«Если совсем завалило письмами, обнуляйте инбокс» — Правила работы с электронной почтой от Сергея Короля07.02.2016 13:37

Электронная почта — это мой главный рабочий инструмент вот уже десять лет. За это время я прочитал и отправил десятки тысяч писем. Многие из них были скомканными и глупыми, иногда я ошибался в адресатах и путал основной адрес со скрытой копией. Иногда получались клёвые письма, которые не жалко повесить на стену.

За годы я прочитал немало умных статей об электронной почте и правилах общения, набил шишек и сформулировал свод своих правил, которых придерживаюсь. Подумал, что вам будет интересно ознакомиться с ними.

Вот типичный вид моей почты. Все письма обработаны и отсортированы. Чистый инбокс — это не мечта, а обычное состояние.

Начну с того, что предпочитаю электронную почту другим способам связи в интернете. У других способов общения есть недостатки, которые мешают.

• Мессенджеры. Считается, что в мессенджерах общаются в режиме реального времени. Поэтому они отвлекают. Приходится сидеть и чатиться, а не делать дело. Еще важная информация в переписке тонет под весом новых сообщений. Попробуйте найти ссылку, которую вам скинули два месяца назад.
• Личное общение и Skype. Оно быстрое, но неэффективное. Чтобы информация не потерялась, приходится конспектировать разговор или вообще записывать его. В результате экономия времени съедается на структурирование и расшифровку. Чуть отвлёкся, и всё — нить разговора утрачена.

Мне часто пишут о работе в Facebook и даже звонят по телефону. Я всегда мягко перевожу общение в почту. Там привычно и удобно. «Записывайте — «сергей собака сергейкороль точка ру».

Для начала процитирую Людвига:

Вот что удается заметить за первые одну-полторы секунды взгляда на письмо, еще даже не читая содержательную часть:

• с какого адреса отправитель присылает письмо (домашний, рабочий, в дороге; навел ли он порядок с адресами почты, или не может найти на это времени; я пока сам не навел и знаю, что это требует около десяти часов, а чтобы их найти, надо их скрести по сусекам месяц, и я жду),
• как написаны имя и фамилия в ящике (латиница, русский, порядок написания, есть ли шероховатости в транслитерации и почему),
• количество адресатов (и почему каждый человек не может быть убран из письма),
• есть ли в начале приветствие или человек сразу начинает переходить к делу,
• как он обходится без приветствия и какие приемы для захвата внимания использует (например, можно писать в начале письма имя человека, это работает как удар хлыстом),
• насколько письмо длинное (длинное = не умеет редактировать результат, если дизайнер, то не может потом сесть и взглянуть на работу и порезать все, оставив самое важное),
• цитирует ли человек содержательно кусок переписки (хорошо, потому что тратит время на оформление мысли) или оставляет прошлое письмо в подвале (плохо — не видит в этом смысла или устал),
• во сколько ушло письмо (умеет или нет организоваться так, чтобы было время на отдых, или однажды сорвется),
• сколько времени мое письмо ждало ответа (вызывало затруднения? был в дороге? не слишком ли долгая пауза? не надо ли пощупать, как организовано на проекте время?),
• как оформлена подпись (нет ли лишнего мусора, если есть — уступает общественному мнению и не понимает, как работает здравый смысл),
• используется ли просто-текст (ура!) или нет,
• не страдает ли пунктуация (умеет ли расставлять смысловые паузы и отделять один кусок в работе от другого),
• пишет с ошибками или без (люди, пишущие с ошибками, могут не замечать важных деталей),
• написано ли письмо в жанре «потока сознания» (мне мучительно больно их читать, и приходится иногда копировать и редактировать самому, чтобы понять, что важно),
• похоже ли, что каждый абзац содержит только одну мысль,
• есть ли многоточия (признак некачественного письма).

Спустя полторы секунды можно понять, в каком состоянии находится человек.

Людвиг, как всегда, формулирует самую суть и собирает сливки. Дополню, что думаю сам:

Я рассматриваю свой почтовый ящик как архив бумаг. Знаете, в XVIII веке у каждого интеллигентного человека был архив, в котором хранились его документы, обширная переписка. Архив знаменитого человека часто издаётся, порой в несколько томов. Приятно листать и смотреть, как человек общался красиво, стабильно качественно, какой внутри порядок. Так вот, я стараюсь вести свои почтовые дела похожим образом.

Уверен — беспорядок в переписке приводит к беспорядку ума, и наоборот. Неважно, что мою почту вряд ли издадут даже в паршивом однотомнике. Это просто внутренний принцип, который влияет на всё: ошибки в тексте, сортировку по папкам, подпись, стиль общения.

Дэвид Аллен писал: «Трудно быть по-настоящему креативным вне рамок системы и ограничений. Да, креативность и организованность — две стороны одной медали. Но попробуйте рисовать без холста. Мне всегда нравилось брать лучшее из обоих миров. Хотите свободы? Будьте организованны. Хотите быть организованным? Проявите креативность».

В переписке исповедую принцип «Всё есть». Если собеседнику потребуются ссылки — я их вставлю, даже если в переписке уже делал это. Прикреплю файлы, укажу адреса и контакты. Считаю, что в этом проявляется уважение к собеседнику.

Цепочка писем — это не чатик. Это сообщения, которые объединены одной темой общения. Для другой темы создаю другую цепочку. Уверен, вас тоже раздражает искать картинку для рассылки в цепочке «Re: Правки по договору». Если собеседник пытается свалить всё в кучу, я просто меняю тему его письма — так образуется новая цепочка.

Длинные футеры — это ад. Коля Товеровский полгода боролся за чистый подвал в письмах «Додо Пиццы», и победил. Не нужно пугать собеседника конфиденциальностью переписки, показывать ему три своих телефона и даже фотографию по пояс (такое правда было, я не шучу). Просто напишите своё имя, этого достаточно. Если очень хочется — дайте ссылку на сайт. Всё!

Иногда приходят неприятные письма. Клиент передумал делать совместный проект. В банке ввели внешнее управление. Житель Белоруссии грозит убийством за то, что не используешь слово «Беларусь». В такие моменты важно отложить письмо и не отвечать на него сразу. Спустя несколько часов кровь из головы схлынет, и обнажится холодный рассудок.

Советую для каждого почтового аккаунта настроить систему папок. Я обычно использую три:

• Работа
• Личное
• Служебное (сюда отправляю всякие билеты и пригласительные ссылки от сервисов).

После прочтения письма сортирую по папочкам. Внутри папок завожу другие. Так, в «Служебном» у меня есть папка для рассылок «Главреда», чтобы они всегда были под рукой. Знаю, в почтовых программах есть поиск. Но иногда быстрее заглянуть в папочку и достать оттуда третье по списку письмо.

Если совсем адово завалило письмами, то есть хороший способ спастись. Просто берёте и обнуляете инбокс. Ну да, удаляете все письма не глядя. Это очень страшно, понимаю. Но на самом деле важные письма и дела всплывут снова, постепенно, когда в этом назреет необходимость. А неважные утонут навсегда.

Учитесь писать хорошие, длинные, структурированные письма. Цитируйте письма собеседника, разбивайте свои мысли на абзацы, вводите нумерованные списки. Такая переписка тренирует ум, перестраивает его в особое аналитическое состояние. Замечаю по себе — хорошие письма радуют, словно качественно сделанная работа. Я даже отдыхаю умом, пока их пишу.

Когда в адресатах больше трёх человек, значит нужно ждать беды. Иногда в такой ситуации поступаю радикально — если адресаты просто сидят в копии и молчат, то смело удаляю их из переписки. Обычно этого никто не замечает.

В почте Google была классная штука, которой сейчас не хватает. Все письма отправлялись с задержкой в десять секунд. Если ты нажимал на кнопку «Отправить» и замечал, что забыл приложить файл или перепутал адресата, то можно было сделать Undo и доработать письмо.

Сейчас я пользуюсь почтовым клиентом для Mac, где такой функции нет. Поэтому перед отправкой письма быстренько пробегаюсь по нему: проверяю тему, адресата, ссылки, файлы.

Никогда не цитируйте переписку и не публикуйте скриншоты писем без согласия адресатов. Это настоящее этическое преступление.

И еще никогда не шутите в переписке. У электронной почты есть неприятная особенность. Если вы не хотите, чтобы письмо попало к кому-то, оно обязательно рано или поздно окажется в его ящике. К письму будет приложена огромная портянка со всей историей общения. Внимательный человек прочитает в ней то, что не должен. Общайтесь так, словно вашу почту читает журналист LifeNews. А эротическое сэлфи лучше отправить в Telegram.

Некоторые товарищи любят отправить письмо и написать об этом в мессенджер. А потом написать смс. А потом позвонить. Не надо так! Письмо самодостаточно. Его прочитают когда прочитают и ответят, когда будет время. Я вот никогда не встречал ситуации, когда что-то важное не доходило или попадало в спам.

Вот, кажется ничего не забыл. Если вам есть чем дополнить — добро пожаловать в комментарии!