БГПУ внедряет EOS for SharePoint
Компания «Электронные офисные системы» сообщила о том, что Башкирский государственный педагогический университет им. М.Акмуллы (БГПУ) принял решение о внедрении EOS for SharePoint (Foundation) — решения, разработанного ЭОС на базе портальных технологий MS SharePoint.
Как рассказали CNews в ЭОС, рост числа бумажных документов и стремление упорядочить документопоток привели руководство БГПУ к решению о внедрении системы электронного документооборота. Университет провел открытый конкурс по выбору продукта для управления корпоративным контентом и автоматизации документооборота, победителем которого стала компания «Медиалюкс», партнер ЭОС, предложившая EOS for SharePoint.
Опыт активного использования веб-технологий в обучении и общественной жизни вуза также стал определяющим фактором в пользу портальной ECM-системы.
Среди ключевых задач, которые решались в ходе внедрения: упорядочение и унификация процессов документооборота; сокращение сроков прохождения документов и согласования их проектов; обеспечение надлежащего уровня исполнительской дисциплины; обеспечение удаленного доступа сотрудников к базе документов.
В ходе проекта было установлено 50 рабочих мест EOS for SharePoint для ключевых сотрудников университета, автоматизирована обработка входящей корреспонденции, выдача и контроль поручений по входящим письмам, процессы согласования и утверждения проектов нефинансовых документов.
В системе также реализована возможность выдачи инициативных поручений, которые используются управлениями университета для оперативной выдачи заданий сотрудникам факультетов и кафедр. При этом полностью автоматизирован многоэтапный процесс согласования приказов по движению студентов.
Обеспечена возможность удаленной работы сотрудников в СЭД с мобильных устройств или стационарных компьютеров. Средствами EOS for SharePoint создан и настроен корпоративный портал, в том числе файловые хранилища. Также обеспечена возможность публикации материалов, создана новостная лента на главной странице, которая используется сотрудниками для уведомления о мероприятиях.
В целом, по отзыву заказчика, внедрение СЭД EOS for SharePoint позволило унифицировать оформление документов во всех подразделениях БГПУ, сделало процессы согласования и утверждения полностью прозрачными и удобными. В итоге исключена утеря документов или неверный маршрут их движения, исчезла необходимость передавать бумажные документы между подразделениями, повысилась оперативность работы.
Проект, включая этапы обследования, настройки системы, заполнения справочников и проведение обучения пользователей, занял около двух месяцев. Как рузельтат заказчик получил систему, обеспечивающую сотрудникам быстрый и удобный способ работы с электронными документами. Внедрение выполняли специалисты «Медиалюкс» в рамках госконтракта и с учетом пожеланий заказчика.
В дальнейшем руководство БГПУ планирует продолжить развитие внедренной системы путем расширения функционала корпоративного портала, а также рассматривает возможность дополнительной закупки в 2013 г. рабочих мест, чтобы довести общее число пользователей EOS for SharePoint до 200.
© CNews
