«Сибирьтелеком» внедряет СЭД CompanyMedia: второй этап
Завершен второй этап внедрения системы электронного документооборота CompanyMedia в компании «Сибирьтелеком», операторе телекоммуникационных услуг в Сибирском федеральном округе, в ходе которого были автоматизированы делопроизводство и документооборот в генеральной дирекции, Новосибирском, Бурятском, Алтайском, Омском филиалах.Напомним, усложнение в 2004 году структуры компании, увеличение потоков документов потребовали автоматизации документооборота и делопроизводства. В качестве программного решения для реализации поставленной задачи была выбрана система электронного документооборота и делопроизводства CompanyMedia (разработчик - компания «ИнтерТраст»).
Наличие большого количества пользователей системы определило основную стратегию проекта внедрения: было выбрано поэтапное подключение к системе сначала генеральной дирекции компании и Новосибирского филиала (всего 640 рабочих мест), а затем ее филиалов в других городах сибирского округа.
Первый этап проводился с августа по конец декабря 2005 года. Поскольку генеральная дирекция и каждый ее филиал имеют обособленное пространство делопроизводства, в рамках этого этапа планировалось опробовать механизмы корпоративного документооборота.
За этот период была собрана информация об организационной структуре документооборота компании, установлена и настроена система, произведено заполнение ее справочников, обучение пользователей.
В конце октября началась опытная эксплуатация СЭД. В первую очередь была запущена регистрация входящих документов в канцеляриях, а также сканирование входящей корреспонденции для хранения ее в системе и передачи адресатам в электронном виде.
В ходе опытной эксплуатации был выявлен ряд проблем, связанных с недостаточной нормативной базой для работы в условиях использования СЭД. Возникла необходимость переработать внутреннюю нормативную базу организации.
При разработке новой нормативной документации для распорядительных документов особое внимание уделялось процессу согласования. Закрепление в нормативных документах электронного согласования позволило сотрудникам отказаться от необходимости дублирования согласования на бумаге.
В системе были реализованы механизмы контроля исполнения документов с использованием СЭД. С этой целью был разработан ряд отчетов для анализа исполнительской дисциплины, позволяющих формировать сводки об исполнении за любые произвольные периоды времени.
Второй этап проекта продолжался с августа 2006 по декабрь 2006 года и включал в себя внедрение CompanyMedia в Алтайском, Омском и Бурятском филиалах «Сибирьтелекома». Поэтапный запуск работы с основными типами документов осуществлялся на основе уже разработанных нормативных документов.
Филиалы «Сибирьтелекома» расположены по всему Сибирскому региону в разных часовых поясах. С использованием СЭД появилась возможность автоматически передавать документы получателю сразу после регистрации и принимать их в работу.
Работы по проекту начала группа внедрения со стороны компании «ИнтерТраст». В качестве соисполнителя был привлечен партнер «ИнтерТраст» в сибирском регионе - компания «ИнтерТраст-Сибирь».
На сегодняшний день электронная система документационного обеспечения управления «Сибирьтелекома» является основным инструментом работы с документами и представляет собой пять самостоятельных контуров документооборота и делопроизводства (генеральная дирекция, Новосибирский, Алтайский, Омский и Бурятский филиалы). Она расположена на 10 серверах, к которым подключены 1285 пользователей. За 2006 год только в генеральной дирекции зарегистрировано около 18000 входящих документов, 14000 исходящих документов, 650 распорядительных документов. С использованием СЭД в генеральной дирекции за 2006 год проведено около 21000 согласований документов.
© CNews
