"Если компания приняла решение внедрить ERP-систему, то так или иначе ей придется модернизировать свои бизнес-процессы"
Интервью с Сергеем Россиевым, директором по информационным технологиям компании Olympus Russia.
- Расскажите, пожалуйста, о вашей компании.
- Olympus в России является дочерней компанией Olympus Europa Holding со штаб-квартирой в Гамбурге. Количество сотрудников Olympus в мире превышает 30 000 человек. На текущий момент Olympus – ведущий мировой производитель профессиональной оптоцифровой продукции. В России компания развивает два основных направления бизнеса – продажа и сервисное обслуживание медицинского и промышленного эндоскопического оборудования, а также фото- и аудиотехники торговой марки Olympus. Наша сервисная сеть насчитывает 27 региональных пунктов, помимо Москвы, есть официальные представительства в Санкт-Петербурге и Киеве.
- В чем специфика бизнеса Olympus в России?
- Дело в том, что изначально в 1993 году в России было основано предприятие ООО "Олимпас Москва", которое занималось продажей и сервисным обслуживанием исключительно медицинского и промышленного эндоскопического оборудования. И только спустя несколько лет открылось ООО "Олимпус Рус", работающее с фото- и аудиотехникой: цифровые и аналоговые фотокамеры, принтеры, диктофоны, бинокли и т.п.
Каждое из направлений имеет свою специфику. Например, продажа и сервисное обслуживание фото- и аудиотехники - это классическая дистрибуция. Здесь важно планировать объемы продаж и закупок с учетом изменений спроса, оперативно отслеживать остатки техники на складах, своевременно пополнять запасы и т.п.
Медицинский бизнес работает в основном под заказ - это уникальное и высокотехнологичное оборудование. Для менеджеров актуально составление коммерческих предложений, спецификации, технических заданий и определенных комплектаций, учет демонстрационного оборудования и прочее. Кроме того, при работе с медицинской техникой есть свои особенности бухгалтерского и налогового учета, связанные с законодательством РФ.
- Каковы были предпосылки проекта внедрения ERP-системы?
- ИТ-стратегия Olympus ориентирована, прежде всего, на эффективную поддержку бизнес-процессов и достижение целей компании. Поэтому одним из направлений, которое развивает наш департамент, стало создание комплексной ERP-системы, полностью удовлетворяющей потребностям бизнеса и учитывающей специфику деятельности Olympus в России.
Безусловно, важно, чтобы менеджмент имел полное представление о результатах деятельности компании и оперативно получал актуальную информацию для принятия управленческих решений. И в то же время ИТ-инструменты должны повышать качество операционной работы.
К моменту старта проекта внедрения в 2010 году в компании назрела необходимость "ИТ-революции". Во-первых, в Olympus использовались две различные учетные системы: одни подразделения несколько лет работали в Axapta 3.0, а другие - в "1С Предприятие". При этом в штаб-квартиру предоставлялась общая финансовая и управленческая отчетность в целом по компании. Собрать данные из различных систем и свести их в единую форму было достаточно трудоемким и длительным процессом. Помимо ERP-систем, в компании использовались и другие бизнес-приложения.
Рост всех направлений деятельности Olympus, жесткие требования к корпоративной отчетности, возможностям по анализу и управлению бизнесом – все это привело к тому, что существующие информационные системы перестали удовлетворять потребностям менеджмента.
Дополнительной предпосылкой ERP-проекта стало объединение в 2010 году двух направлений бизнеса Olympus в России – компании "Олимпас Москва" и "Олимпус Рус". В результате руководство компании приняло решение создать новую ERP-систему, чтобы на единой информационной платформе объединить все бизнес-процессы на уровне корпорации Olympus в России.
- Какими критериями руководствовалась компания при выборе ERP-системы?
- Глобально, во всех подразделениях Olympus Europe Holding использовалась учетная система MOVEX. К сожалению, система не достаточно гибкая, и ввиду особенностей российского законодательства мы не могли ее использовать. Соответственно, выбирали из трех ERP-систем, занимающих лидирующие позиции на российском рынке: 1С, SAP и Microsoft Dynamics AX. По функциональности 1С не удовлетворяла потребностям нашей компании, хотя стоит отметить, что в этой системе один из самых интересных, на мой взгляд, сервис отчетов. От системы SAP мы отказались из-за очень высокой цены и, как правило, колоссальных сроков внедрения. Система Microsoft Dynamics AX 2009 привлекла нас оптимальным соотношением цены и того функционала, который мы получаем. Как я уже отметил, на тот момент "Олимпас Москва" уже имела 6-ий летний опыт работы в системе Microsoft Axapta 3.0, которая позволяла успешно проходить различные финансовые и бухгалтерские аудиты. Из преимуществ версии 2009 можно также выделить более привлекательный интерфейс, чем в Axapta 3.0, и значительно расширенную функциональность системы.
Что касается выбора партнера, то ключевую роль при принятии нами решения сыграли рекомендации корпорации Microsoft в России: компания "АНД Проджект" была на тот момент одним из первых партнеров в референсном списке вендоров для реализации подобного рода проектов. Кроме того, на базе Microsoft Dynamics AX "АНД Проджект" разработала собственное решение для дистрибуции и специализированное решение по МСФО, что было актуально для нашей компании.
- C чего началось внедрение ERP Microsoft Dynamics AX?
- Первоначально предполагалось автоматизировать только финансовый контур, однако незадолго до ввода системы в опытную эксплуатацию руководство компании приняло решение значительно расширить рамки проекта и использовать ERP-систему также для управления продажами и логистикой во всех подразделениях.
Сегодня в системе работают порядка 100 пользователей – менеджмент компании, сотрудники финансового отдела и бухгалтерии, департаментов медицинского оборудования, фото- и аудиотехники.
Первая и самая большая часть проекта – автоматизация финансового контура. С помощью Microsoft Dynamics AX 2009 автоматизированы такие функции, как учет запасов, ведение расчетов с контрагентами, организация автоматизированного учета ОС, нематериальных активов по неограниченному количеству моделей, ведение операций по Главной книге, учет и распределение затрат. В системе также предусмотрены возможности получения бухгалтерской и управленческой отчетности, ведения учета денежных средств, денежных документов и финансовых вложений. ERP-система интегрирована с двумя различными клиент-банками, с которыми работает Olympus.
Отдельно я бы выделил автоматизацию учета по МСФО. Поскольку наша компания предоставляет в штаб-квартиру финансовую и управленческую отчетность, то для нас важно, чтобы система поддерживала учет в соответствии с международными стандартами. В совместном решении "АНД Проджект" и Olympus в одном финансовом контуре реализовано предоставление отчетности по МСФО и по российскому бухгалтерскому учету. Это очень удобно, и это действительно работает. Если раньше сотрудники тратили много времени на составление отчетов по корпоративным стандартам, то теперь, например, балансы и отчеты P&L за любой период мы получаем из ERP нажатием нескольких кнопок.
На базе Microsoft Dynamics AX у нас также реализован внутренний электронный документооборот - утверждение договоров, дополнительных соглашений, заявок на оплату. Не исключено, что в дальнейшем будем рассматривать возможность использования ЭЦП в повседневной работе.
- Что стало следующим шагом в проекте?
- С помощью Microsoft Dynamics AX также автоматизировано управление продажами и разработана дополнительная функциональность с учетом специфики различных направлений бизнеса Olympus.
Для эффективной работы департамента фото- и аудиотехники в ERP-системе обеспечена возможность отслеживать остатки техники и оборудования на складах и своевременно пополнять запасы.
В рамках дополнительного функционала "АНД Проджект" совместно с командой Olympus разработала систему учета кредитной линии для дистрибьюторов. Направление фото- и аудиотехники работает так же по кредитным линиям. Схема довольно гибкая, тем не менее важно, чтобы сотрудник не мог реализовать товар более предусмотренного лимита по данному контракту - система автоматически это отслеживает. Подобная функция контроля помогает Olympus еще более эффективно работать со своими партнерами.
Для направления медицинской техники в ERP, например, реализован учет демонстрационного оборудования. Olympus использует данное оборудование при участии в профильных мероприятиях. В системе на каждую единицу медицинского оборудования предусмотрена отдельная карточка технического состояние, ведется история (какое оборудование, когда, кем, кому, на какой срок и в каком состоянии было передано). Абсолютно все движение демонстрационного оборудования фиксируются и хранится в истории.
- Как вы оцениваете результаты проекта?
- В новой системе объединены существующие наработки, сделанные сотрудниками Olympus в рамках более раннего внедрения версии Axapta 3.0, с базовой функциональностью системы Microsoft Dynamics AX 2009 и специализированными решениями "АНД Проджект". Автоматизирован бухгалтерский, финансовый учет и управление продажами. Благодаря использованию Microsoft Dynamics AX 2009 российское подразделение объединило бизнес-процессы в единой ERP-системе.
Сотрудники также оценили преимущества работы в новой системе, хотя процесс перехода был и не самым простым. Практически каждый открыл для себя новую полезную функцию в системе.
- Поделитесь, пожалуйста, вашим опытом. Что необходимо для успеха проекта?
- Ключевая сложность заключается в том, что, если компания приняла решение внедрить ERP-систему, то так или иначе ей придется модернизировать свои бизнес-процессы под систему, чтобы получить максимум результата. Поэтому, с моей точки зрения, одним из главных факторов успеха проекта является поддержка со стороны менеджмента компании. И в Olympus Russia такая поддержка есть.
В ходе проекта немаловажное значение имеют управленческие решения. Например, в Olympus на уровне распоряжений по компании были введены тайминги, в которых фиксировалось минимальное количество рабочего времени, которое сотрудники должны посвящать проекту внедрения.
Дело в том, что этап тестирования системы и опытной эксплуатации продлился у нас всего 2 месяца и, к тому же, пришелся на конец календарного года. Это традиционно сложное для большинства компаний время, и нашим сотрудникам было действительно непросто, так как нагрузка значительно возросла. Но допускать ошибки на этапе внедрения тоже нельзя, поскольку это может в итоге негативно отразиться на результатах всего проекта.
Еще один важный момент – обучение. Не стоит жалеть на это времени и усилий: показывайте, объясняйте, общайтесь, готовьте методические материалы, руководства, скриншоты системы и т.п. Все должно быть под рукой у пользователя.
Axapta – это комплексная система управления предприятием. Нужно осмысленно подходить к внедрению и думать, как оптимально использовать возможности системы, чтобы успешно решить бизнес-задачи, получить результат и поддержать стратегию развития вашей компании.
© @Astera
