«Лисичанский НПЗ» автоматизировал документооборот на базе Directum
Завершился первый из двух масштабных проектов внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum на нефтеперерабатывающем заводе Украины – «Лисичанском НПЗ» (ЗАО ЛИНИК), основном перерабатывающем активе «ТНК-ВР» в Украине.
Ранее для автоматизации делопроизводства на «Лисичанском НПЗ» использовались разрозненные программные решения. В связи с этим сотрудники, ответственные за делопроизводство, часто сталкивались с серьезными трудностями, вызванными регистрацией и обработкой большого объема бумажных документов и чрезмерной формализацией общения между сотрудниками подразделений. Вследствие чего на предприятии назрела необходимость внедрения полнофункционального бизнес-ориентированного ИТ-решения для автоматизации управления информацией, делопроизводством и бизнес-процессами завода, говорится в сообщении компании Directum.
В итоге руководством завода было принято решение о внедрении системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum. На выбор системы повлияли два фактора: во-первых, высшее руководство «Лисичанского НПЗ» хорошо знакомо с возможностями данной системы и имело возможность непосредственно поработать в ней, а во-вторых, решения Directum функционируют на крупных нефтеперерабатывающих предприятиях холдинга «ТНК-BP». Таким образом, система Directum являлась не только привычным для высшего руководства завода инструментом управления информацией, но и оптимальным средством интеграции предприятия в единое деловое ИТ-пространство «ТНК-BP», подчеркнули в Directum.
Внедрение Directum на «Лисичанском НПЗ» предварял GAP-анализ, направленный на поиски «узких» мест в организации взаимодействия и делопроизводства. Опираясь на данные анализа, специалисты Directum совместно со специалистами компании «ЛАН-Сервис», украинского бизнес-партнера Directum, разработали проектные решения в части основных процессов делопроизводства и подготовили инструкции пользователей по работе в системе Directum. Особенностью исследования и подготовки проекта стало то, что все решения и процессы должны были соответствовать законодательству и стандартам Украины.
Проект стартовал в сентябре 2009 г. и завершился в январе 2010 г. Его целью было внедрение полноценного электронного документооборота, охватывающего все ключевые бизнес-процессы завода. Внедрение выполняла совместная команда специалистов по внедрению компании Directum и бизнес-консультантов компании «ЛАН-Сервис», а также рабочая группа завода, в состав которой вошли бизнес-консультанты и ИТ-специалисты «Лисичанского НПЗ». В короткие сроки были проведены: все необходимые модификации системы (шаблоны, отчеты и формы на украинском языке), обучение ведущих пользователей прямо на территории завода, а также подготовка предприятия к внедрению электронного документооборота.
В ходе проекта были автоматизированы следующие процессы: работа с входящими (регистрация, вынесение резолюции, исполнение); работа с исходящими (согласование, регистрация); работа с приказами по основной деятельности и кадровыми приказами (согласование, регистрация, ознакомление, исполнение); работа со служебными записками (согласование, исполнение); работа с распоряжениями (согласование, регистрация, ознакомление, исполнение); работа с командировками (согласование, оформление, регистрация, согласование приказа на командировку); работа с финансовыми меморандумами (согласование); работа с запросами на корректировку бюджета (согласование); работа с запросами на изменение ИТ-услуг (регистрация, согласование).
Автоматизация охватила все подразделения «Лисичанского НПЗ», включая аппарат генерального директора. К моменту перевода в промышленную эксплуатацию в системе было зарегистрировано 500 пользователей, сегодня количество пользователей неуклонно растет – в ближайшее время их число будет увеличено до 600. Руководители подразделений и высшее руководство предприятия получили в свое распоряжение механизм ЭЦП, с помощью которого они могут визировать и утверждать документы в электронном виде.
Все документы переведены в электронный вид и хранятся в единой базе. Хранение и доступ к документам обеспечиваются с помощью служб хранилищ – Directum Storage Services. Каждую неделю в системе создается в среднем более 500 документов и инициируется более 700 задач. Практически все документы согласовываются и подписываются только в электронном виде, исключение составляют некоторые документы, которые, согласно законодательству Украины, обязаны иметь бумажный вид и «живую» подпись. При этом оборот бумажных документов также управляется системой Directum и находится под контролем секретарей, отметили в компании Directum.
Таким образом, в результате внедрения Directum на «Лисичанском НПЗ» ускорился документооборот предприятия, а также сократился поток документов на бумажных носителях и время коллективной работы над документами. Взаимодействие на предприятии перешло на качественно новый уровень, в полном соответствии с законодательством Украины и бизнес-культурой холдинга «ТНК-BP».
В марте текущего года планируется старт нового проекта – внедрения шаблона договорной работы блока «Переработка и Торговля», принятого стандартом в «ТНК-BP». В ходе проекта договорная работа «Лисичанского НПЗ» станет частью единой системы управления договорными отношениями всего холдинга.
© CNews
