Руководство «Газпрома» переходит к работе с электронными документами
Группа IBS создала систему автоматизации делопроизводства (САД) администрации «Газпрома». В настоящий момент информационная система запущена на уровне аппарата правления группы «Газпром». Она призвана обеспечить качественно новый уровень поддержки процессов документооборота, упростить и ускорить процессы создания, регистрации, согласования и исполнения документов в администрации энергетической компании, говорится в сообщении IBS.
Основной целью проекта стало создание принципиально новой системы документооборота, основанной на работе с электронными документами. В результате тендера, проведенного «Газпромом», к этому проекту была привлечена компания IBS. Заказчиком проекта со стороны «Газпрома» выступила дочерняя сервисная ИТ-компания группы «Газпром» — «Газпром информ».
Как отмечается, в настоящий момент в САД работают сотрудники аппарата правления, а также секретариаты департаментов администрации «Газпрома» — всего около 400 пользователей. В систему были загружены около 4 млн архивных документов за период с 2004 по 2011 гг. Теперь в ней осуществляются создание, регистрация, сканирование документов, обеспечиваются процессы согласования и исполнения, архивное хранение. С начала этого года уже заведено более 65 тыс. новых документов. В качестве основы для разработки САД использовалась платформа EMC Documentum. Работы были проведены в достаточно сжатые сроки: с момента инициации проекта до запуска системы в промышленную эксплуатацию прошло 14 месяцев. По информации IBS, это стало возможным благодаря тесной работе проектной команды IBS и специалистов «Газпром информ».
Планируется, что в течение ближайших месяцев охват САД существенно расширится. В частности, будет реализована полная поддержка жизненного цикла документа в электронном виде: создание, регистрация, рассылка исполнителям, контроль исполнения, хранение. Одновременно устраняются полученные от заказчика замечания и улучшается уже внедренный функционал для большего удобства пользователей. Также ведется разработка и внедрение новых функций: гиперссылки на документы, электронно-цифровая подпись, возможность работы на мобильных устройствах в режиме удаленного доступа, возможности работы с договорами и ряд других полезных нововведений, обеспечивающих удобство и быстродействие новой системы. К концу апреля к системе будут подключены сотрудники, ответственные за исполнение документов в департаментах администрации «Газпрома», после чего число пользователей достигнет 2 тыс. человек. На данный момент уже проведено обучение будущих пользователей работе с системой.
Непосредственно для высших руководителей «Газпрома» будет разработан специальный интерфейс рабочего места, причем он будет доступен как со стационарного компьютера или ноутбука, так и с мобильного устройства под управлением iOS. В системе можно будет быстро, одним щелчком согласовать документ или наложить резолюцию с использованием ЭЦП, проконтролировать ход его исполнения, сообщили в IBS.
Таким образом, в новой системе смогут работать как сотрудники администрации, так и непосредственно высшие руководители «Газпрома». Использование САД позволит отказаться от подавляющей части объема бумажного документооборота и заменить его более эффективным электронным документооборотом. Система представит пользователям удобный доступ и инструменты работы с документами, за счет чего ускорятся процедуры делопроизводства, одновременно улучшится контроль исполнения документов.
Учитывая значительный поток документов, проходящий через администрацию «Газпрома», и важность своевременного исполнения этих документов для деятельности всей компании и ее дочерних структур, ожидается, что внедрение САД принесет ощутимый экономический эффект.
«Несомненно, что работа с крупнейшей компанией России, какой является “Газпром”, имеет свою особую специфику. Поскольку данный проект непосредственно затрагивал работу аппарата правления и администрации “Газпрома”, то есть самый высокий уровень управления в компании, то сложность выполнения проекта и наша ответственность как исполнителя многократно возросла. Я хотел бы особо поблагодарить всех задействованных в этом проекте сотрудников “Газпрома” и особенно руководство департамента управления делами аппарата правления за сотрудничество и оказанную помощь, они внесли неоценимый вклад в конечный успех проекта», — отметил заместитель генерального директора, директор департамента по работе с предприятиями промышленности и ТЭК компании IBS Виктор Насыров.
© CNews
