КСЭД Company Media объединила предприятия «Трансмашхолдинга»03.07.2007 15:33

Компания «Трансмашхолдинг» (ТМХ) объявляет о завершении первой фазы проекта создания корпоративной системы электронного документооборота (КСЭД) для головного офиса и 12 дочерних компаний на основе системы Company Media.

Большой объем документопотоков, сложность делопроизводственных процессов, жесткие требования к контролю исполнения документов и поручений руководства на всех предприятиях, входящих в «Трансмашхолдинг», их территориальная распределенность, — все эти факторы определили в 2005 году необходимость создания КСЭД.

В августе 2005 года компания объявила тендер на выполнение работ по внедрению КСЭД.

Система должна была обеспечивать:

регистрацию и ведение входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе организационных и распорядительных документов, с которыми работает аппарат управления компании;

коллективную работу по подготовке документов;

контроль исполнения документов и поручений, формирование отчетов;

автоматизацию подготовки, учета, контроля и исполнения договоров.

В сентябре 2005 года компания «ИнтерТраст» была признана победителем тендера. Предложенное специалистами «ИнтерТраст» программное решение CompanyMedia представляет собой комплекс систем, автоматизирующих широкий спектр процессов: делопроизводство, документооборот, документоориентированные бизнес-процессы.

Проект внедрения КСЭД стартовал в декабре 2005 года и включал в себя две очереди.

В рамках первой очереди «Внедрение КСЭД в ЗАО «Трансмашхолдинг», была разработана необходимая документация для работы в КСЭД; произведена установка и настройка типовой версии CompanyMedia в головном предприятии ТМХ на ограниченном числе (30) рабочих мест пилотной группы делопроизводителей. Кроме того, проведено обучение специалистов, ответственных за внедрение CompanyMedia. В то же время ТМХ самостоятельно провел обучение пользователей CompanyMedia с помощью СДО «CompanyMedia-Корпоративный тренинг».

В итоге, произведен ввод КСЭД в опытную эксплуатацию, а затем осуществлено тиражирование доработанной CompanyMedia еще на 250 рабочих мест.

Таким образом, с помощью КСЭД был автоматизирован полный цикл делопроизводственных и ключевых документоориентированных процессов в головной организации «Трансмашхолдинг».

Первый этап также позволил оценить необходимость и порядок внедрения КСЭД в дочерних компаниях ТМХ. Дирекцией проекта ТМХ с привлечением специалистов «ИнтерТраст» был разработан единый стандарт в области работы с документами в холдинге.

В рамках второй очереди «Внедрение КСЭД на предприятиях ТМХ» к КСЭД были подключены сотрудники промышленных предприятий «Трансмашхолдинга» (12 организаций).

На первом этапе второй очереди CompanyMedia была установлена в аппаратах генеральных директоров 12 предприятий на 50 рабочих местах.

Второй этап представлял собой полномасштабное внедрение системы на данных предприятиях: подключение к CompanyMedia всех сотрудников, работающих с документами (в общей сложности более 1000 человек).

На сегодняшний день КСЭД CompanyMedia эксплуатируется в головной организации (г. Москва) и 12 основных предприятиях «Трансмашхолдинга». В системе работает более 1000 сотрудников, из которых 10% — делопроизводители, остальные — руководители и ответственные исполнители.

В планах — дальнейшее развитие системы: функционально и территориально, а также переход на новую — 3.3 — версию системы CompanyMedia.