«Мелькомбинат» внедряет Directum: завершен первый этап
Компания «Танаис», сертифицированный партнер Directum, объявила о завершении первого этапа внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum в «Мелькомбинате» и его управляющей компании (г. Тверь).
«Мелькомбинат» — крупный российский производитель муки, комбикормов и макаронных изделий. «Мелькомбинат» имеет холдинговую структуру и обладает широкой сетью филиалов и дочерних предприятий, поэтому постоянная поддержка эффективности внутренних и внешних процессов коммуникации — одна из важнейших задач компании. В 2011 г. для оптимизации взаимодействия и перевода документооборота в электронный вид была выбрана система Directum. Как отмечается, выбор заказчиком решения компании Directum был обусловлен широкими возможностями системы по автоматизации территориально распределенной работы.
Проект внедрения стартовал в марте 2011 г., все работы было поручено проводить специалистам компании «Танаис», сертифицированного партнера Directum, совместно с прошедшей обучение рабочей группой предприятия. Основными целями внедрения стали повышение качества управления организацией и оптимизация процессов документооборота.
Для достижения данных целей в рамках проекта были поставлены следующие задачи по автоматизации: регистрации входящей, исходящей корреспонденции, исполнения поручений президента управляющей компании и генерального директора «Мелькомбината»; работы с организационно-распорядительной документацией, создаваемой в управляющей компании и распространяемой по дочерним предприятиям; согласования служебных записок с назначением исполнителей; всех этапов договорной работы, начиная от подготовки проекта, согласования и утверждения до контроля исполнения этапов договора.
Для реализации поставленных задач был выбран функционал «Базовых модулей» системы Directum, модулей «Канцелярия» и «Управление договорами», а также дополнительной компоненты быстрой идентификации документов Directum RapID.
Пользователи начали работать в системе с августа 2011 г. За пять месяцев преподаватели учебного центра обучили рабочую группу и провели семинары для топ-менеджмента, руководителей департаментов и ведущих сотрудников управляющей компании и «Мелькомбината». Учитывая сложность организационной структуры, в ходе внедрения специалисты компании «Танаис» адаптировали маршруты согласования и процессы контроля исполнения документов под нужды предприятия. При согласовании официальных документов стала активно использоваться бесплатная программа Directum RapIDOverDoc, которая позволила обмениваться электронными документами, в том числе подписанными ЭЦП, со сторонними организациями, не работающими в системе Directum.
В настоящее время все исходящие и организационно-распорядительные документы проходят согласование в рамках типовых маршрутов и регистрируются в электронных журналах регистрации системы Directum. Поручения президента управляющей компании и генерального директора «Мелькомбината» выдаются исполнителям в электронном виде и контролируются высшим руководством, которое активно работает в системе. На рабочих местах делопроизводителей и руководства установлены сканеры штрихкодирования, использование которых совместно с компонентой Directum RapID облегчает поиск электронных документов в системе по их бумажным оригиналам. В целом такие нововведения в работе позволили сократить сроки подготовки и согласования документов, обеспечить их централизованное хранение и удобный поиск, повысили уровень прозрачности процессов документооборота и взаимодействия персонала холдинга, сообщили в Directum.
«Мелькомбинат» заинтересован в дальнейшей организации взаимодействия на основе системы Directum. Так, в конце сентября 2011 г. были запущены процессы согласования договорных документов, разработанные для сложной структуры холдинга. В ближайшее время к системе планируется подключить пользователей филиалов и дочерних предприятий.
© CNews
