«Логика бизнеса 2.0» перевела 2,6 тыс. сотрудников МГТС на новую СЭД
Компания «Логика бизнеса 2.0» (ГК «АйТи») завершила проект по внедрению новой версии системы электронного документооборота «Логика ECM. СЭД» (ранее — «БОСС-Референт») на платформе IBM Lotus Notes/Domino в компании «Московская городская телефонная сеть» (МГТС). В результате внедрения оптимизированы бизнес-процессы, разработаны новые регламенты, снижены расходы на сопровождение СЭД и в целом модель документооборота компании переведена на качественно новый уровень.
Решение о построении новой модели документооборота и переходе на передовую автоматизированную систему документационного обеспечения руководство МГТС приняло в начале 2012 г.
Как рассказали CNews в «Логике бизнеса 2.0», важной причиной замены прежней СЭД стало также требование головной компании (МТС) вести управление документами по корпоративным стандартам. В группе компаний, куда входит МГТС, таким стандартом служит программный продукт «Логика ECM. СЭД» на платформе IBM Lotus Notes/Domino, который успешно используется в АФК «Система», «Башнефти», МТС (в СЭД работает более 25 тыс. сотрудников).
Основной целью проекта было не просто внедрение нового программного продукта, а качественное изменение существующей системы документооборота в компании, сообщили в «Логике бизнеса 2.0».
«Мы получили возможность проводить анализ документооборота, путей перемещения документов между департаментами, что гарантирует высокую исполнительскую дисциплину и прозрачность делопроизводства компании, — отметил Виктор Дурыгин, директор по эксплуатации ИТ МГТС. — В системе электронного документооборота сейчас задействовано до 60% делопроизводства компании, и у руководства появилась новая возможность контролировать процессы делопроизводства 30% персонала МГТС. Наши инвестиции в новую систему, по предварительным оценкам, окупятся в течение двух лет».
Старт проекту был дан в феврале 2012 г. Перед ИТ-службой МГТС были поставлены следующие задачи: сокращение затрат на поддержку; разработка новых регламентов в соответствии с корпоративной системой управления МТС; снятие функциональных ограничений по развитию системы; внедрение системы архивации данных; миграция данных из прежней системы в новую СЭД.
Для реализации проекта была приглашена компания «Логика бизнеса 2.0», разработчик ECM-системы «Логика ECM. СЭД» (экс «БОСС-Референт»). Основным требованием со стороны заказчика было использование коробочного продукта без излишней кастомизации, что обеспечило бы быстрый запуск в эксплуатацию и реализацию проекта в срок.
Несмотря на жесткие ограничения по времени (проект необходимо было реализовать за три месяца) работы велись по всем проектным технологиям: сначала специалисты «Логики бизнеса 2.0» выполнили обследование и анализ текущего состояния документооборота в компании, затем приступили к настройке и установке системы, разработке отчетных форм. На следующем этапе была осуществлена интеграция СЭД с системой управления персоналом SAP HR и службой каталогов Active Directory, после чего началось развертывание системы на местах.
Параллельно с внедрением был запущен процесс обучения пользователей. В учебном центре МГТС оборудовали класс, создали выездную группу обучения, помогающую освоить работу в новой СЭД на местах. Перед запуском системы в опытную эксплуатацию специалистам «Логики бизнеса 2.0» предстояло еще провести миграцию данных из существующей системы документооборота и реализовать изменения в модуле «Канцелярия» для формализации обмена документами с гражданами и структурами власти города Москвы.
По информации «Логики бизнеса 2.0», в результате проекта СЭД создано 2,6 тыс. автоматизированных рабочих мест по технологии веб-клиента, применена виртуализация на базе решения VMware, организована работа в кластере, за счет чего удалось сократить расходы на обеспечение функционирования СЭД и техническую поддержку многочисленных пользователей.
Возможности программного продукта «Логика ECM. СЭД» позволили оптимизировать внутренние бизнес-процессы, разработать новые регламенты ведения документооборота в МГТС. Кроме того, были запущены линии потокового сканирования документов с использованием технологии штрихового кодирования и, что важно для юридической службы, реализован механизм наложения ЭЦП с соблюдением юридически значимого электронного документооборота.
«Для нашей компании проект оказался крайне интересным: за очень короткий срок было необходимо не только внедрить новую систему, но и выполнить интеграцию с корпоративными системами, — рассказала Мария Каменнова, генеральный директор компании «Логика бизнеса 2.0». — Совместными усилиями были набраны очень высокие темпы проекта, надо было быстро учиться, осваивать новую СЭД в самый горячий период запуска, причем не в ущерб текущим бизнес-процессам. Проектная команда, составленная из ИТ-специалистов МГТС и лучших практиков “Логики бизнеса 2.0”, успешно провела переход на тиражное специализированное решение с возможностью интеграции, развития и легкого масштабирования, заложив тем самым основательный фундамент для работы компании заказчика».
В планах МГТС — в рамках развития проекта провести дальнейшую оптимизацию процессов документооборота МГТС, в том числе сократить количество бумажных писем, служебных записок, приказов и т.д., а также упорядочить нововведения и закрепить правила работы с электронными документами в рамках всей компании.
© CNews
