IBS создала новую систему документооборота в московском Комплексе имущественно-земельных отношений
Компания IBS завершила проект по созданию и развитию системы документооборота Комплекса имущественно-земельных отношений города Москвы.
Новая система стала основой построения сквозных бизнес-процессов и перехода к электронному документообороту для Департамента имущества города Москвы и Управления координации деятельности Комплекса имущественно-земельных отношений города Москвы.
В Комплекс входят Управление координации деятельности, Департамент имущества города Москвы и Департамент земельных ресурсов, включая 10 территориальных управлений каждого из департаментов. Реализация их государственных функций по управлению объектами имущества города и учету и управлению земельными ресурсами сопровождается огромным объемом документов, для работы с которыми использовался целый ряд информационных систем.
В целях перехода к единой платформе для организации документооборота и интеграции на ее базе используемых разнородных систем в середине 2008 года был инициирован проект создания автоматизированной информационной системы "Документооборот" Комплекса имущественно-земельных отношений города Москвы. В открытом конкурсе на право выполнить проект, проведенном Управлением информатизации города Москвы, победу одержала компания IBS.
Основой АИС "Документооборот" была выбрана платформа EMC Documentum, для ввода информации используются решения Kofax. Особые требования при проектировании системы предъявлялись к ее масштабируемости, способности обеспечить территориально распределенную работу государственного органа с большим объемом документации, возможности интегрировать унаследованные системы. Выполнение проекта было разбито на три этапа, которые были реализованы в течение 2,5 лет. Его стоимость составила 286 млн рублей.
На первом этапе были обследованы и формализованы бизнес-процессы в задействованных подразделениях, после чего были разработаны подробные требования к составу и функционалу систем. Реализация базового функционала была завершена в конце 2008 года и включала создание подсистем поточного ввода и учета документов, поиска, справочников, информационной безопасности, администрирования.
На втором этапе был осуществлен импорт исторических данных и интеграция с унаследованными системами, чтобы реализовать сквозные бизнес-процессы. Запуск системы в опытную эксплуатацию был осуществлено одновременно в Управлении координации деятельности Комплекса имущественно-земельных отношений, в центральном аппарате Департамента имущества города Москвы и во всех его территориальных подразделениях. Чтобы облегчить работу с новой системой, было проведено обучение пользователей, открыта телефонная линия поддержки, а специалисты IBS на местах консультировали сотрудников по возникающим вопросам. В течение 2009 года также осуществлялась реализация функционала арбитражного делопроизводства, были расширены возможности потокового ввода документов, автоматизирована функция "контроль исполнительской дисциплины".
На заключительном этапе основные работы были связаны с развитием функциональных возможностей системы, реализованных ранее, внедрением функционала согласования и архивного хранения документов, а также импортом исторических данных и запуском арбитражной подсистемы.
Сегодня в общей сложности около 1000 сотрудников комплекса земельно-имущественных отношений стали пользователями АИС "Документооборот". Система заменила 2 старых системы "Делопроизводство" и "Распоряжения", была произведена ее интеграция с системой "Недвижимость 2".
В результате удалось создать единое информационное пространство для реализации процесса документооборота в Комплексе имущественно-земельных отношений города Москвы, перевести большой объем документооборота в электронный вид, предоставить сотрудникам возможность коллективной работы в системе, в том числе возможность согласования и контроля исполнения документов.
© @Astera
