Несколько способов повысить производительность в ИТ
Безусловно, большие технические проекты обеспечивают долгосрочную эффективность работы в ИТ, но зачастую самое большое влияние на производительность оказывают, казалось бы, совсем незначительные вещи. Тем не менее, именно эти детали – встречи, переписка, "черная" ежедневная работа - не позволяют решать важные проблемы сразу же, пишет Computerworld.
Побеседовав со многими техническими специалистами, эксперты выработали 8 быстрых способов, которые позволяют повысить производительность в ИТ без вливания туда десятков тысяч долларов и большого количества ресурсов. Некоторые из них можно начать применять сразу. Другие требуют времени на реализацию, но в итоге все они в конечном итоге обязательно принесут дивиденды.
Способ № 1: Бросьте привычку проводить совещания
Согласно последним исследованиям, ИТ-персонал проводит на совещаниях почти шесть часов в неделю, и 70% опрошенных уверены, что это пустая трата времени.
Конечно, не всегда личных встреч можно избежать, но свести к минимуму их негативное влияние на производительность труда можно - просто измените привычный образ проведения совещаний.
Совещания – это место, где должны приниматься конкретные решения, а не место, где все сидят за столом и ждут, когда каждый скажет свое слово. Чем быстрее вы достигнете консенсуса, тем быстрее сможете вернуться к выполнению реальной работы.
Шаг No. 1: Патрик Срейл, директор по управлению продукцией в News Corp./Myspace, советует убрать из комнаты совещаний все стулья. Если думать стоя, то и совещания будут проходить гораздо быстрее.
Шаг № 2: Отменяйте все совещания, у которых нет повестки дня, а в конце каждого совещания еще раз повторяйте те задачи, которые требуют конкретных решений. Мероприятия, на которых не звучат подобные задачи, по сути дела являются обновлением информации о состоянии дел, но для этого вовсе не нужно проводить совещания.
Шаг № 3: Вместо того чтобы собираться в конференц-зале, можно рассылать обновленную информацию через почту или чат, дистанционно показывать слайд-презентации и проводить демонстрацию продукта с помощью таких сервисов, как GoToMeeting или WebEx, чтобы люди смогли посмотреть их, не покидая своих рабочих мест, а некоторые личные встречи можно заменить видеочатом.
Шаг № 4: Еще один, кажущийся парадоксальным, способ сокращения бессмысленных совещаний предлагает руководитель Chaco Canyon Consulting Рик Бреннер. Он заключается в увеличении количества мест для проведения этих самых встреч. По его словам, множество совещаний проводится именно из-за того, что конференц-зал необходимо резервировать заранее. Поэтому даже если в этом нет особой необходимости, люди собираются каждую неделю по вторникам в 10, потому что это время совещания. Если конференц-залов будет больше, то не будет и необходимости проводить совещания без конкретного повода.
Способ № 2: Удаляйте свою электронную почту
Когда-то электронная почта и мгновенные сообщения были благом для производительности труда, но те времена давно прошли из-за информационного потопа. По данным Radicati Group, объем электронных писем, текстовых сообщений и спама каждый год увеличивается на 20-25%, и управление ими мешает выполнять реальную работу.
Шаг № 1: Отключите оповещения о новых сообщениях, чтобы они вас больше не отвлекали, советует Стивер Роббинс, специалист по эффективности труда и автор книги "9 шагов к тому, чтобы меньше работать и больше делать". Другими словами, проверяйте свои сообщения, когда этого хотите вы, а не когда хотят они.
Шаг № 2: В течение дня периодически закрывайте свою почту и отключайте ICQ, и пусть все знают, что в эти часы вы не принимаете никаких электронных сообщений. Ваш мозг получит передышку, хотя вы по-прежнему будете находиться на связи, и коллеги могут позвонить вам, если необходимо безотлагательно решить какой-то вопрос. CIO компании IEEE Александр Пассик советует сохранять во входящих не более 30 сообщений за раз, и оставлять только те, которые требуют принятия каких-то конкретных решений и действий. И вместо того чтобы помещать каждое сообщение в отдельную папку, храните их в одном месте и для того, чтобы найти нужные вам сообщения, пользуйтесь инструментами поиска. Даже такое простое управление электронной почтой может значительно повысить производительность труда.
Способ № 3: Смотрите больше, печатайте меньше
Не секрет, что чем меньше времени вы тратите на метания между электронной почтой, браузерами и электронными таблицами, тем больше вы успеваете сделать. Производительность труда выигрывает от умения видеть все сразу, что гораздо дороже для дела, чем расходы на более широкий или второй монитор.
Люди могут обрабатывать гораздо больше информации, чем та, которая отображается на маленьких экранах. Если у пользователей большие мониторы, то они могут одновременно просматривать почту, календари, веб-браузеры и т.д., что значительно повышает эффективность работы, а времени на поиски в разных окнах тратится меньше. Например, Майкл Боговиц, консультант из Citrix Systems, вместо одного огромного монитора использует два, которые расположены один над другим. При таком вертикальном расположении мониторов дистанции между отображаемой информацией практически нет.
Есть и еще одно преимущество. Если на дисплее может отображаться, скажем, весь календарь или каждая колонка на большом листе, то вы, скорее всего, не станете ее распечатывать. Александр Пасик из компании IEEE уверен, что использование крупноформатных мониторов – отличный способ покончить с принтерами вообще. Чем меньше люди делают копий, тем больше они заботятся об окружающей среде. К тому же, тратится меньше времени на хождения по кабинетам, чтобы забрать свои распечатки, тратится меньше бумаги. Да, и специалисты из службы поддержки будут вам весьма благодарны - согласно исследованиям IDC, ИТ-отделы тратят 15% своего времени на решение проблем, так или иначе связанных с принтерами.
Способ № 4: Освободите свою службу поддержки
Технические специалисты из службы поддержки проводят много времени за исправлением одних и тех же очевидных проблем. Чем от большего количества элементарных вопросов вы их освободите (вроде переустановки паролей или обслуживания принтера), тем больше времени они смогут уделить внедрению новинок, способных повысить производительность труда.
К примеру, увеличьте количество неправильных паролей, которые пользователи могут вводить до того, как им откажут в доступе к сети. Эксперты Gartner выяснили, что только одна переустановка паролей составляет от 20 до 50% всех вызовов технической службы поддержки. В компании Enterasys увеличили количество неправильных попыток с 3 до 12, и тем самым вызовов службы технической поддержки стало гораздо меньше, а на систему безопасности компании это практически никак не повлияло.
Также можно решить и проблему с ремонтом принтера. Если у него ломается картридж, держите наготове замену, а сломанный отправляйте в ремонт.
Способ № 5: Записал - выполнил
Возможно, это звучит и банально, но заметки могут сделать вас не только более производительным, но и освободить мозг для более серьезных мыслительных процессов.
Например, Марк Гилмор, президент компании Wired Integrations, всегда держит под рукой записи о ежедневных делах. С сумасшедшим графиком, который всегда царит в ИТ-отделах, люди часто забывают, что они делали два часа назад, не говоря уж о том, что было два дня или две недели назад. Решить эту проблему, улучшить коммуникацию между сотрудниками, повысить производительность как внутри отдела, так и в компании в целом может помочь ведение обычной записной книжки.
Совсем не обязательно заводить записную книжку как таковую. Помогут создать списки дел такие сетевые диспетчеры задач, как Remember the Milk и Microsoft Exchange Tasks, к которым можно легко получить доступ с любого устройства, а ПО вроде Evernote и OneNote от Microsoft позволяют организовывать в одном месте разрозненные, но сопоставимые документы, например, Word docs, веб-страницы, фотографии, электронные сообщения, отсканированные визитки и другие материалы.
Способ № 6: Перестаньте контролировать каждый шаг
Если у вас не получается каждый день делать свою работу, скорее всего, вы заняты выполнением чужой, уверен Рик Бреннер из Chaco Consulting. Например, новоиспеченных менеджеров часто обвиняют в том, что они продолжают заниматься прежней работой, несмотря на свое новое назначение, поэтому они начинают контролировать каждый шаг, а это, в свою очередь, ведет к созданию множества проблем.
Для начала составьте список того, чем вы занимаетесь и чего вы делать не должны. Затем определите, что вы должны сделать, но каждый день у вас до этого не доходят руки.
По мнению Бреннера, вмешательство и выполнение работы за своих подчиненных только усугубляет ситуацию. Главное – научить своих сотрудников тому, что они должны выполнять сами. Возможно, для этого необходимо будет пройти обучение вне компании, привлечь другие ресурсы или найти иные пути вознаграждения высокопроизводительных сотрудников без обязательного продвижения их на руководящие посты.
Способ № 7: Станьте общительным
Если разрешить сотрудникам свободно болтаться весь день на Facebook, Twitter и YouTube, это вряд ли разрешит проблему повышения производительности труда. Но стоит всячески поощрять их использовать эффективные рабочие инструменты корпоративного сотрудничества на базе Web 2.0. Например, ИТ-персонал компании InfoCision использует блоги SharePoint для распределения информации, рассказывает вице-президент фирмы Даф Бэкас. В их ИТ-группе более 100 человек, владеющих огромным количеством знаний на различные темы. Чтобы делиться этими знаниями более эффективно, они начали продвигать использование личных и общих блогов. Они остановились на SharePoint, поскольку это несложный в исполнении сайт, но, даже не имея SharePoint, есть множество бесплатных инструментов, доступных через Web Platform Installer, которые могут упростить распространение знаний в любой компании.
Корпоративные социальные сети вроде Yammer, Spigit и Clearvale позволяют сотрудникам работать над проектами совместно и развивать общую культуру компании, вне зависимости от ее физического местоположения. Например, сотрудники американских, британских, австралийских и канадских офисов компании IGN Entertainment для внутреннего критического анализа своих идей используют Yammer. Этот ресурс дает руководству компании возможность увидеть, кто из сотрудников все время вносит новые идеи и участвует в обсуждениях. А поскольку офисы корпорации разбросаны по всему миру, это дает работникам возможность поучаствовать в любой дискуссии, вне зависимости от того, где она началась.
В некоторых компаниях задействуют Harvest Co-op, инструмент, похожий на Twitter, который позволяет отслеживать в режиме реального времени, кто чем занимается. В большей степени он используется для отслеживания ресурсов, а не проектов или заданий. Этот дополнительный канал коммуникации помогает синхронизировать работу и повышает производительность труда.
Способ № 8: Немного помечтайте
Последний способ, хотя и звучит несколько странно, может обеспечить самые большие долгосрочные прибыли. Итак, будьте открыты новым идеям.
Во многих компаниях сотрудникам советуют уделять 10-20% своего рабочего времени своим собственным интересам или подыскиванию новых инструментов. Зачастую этот новый инструментарий облегчает выполнение работы и экономит больше времени в целом.
Идея посвящать время своим интересам заимствована у Google, и она действительно работает. В это время стимулируется та самая небольшая часть мозга, которая отвечает за креативность, делает разработчиков счастливее, а это часто приводит к генерации новых идей.
© @Astera
