Develonica создала систему электронного документооборота в МАГЭ

Компания Develonica, входящая в ГК Softline, завершила проект по автоматизации документооборота и системы управления взаимодействием сотрудников московского филиала МАГЭ. Разработанное решение позволило повысить производительность труда в компании за счет оптимизации процесса обработки документов и информации, сообщили CNews в Softline.

«Морская арктическая геологоразведочная экспедиция» (МАГЭ) — компания, которая с 1972 года ведет научно-исследовательскую деятельность и предоставляет широкий спектр геолого-геофизических услуг по изучению строения шельфовых морей, транзитных и прибрежных зон Арктики и Мирового океана. В компании трудится более 600 человек. Специфика деятельности МАГЭ подразумевает большой объем бумажной работы, регулярную подготовку многочисленных документов и сложные многоступенчатые циклы их согласования. В сфере документооборота задействовано более половины сотрудников. Однако на этапе активного развития и расширения масштабов деятельности компании в области управления документами возникла необходимость оптимизации существующей системы согласования в целях повышения эффективности работы.

Руководство компании приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. В качестве партнера была выбрана компания Develonica. Технологической основой решения стало программное обеспечение Directum.

«Реализация данного проекта уже дает возможность говорить о заметной оптимизации внутренних бизнес-процессов московского офиса МАГЭ. В частности, система позволила нам эффективнее обрабатывать большой объем документов и, тем самым, сократить издержки компании. Кроме того, были решены такие задачи, как автоматический экспорт и регистрация документов, создание детальной маршрутизации, а также организация хранения и предоставление регламентированного доступа пользователям к информации», — отметил директор московского филиала МАГЭ Алексей Казанин.

Реализованная система предназначена для поддержания полного жизненного цикла управления документами, включающего регистрацию и вынесение резолюций по входящей корреспонденции, фиксацию поручений и контроль их исполнения, хранение и архивирование информации, оперативный поиск файлов по заданным реквизитам и тексту документа.

«С помощью данного решения в МАГЭ удалось организовать процесс регистрации и ведения карточек документов, поддерживать версионность и регламентировать доступ к информации. Все эти меры будут способствовать дальнейшей минимизации трудозатрат. Согласно внутренним регламентам, доступ к продукту открыт для всех сотрудников организации. Одновременно в системе смогут работать порядка 20 пользователей», — подвел итоги проекта Александр Рубанов, генеральный директор Develonica.

©  CNews