«ИнтерТраст» перевел «Энергопром Менеджмент» на новую версию СЭД CompanyMedia
«Энергопром Менеджмент», российский производитель графитированных и угольных электродов, завершил переход на новую версию системы электронного документооборота CompanyMedia 3.6 в целях дальнейшей оптимизации документооборота и бизнес-процессов за счет дополнительных реализованных в ней возможностей.
Проект внедрения СЭД CompanyMedia в «Энергопром Менеджмент» был начат в 2007 г. Поначалу система силами специалистов предприятия была установлена в головном (московском) офисе предприятия на 100 рабочих местах. Затем в связи с необходимостью обеспечить информационное взаимодействие с региональными подразделениями сотрудники «энергопром менеджмент», прошедшие обучение администрированию в учебном центре разработчика, самостоятельно установили систему в региональных филиалах компании: Новочеркасском, Новосибирском и Челябинском электродных заводах. При этом к системе были подключены и активно влились в работу как руководители и сотрудники службы документационного обеспечения управления, так и линейные руководители и их подчиненные.
Организация электронного документооборота и взаимодействия позволила выстроить ясную схему обработки и доставки документов в рамках всей территориально распределенной структуры компании, увеличить скорость согласования и передачи документов, а значит и обмена информацией и ее распространения, обеспечить автоматический контроль исполнения документов и поручений по ним.
Переход на новую версию СЭД был продиктован желанием дальнейшей оптимизации информационной системы предприятия, модернизации с ее помощью новых важных процессов. Перевод CompanyMedia с версии 3.2 на 3.6 был осуществлен специалистами компании «ИнтерТраст» за две недели. В результате были оптимизированы существующие и автоматизированы новые процессы.
В частности, с помощью нового модуля «Специализированный почтовый ящик» была организована автоматическая регистрация приходящих на общий корпоративный почтовый ящик электронных сообщений, а также автоматическая отправка зарегистрированных как исходящие сообщений. Таким образом, «Специализированный почтовый ящик» позволил интегрировать входящие и исходящие сообщения с системой электронного документооборота CompanyMedia, тем самым ускорив и упростив обработку официальных e-mail.
Посредством нового модуля «Справочник персон» были систематизированы и налажены хранение и использование во внедренных ранее на предприятии модулях «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Документы» актуальных данных о работниках внешних организаций и частных лиц. Это помогло сократить время на поиск контактной информации о партнерах.
В CompanyMedia 3.6 специалистов также привлекли новые возможности управления серверами системы, характеризующиеся большей гибкостью и удобством. Усовершенствованный сервис согласования помог улучшить эффективность процессов согласования документов в холдинге.
Важной функцией также стала реализованная в CompanyMedia 3.6 возможность удаленной установки клиента Lotus Notes, что особенно ценно для «Энергопром Менеджмент» как компании, характеризующейся территориальной распределенностью рабочих мест в СЭД. Технология удаленного подключения новых рабочих мест пользователей сокращает время и материальные средства на очное осуществление данных работ.
Кроме того, новая версия системы позволит в будущем установить рабочие места СЭД CompanyMedia на планшетных компьютерах сотрудников с тем, чтобы обеспечить им оперативный доступ к поступившим на их имя документам.
© CNews
