«Сибавиастрой» автоматизирует документооборот на базе EOS for SharePoint
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) сообщила о внедрении системы электронного документооборота на базе решения EOS for SharePoint 2010 (разработка ЭОС) в компании «Сибавиастрой». Все работы по внедрению выполняет партнер ЭОС — информационное агентство «Референт» (Иркутск).
При выборе средства автоматизации документооборота в «Сибавиастрой» рабочая группа клиента проводила сравнение нескольких СЭД. В итоге, по результатам оценки возможностей систем в ходе практических демонстраций, руководство «Сибавиастрой» остановило выбор на продукте компании-разработчика ЭОС — системе EOS for SharePoint 2010.
На первом этапе проекта в октябре 2011 г. было проведено обследование организации документооборота предприятия. В результате, в декабре был представлен отчет, содержащий прописанные и утвержденные маршруты прохождения всех видов документов на предприятии, а также совместно разработанные рекомендации по оптимизации работы с документами. Кроме того, были сформулированы требования к системе электронного документооборота.
Второй этап проекта стартовал в январе 2012 г., в ходе которого выполнено внедрение и настройка СЭД. Автоматизированы рабочие места руководителей отделов, секретариата, сотрудников, отвечающих за документооборот в компании — всего более 50 рабочих мест. Плановой датой завершения данного этапа является апрель 2012 г.
В целом целью внедрения СЭД является автоматизация документооборота во всех подразделениях предприятия «Сибавиастрой». В рамках проекта необходимо решить следующие задачи: обеспечение прописанного и утвержденного регламента движения документов на предприятии, внедрение и настройка системы электронного документооборота (сервер, клиентские машины, сканеры), обучение сотрудников, разработка инструкций для каждого рабочего места, назначение контролирующего сотрудника (поддерживающего сотрудника) в каждом подразделении и др.
Также немаловажной задачей построения СЭД в «Сибавиастрой» является вовлечение как можно большего числа сотрудников компании в процесс реализации проекта для того, чтобы система впоследствии стала действительно работающим инструментом, обеспечивающим прозрачность управления (возможность отследить выполнение поставленных задач, место нахождения документов), сокращение накладных затрат, сокращение затрат рабочего времени на поиск документов, возможность поддержания версионности создаваемых и согласующихся документов, переход на безбумажный документооборот между структурными подразделениями на предприятии, а также позволяющим создать систему мотивации, основанную на достижении заданных показателей, единую библиотеку регламентных и рабочих документов по предприятию и единый информационный портал на предприятии.
По отзыву заказчика, процесс внедрения системы показал высокую степень заинтересованности в проекте всех сотрудников компании «Сибавиастрой», о чем говорит их участие в ходе обследования организации документооборота на предприятии.
В перспективе в компании «Сибавиастрой» планируют расширение системы с подключением рабочих мест всех сотрудников и развитие самого портала SharePoint 2010.
© CNews
