«Газпром георесурс» в 10 раз сократил время на подготовку отчетности в системе Directum
В компании «Газпром георесурс» выполнен проект по развитию системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum. Специально разработанная система отчетности по поручениям позволила сократить время на подготовку отчетности в 10 раз. Об этом CNews сообщили в компании Directum.
В настоящее время в составе «Газпром георесурса» — 16 производственных и научно-производственных филиалов и 22 обособленных подразделения, оказывающих весь спектр сервисных услуг группе компаний «Газпром» на всей территории Российской Федерации. Руководство компании придает особое значение технологиям управления и взаимодействия, регулярно проводит оптимизацию бизнес-процессов. Одной из важных задач в рамках этих работ является автоматизация документооборота и связанных с ним процессов. Ранее для управления документацией в «Газпром георесурсе» использовалась устаревшая «самописная» система. Для оптимизации процесса руководством было принято решение о внедрении системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum.
Не так давно в компании был завершен проект обновления и развития СЭД с переходом от версии 4.7 до версии 4.9. Параллельно с обновлением системы происходила замена серверного оборудования и переход на использование виртуальных серверов. Процесс обновления до версии 4.9 занял около двух недель, включая отработки перехода и тестирования на демо-стенде и дальнейшее обновление сервера с подготовкой пакета установки клиентских рабочих мест. Развитие СЭД выполняли специалисты компаний «ИнТуИт» и «Сибкон-Софт» — авторизованных партнеров Directum.
В результате проекта была реализована специальная система отчетности, работающая в режиме реального времени. В систему включены следующие виды отчетов: контроль исполнения поручений заместителей генерального директора и генерального директора; контроль исполнения поручений с многокритериальным выбором для управления делами; сводный отчет по поручениям председателя правления «Газпром», совета директоров, правления «Газпром» ДО «Георесурс», ВРИО председателя «Газпром»; оценка загрузки персонала и объемов документооборота компании для управления делами.
Кроме того, в процессе внедрения были доработаны маршрут «Исполнение поручений по РКК» согласно требованиям заказчика и справочники бизнес-решения «Классическое делопроизводство», выполнены настройки системы под бизнес-процессы компании, организовано хранение устаревших файлов. В ходе проекта ECM-система Directum была также синхронизирована с Active Directory и MS Office, рассказал в компании Directum.
В настоящий момент более 31 тыс. документов переведено в электронный вид и хранится в единой базе. По отзыву заказчика, в среднем за день в системе создается 50 документов, происходит более 200 просмотров и около 10 изменений документов.
По оценке специалистов «Газпром георесурса», обновление СЭД и применение технологий виртуализации серверной группировки позволило повысить производительность системы. Так, благодаря контролю поручений с использованием специальной системы отчетности на 70% повысился уровень исполнительской дисциплины. Кроме того, в ходе проекта в 3 раза сократилось время исполнения поручений генерального директора. При этом сведена к нулю проблема утери документов.
Как отмечается, система эксплуатируется в компании уже в течение пяти лет и является основным инструментом управления документацией. Сейчас в Directum работают около 70–80 сотрудников «Газпром георесурса», но в дальнейших планах компании — осуществить масштабирование используемой СЭД на производственные филиалы и одновременно нарастить ее функционал. Также в перспективе — обновление системы до версии 5.0.
© CNews
