В Алтайской государственной педагогической академии автоматизирован документооборот на базе СЭД «Дело»
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) сообщила о том, что компания «Корпоративные системы – Консалтинг» («КС-Консалтинг»), партнер ЭОС в Западной и Восточной Сибири, выполнила проект по автоматизации документооборота в Алтайской государственной педагогической академии.
Целью проекта был перевод на новый уровень организации документооборота и управления документами в учреждении, для чего необходимо было решить ряд важных задач: упорядочить технологию обработки документов и пересмотреть правила регистрации документов в связи с грядущим применением автоматизированной системы; автоматизировать учет документов и уйти от «журнального учета»; наладить оперативное получение актуальной информации об исполнении документов в режиме онлайн; разграничить функциональные обязанности специалистов общего отдела в автоматизированной системе; автоматизировать работу по формированию реестров передачи документов, реестров внешней отправки документов, аналитических и отчетных форм.
Реализовать поставленные цели и задачи позволила бы система, в которой можно полностью настроить правила работы с документами с учетом специфики делопроизводства вуза, требований ГОСТ и норм ДОУ. Но это лишь первый этап перехода вуза на использование современных технологий в области управления документами. Выбранная система также должна обеспечивать легкое масштабирование, возможность частичного перехода на электронный документооборот и полный набор функций по управлению документами и задачами/поручениями, который обеспечит массовое вовлечение персонала вуза в работу в системе.
Учитывая эти и другие немаловажные факторы, заказчиком был сделан выбор в пользу СЭД «Дело» (разработка ЭОС). Система отвечает вышеизложенным требованиям, что подтверждает многолетняя практика успешного применения системы в организациях различного вида деятельности, говорится в сообщении ЭОС. В качестве поставщика системы и исполнителя проекта была выбрана компания «КС-Консалтинг».
Переход к использованию системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота потребовал тщательной подготовки и участия не только со стороны исполнителя, но и со стороны заказчика проекта. По информации ЭОС, специалисты общего отдела Алтайской государственной педагогической академии активного содействовали в реализации проекта и проявляли заинтересованность в скорейшем достижении намеченной цели. Проведя обследование документооборота заказчика, специалисты «КС-Консалтинг» не только настроили систему на специфику учебного заведения, но и разработали рекомендации по оптимизации делопроизводства и документооборота в связи с применением автоматизированной системы.
По информации ЭОС, при вводе СЭД «Дело» в промышленную эксплуатацию специалисты общего отдела ощутили явные преимущества автоматизированного делопроизводства перед «традиционным». Во-первых, в процессе настройки системы были сформированы четкие правила обработки и движения документов с учетом разграничения функциональных обязанностей сотрудников. Во-вторых, журнальная регистрация уступила место автоматизированной регистрации входящих, исходящих, внутренних документов. В-третьих, в общем отделе начальник получил возможность оперативно получать информацию об исполнение документов, а сотрудники теперь используют в работе автоматически формирующиеся в системе реестры передачи, реестры отправки документов и отчетные формы. В приемных ректора и проректора по научной работе уже на данном этапе сотрудниками ведется работа со своими документами и поручениями в «кабинетах» системы «Дело». Следующим шагом на пути вущ к электронному документообороту руководство академии рассматривает вовлечение в работу в системе «Дело» персонала деканатов.
© CNews
