«Уралгипротранс» приступил к опытной эксплуатации Docsvision
«Уралгипротранс», российская проектная организация России, начинает опытную эксплуатацию системы Docsvision. Проект по внедрению системы выполнял системный интегратор «Юнисофт», партнер компании «ДоксВижн», разработчика системы.
Как рассказали CNews в «ДоксВижн», работа велась в течение 10 месяцев — за этот срок были настроены все стандартные процессы делопроизводства: обработка входящей, исходящей корреспонденции, обработка внутренних документов, обработка организационно-распорядительных документов.
Перед специалистами «Юнисофта» стояла задача создать единое информационное пространство, которое должно было обеспечить эффективное поддержание процессов управления документами, доступ к общекорпоративным информационным ресурсам сотрудников компании (около 150 человек).
По информации «ДоксВижн», ожидаемый эффект от внедрения системы Docsvision — ускорение процессов, связанных с обработкой документов, увеличение исполнительской дисциплины, создание единого электронного хранилища документов.
«Ускорение всех стандартных процессов делопроизводства ожидается за счет введения единого стандарта работы с электронными документами. С помощью приложений системы Docsvision “Делопроизводство” и “Управление процессами” были автоматизированы процессы обработки производственных заданий, совещаний, входящей и исходящей корреспонденции, служебных записок, приказов и распоряжений, — сообщили в компании. — Ожидаемый объем проходящих через систему документов — более 10 тыс. в год».
Функционал системы был расширен и за счет внедрения специализированных бизнес-приложений: «Управление производственными заданиями» и «Управление совещаниями». За счет автоматизации процессов обработки документов и четкого определения маршрутов их прохождения ожидается сокращение времени на передачу документов и заданий между сотрудниками подразделений, исключение возможности безвозвратной утери документов, снижение вероятности использования неактуальных версий документов, сокращение времени на подготовку и обработку управленческой информации.
Все процессы настроены с использованием стандартных карточек системы, которые были доработаны согласно пожеланию заказчика — каждая карточка содержит дополнительную специальную информацию (описание проектируемого объекта). Чтобы обеспечить удобный поиск объектов по свойствам, была разработана универсальная карточка для производственных объектов.
Специалистами «Юнисофта» также было разработано руководство пользователей, проведено обучение специалистов, ответственных за эксплуатацию системы.
В будущем система также будет использоваться для хранения документов компании и создания электронного архива. В дальнейшем возможно расширение функционала системы и ее использование для контроля менеджмента качества. Предполагается также настройка механизмов использования ЭЦП, отметили в «ДоксВижн».
© CNews
