ECM-систему Directum внедрили в «Русском море»
Компания «Акелон», генеральный партнер компании Directum, завершила внедрение ECM-системы Directum в группе компаний «Русское море», производителе и поставщике рыбной продукции.
Сезонность рыбного бизнеса значительно влияет на интенсивность бизнес-процессов компаний, занятых в этой отрасли. Большое количество сделок заключается в осенне-зимний период, и в связи с этим в этот период возрастает нагрузка на сотрудников, занимающихся договорным управлением. Руководство ГК «Русское море» ощутило необходимость в поддержке непрерывности договорной деятельности с помощью современных технологий и поставило задачу внедрить ECM-систему в компании и, в частности, полностью автоматизировать процессы управления договорными документами, говорится в сообщении компании Directum.
Летом 2010 г. руководство ГК «Русское море» инициировало выбор ECM-системы, по результатам которого предпочтение было отдано системе Directum. Поставщиком системы выступила компания «Акелон».
В ходе проекта участниками рабочей группы, в которую вошли специалисты ГК «Русское море» и консультанты «Акелон», был выработан ряд организационных решений в области делопроизводства, которые позволили повысить исполнительскую дисциплину сотрудников. Автоматизация процессов делопроизводства была выполнена с использованием стандартного функционала модуля «Канцелярия» системы Directum, полностью реализующего принципы ГСДОУ. ECM-система Directum стала единым местом регистрации входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, а также архивом для хранения электронных образов документов. Благодаря системе сократилось время на поиск документов и была практически исключена необходимость работы с бумажными оригиналами, подчеркнули в Directum.
Для решения задачи управления договорными документами в ГК «Русское море» было разработано и внедрено специализированное решение на базе модуля «Управление договорами» системы Directum. В решении используется матрица согласования, которая позволяет гибко настраивать состав участников договорного процесса в зависимости от параметров договорного документа. По информации Directum, типовые маршруты согласования договоров разработаны с учетом уже существующей в компании деловой практики и обеспечивают сокращение сроков согласования, а также прозрачность и управляемость данного процесса благодаря жестким временным ограничениям и оптимально выстроенной последовательности прохождения договорных документов.
Дополнительно специалисты «Акелон» разработали ряд отчетов, позволяющих сотрудникам ГК «Русское море» формировать аналитические сводки по договорному документообороту для своевременного получения актуальной информации в различных разрезах. Также специалисты «Акелон» осуществили первоначальное заполнение ключевых справочников Directum за счет автоматической загрузки данных из других используемых в ГК «Русское море» корпоративных систем.
Для исключения последующего дублирования ввода информации была реализована интеграция системы Directum и корпоративного портала «1C: Битрикс». В частности, была проведена синхронизация организационной структуры. Разработка коннектора позволила Directum автоматически отслеживать изменение данных портала и актуализировать собственные данные. Также была реализована возможность автоматической публикации документов Directum на корпоративном портале для удобства массового доступа сотрудников ГК «Русское море» к организационно-распорядительным и информационно-справочным документам.
13 ноября 2010 г. система Directum была переведена в промышленную эксплуатацию. Пользователями системы стали все сотрудники ГК «Русское море», задействованные в договорном управлении, и сотрудники секретариата. В дальнейшем планируется интеграция системы Directum с финансово-учетной системой «1С: Предприятие 8.0» и внедрение бизнес-решения «Directum: Финансовый архив».
© CNews
