«Связь-Банк» строит электронный документооборот на базе CompanyMedia
«Связь-Банк» объявляет о завершении первого этапа проекта оптимизации делопроизводства и документооборота за счет установки в нем системы электронного документооборота CompanyMedia (разработчик программного продукта – компания «ИнтерТраст»).
Внедрение системы было продиктовано необходимостью сократить временные затраты и материальные издержки на ведение бумажного делопроизводства, а также наладить порядок в организации осуществления документооборота между головным офисом и филиалами банка на фоне все более возрастающего количества документов и усложнения бизнес-процессов.
С тем, чтобы выбрать наиболее подходящее для банка решение, способное удовлетворить поставленные задачи, специалисты компании проанализировали рынок и спектр представленных на нем программных решений. Наиболее пристально изучались возможности систем, разработанных на платформе Lotus Domino/Notes, успешно эксплуатируемой в «Связь-Банке» на протяжении нескольких лет в качестве инструмента для коллективной работы пользователей с информацией.
Внимание специалистов привлекла СЭД CompanyMedia, базирующаяся на платформе Lotus Domino/Notes и обладающая такими необходимыми для банка возможностями, как, например, корпоративность, то есть способность работать в компании со сложной, в том числе территориально-распределенной структурой (несколькими филиалами, которые могут находиться в разных городах). Также важной была возможность разграничить в системе право доступа к информации на основании должностных обязанностей сотрудников, что обеспечивало бы защищенность документооборота от несанкционированного доступа и тем самым ликвидировало возможность утечки информации.
Возможность организации внутренней официальной переписки в электронном виде в CompanyMedia позволила бы на порядок сократить сроки прохождения документов в банке, причем как в центральном офисе, так и при работе с удаленными филиалами, что, в свою очередь, смогло бы повысить конкурентоспособность «Связь-Банка» в банковском секторе. Наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота позволило бы перейти на полностью безбумажный документооборот.
При этом с целью опробовать возможность взаимодействия сотрудников в рамках системы электронного документооборота и на опыте ощутить выгоды от автоматизации документационного обеспечения управления первоначально был проведен пилотный проект: ПО CompanyMedia было установлено на рабочих местах руководителей департаментов центрального офиса банка (около 300 человек). Высокие результаты опытной эксплуатации системы инициировали процесс дальнейшего ее внедрения в банке и в дальнейшем построения на базе CompanyMedia корпоративной для центрального и региональных офисов системы электронного документооборота.
Так, в сентябре 2007 г. было автоматизировано уже 660 рабочих мест сотрудников центрального офиса. В 2008 г. планируется увеличить их количество до 1200-1700. Кроме того, в 2008 г. основной фронт работ сосредоточится вокруг внедрения системы в региональных филиалах «Связь-Банка» (петербуржском, новосибирском и некоторых других). В этот срок в них будет автоматизировано более 1000 рабочих мест.
По словам вице-президента «Связь-Банка» Романа Ефимова, «внедрение системы электронного документооборота CompanyMedia позволило нам ускорить процессы работы с документами: их подготовку, в том числе коллективную, согласование, регистрацию и архивирование, а также повысить их качество за счет обеспечения своевременного доступа ко всей необходимой информации. И что особенно стоит отметить, нововведение способствовало повышению исполнительской дисциплины сотрудников банка».
© CNews
