» или «рекламный щит») основывается на ярлыках, которые перемещаются с каждым продуктом по заводу. На одной линии одновременно может находиться только определённое количество ярлыков, каждый из которых соответствует конкретной части автомобиля.
Бывший городской планировщик из Сиэтла и автор книги «Персональный канбан» Джеймс Бенсон рассказывает, что промышленный канбан был для Toyota способом избежать перепроизводства. Он адаптировал эту систему, чтобы снизить эмоциональные издержки, ведь ощущение, что «в голове слишком много всего», — главный недостаток многозадачности.
Персональный канбан основан на двух принципах: визуализации своей работы и ограничении общего количества «незавершенных работ». Применять систему очень просто: достаточно найти доску, на которой можно использовать магниты, клейкую бумагу или кнопки, и нарисовать на ней три столбца — «Задачи», «В работе» и «Сделано».
Запишите каждую задачу на отдельной карточке. Можете отсортировать их по срочности или типу (например, личные или деловые) при помощи цвета или символов. Закрепите все карточки в столбце «Задачи».
Выберите из этой колонки не более трех задач, которые можно перенести в средний столбец — «В работе». Это те дела, на которых вы должны сосредоточиться в выбранных вами временных рамках. Когда задача будет завершена, переместите её в столбец «Готово» и выберите новую задачу, чтобы перенести её в столбец «В работе».
Столбец «Задачи» позволяет видеть всё, что находится в списке дел, и оценивать, справитесь ли вы с этим или нет. Возможно, вам нужно делегировать какие-то задачи, нанять другого человека или организовать временную помощь. Другими словами, что-то предпринять, чтобы столбец «Задачи» не превратился в поле несбыточных желаний.
По словам Бенсона, средний столбец — это «сейчас», и он не должен содержать больше трех ярлыков. Вы можете свести текущие задачи и к одной, но по словам автора, это может подорвать весь процесс. У большинства из нас на настоящий момент есть как минимум два конкурирующих дела, в то время как третья задача может быть более пассивной. Втискивая в колонку «В работе» больше трех элементов, вы напрягаете свой мозг и замедляете его работу.
Начиная и не доводя до конца какие-либо проекты, человек подвергается риску возникновения так называемого эффекта Зейгарник, названного по имени Блюмы Зейгарник — психиатра, которая в 1920-х годах обнаружила, что люди лучше запоминают незавершенные задачи, чем завершенные.
Идея колонки «Сделано» не нуждается в объяснении. Исследования показали, что человек получает выброс дофамина, просто произнося слово «сделано». Этот столбец не обязательно должен оставаться безжизненным — в теории Бенсона он занимает довольно важную часть. Если постараться применить некоторую классификацию, колонка «Сделано» может превратиться в полезные записи о работе.
Бенсон и Тоньянн Демария Барри, соавтор книги «Персональный канбан», придумали матрицы для ранжирования задач, которые нравятся человеку больше всего, нравятся меньше всего, были сделаны на скорую руку, над которыми он не ощущает контроля и так далее. Авторы обещают, что через некоторое время у вас появится несколько универсальных категорий — станет очевидно, где вы всегда застреваете, а где преуспеваете чаще всего и почему.
Такой подход помогает добиться большей осознанности в жизни — при условии, что вы будете придерживаться его как минимум до тех пор, пока не начнете видеть некоторые паттерны.
«Если вы обнаружите, что все ваши дела — чрезвычайные ситуации, это будет свидетельствовать о том, что пора переоценить свою жизнь», — говорит Бенсон. Такую фразу он однажды услышал от женщины, которая сменила карьеру и подала на развод после перехода на такую систему.
Бенсон впервые придумал «персональный канбан» для разработчиков программного обеспечения около десяти лет назад. Но ИТ-специалисты им так и не заинтересовались. Он продолжал разрабатывать свой метод, который впоследствии использовался в школах, медицинских организациях, правительствах и некоторых отраслях промышленности, а его бывший коллега тем временем запустил более интенсивную программу обучения — LeanKanban University.
На системе «канбан» основаны несколько популярных приложений, в том числе Pivotal Tracker и Trello. Впрочем, Бенсон предпочитает реальные доски. Он напоминает об исследованиях, которые доказали, что люди обрабатывают больше информации, когда делают записи.
«Мы настолько перегружены, что теряем из виду, кто мы, что мы можем и что делает нас теми, кто мы есть, — говорит Бенсон. — Мы начинаем верить, что мы просто что-то, заполняющее пространство». На практике лучшие системы управления временем направлены не на то, чтобы перевернуть жизнь, а на то, чтобы сделать человека человеком.
Статьи по теме:
© vc.ru
