Исследование: какая стратегия работы с электронной почтой эффективнее29.05.2017 17:07

Перевод статьи автора блога A Life of Productivity Криса Бейли о том, как организовать работу с письмами.

Согласно анализу Глобального института McKinsey, в среднем на электронную почту тратится 28% рабочего времени. Кроме того, другие исследования выявили, что:

  • Мы проверяем электронную почту в среднем 11 раз в час.
  • 84% держат электронную почту открытой в фоновом режиме во время работы.
  • 64% используют уведомления, чтобы узнавать о новых письмах.
  • 70% всех полученных писем открываются в течение первых шести секунд после получения.
  • ​После прочтения сообщения требуется в среднем 64 секунды, чтобы возобновить выполнение задачи, над которой он работал до того, как его прервали.

Принимая во внимание, что электронная почта используется повсеместно, за это приходится платить. Как выяснила исследователь Глория Марк, чем больше времени мы проводим за работой с электронной почтой в определенный день, тем ниже оцениваем свою производительность и тем сильнее подвержены стрессу. Электронная почта также в значительной степени способствует ощущению когнитивной перегрузки. По мнению Глории, за это отвечает ряд факторов, в том числе:

  • отсутствие ясности в запросах электронной почты;
  • поставленные в письме задачи;
  • плохие стратегии управления электронной почтой;
  • чувство потери контроля;
  • проблемы отслеживания потоков электронной почты;
  • необходимость прерываться из-за электронной почты;
  • ​социальное давление — ожидание быстрого ответа (особенно когда отправитель находится выше в организационной иерархии).

Помимо этого, по словам Глории, «электронная почта обычно налагает больше затрат на получателя, чем на отправителя».

Я выделил третий пункт, потому что это то, что мы больше всего контролируем. Мы можем значительно уменьшить стресс, возникающий из-за электронной почты, организовав работу с ней более эффективно и целенаправленно.

Согласно исследованиям Глории, работать с электронной почтой можно, по большому счету, тремя способами:

  1. Проверять почту каждый раз, когда мы получаем новое уведомление.
  2. Проверять почту лишь тогда, когда мы сами решаем, без помощи внешних уведомлений (одновременная работа с несколькими электронными письмами таким образом называется «пакетной»).
  3. ​Использовать сочетание обоих этих методов.

Какой из них наиболее эффективен?

Чтобы выяснить это, Глория и её команда исследователей поставили мониторы сердечного ритма 40 сотрудникам Microsoft и установили на компьютер программу для регистрации активности электронной почты. Каждый вечер участники сообщали о своей ежедневной производительности. Исследователи рассмотрели вариабельность сердечного ритма у каждого участника — «хорошо подтвержденный показатель психического напряжения, который широко используется в научных и клинических исследованиях».

После сбора этих данных команда изучила уровни стресса и производительности у сотрудников одновременно с их стратегией управления электронной почтой. Они обнаружили, что 30,8% сотрудников проверяли электронную почту в течение дня после получения уведомлений, 41% отправляли электронную почту и проверяли новые сообщения по собственному выбору, а 28,2% придерживались смешанной стратегии.

Некоторые из их открытий весьма интересны:

  1. «Пакетная» стратегия не делает сотрудников более продуктивными.
  2. Те, кто использовал «пакетную» стратегию, испытывали такой же стресс, как и те, кто проверял сообщения в течение дня.
  3. Чем больше времени участники тратили на электронную почту, тем ниже они оценивали свою продуктивность.
  4. ​Чем больше времени люди тратили на электронную почту, тем выше был уровень стресса.

Несколько других любопытных находок: участники ежедневно тратили 1,5 часа на электронную почту. Они проверяли новые сообщения 77 раз в день. Чем более независимой была работа сотрудников, тем реже они проверяли новые сообщения.

Эти результаты, особенно касающиеся «пакетной» стратегии, очень серьезны, и исследователи согласны с этим: «Многие заявления в популярных медиа указывают на то, что «пакетная» стратегия работы с электронной почтой должна способствовать большей продуктивности и меньшему уровню стресса. Наше исследование в некоторой степени поддерживает эти утверждения в отношении производительности, но только при высокой интенсивности использования электронной почты».

Вот несколько выводов, которые нужно сделать:

  1. ​Не важно, каким образом вы предпочитаете проверять электронную почту. В любом случае следует учитывать, что каждый просмотр письма влияет на производительность. В среднем на открытие нового письма требуется 64 секунды.
  2. Если вы собираетесь использовать «пакетную» стратегию, не проверяйте почту слишком часто. Хотя это исследование утверждает, что «пакетный» подход не работает, если проверять почту часто в течение дня, я все же считаю, что пакетная обработка — это мощная стратегия, когда к ней прибегают нечасто. Например, я проверяю новые сообщения только один раз в день, и заметно, что таким образом я трачу гораздо меньше времени и внимания на электронную почту. Исследование подтверждает это: проверка электронной почты один раз в день, возможно, не снижает стресс, зато экономит значительное количество времени.
  3. Не слушайте только «экспертов». Важно помнить, что личная производительность у каждого индивидуальна: то, что работает для одного человека, может не сработать для вас — люди устроены по-разному, и их работа тоже. Как с любым советом по производительности: попробуйте что-нибудь, продолжайте делать то, что работает, и отбросьте остальное.

Работа с электронной почтой — важная часть интеллектуальной работы, но, проверяя её реже и управляя ею более сознательно, мы можем стать менее напряженными и сэкономить ценное время и внимание для гораздо более важных вещей.

Статьи по теме:

  • Исследование: можно ли научиться оптимизму? И нужно ли?
  • Как научиться чему угодно? Разговаривайте с собой. Вслух.
  • ​Лео Бабаута: Как изменить жизнь за пять шагов.
1d703f0bd5627d.png

©  vc.ru