Кто задает тон при покупке ИТ?
Приобретение технологий традиционно находилось в ведении CIO или ИТ-директора, но похоже, что ситуация в корне меняется, поскольку технологии все глубже проникают в процессы работы компании, пишет Silicon.com.
Все больше людей теперь разбирается в технологиях, чем это было, скажем, десять лет назад, и они очень хотят поучаствовать в процессе принятия решений по приобретению технического обеспечения для бизнеса. Руководители рангом выше CIO начинают принимать более активную роль в технических решениях, те, кто стоят ниже по иерархической лестнице, тоже хотят сказать свое слово, поскольку они ежедневно используют ИТ для выполнения своей работы. И хотя CIO по-прежнему играют здесь важную роль, но времена не стоят на месте.
Бизнес-менеджеры все чаще вовлекаются в процесс
Технологии больше не являются тем, о чьем выборе знало лишь несколько человек в организации, и бизнес-процессы все чаще включают в себя те или иные технологии. В результате в приобретении необходимых решений другие отделы бизнеса тоже стали принимать непосредственное участие.
Вице-президент Gartner Энди Кайт отметил, что возросшая роль ИТ в бизнесе является важным фактором в изменении структуры материально-технического обеспечения технологиями. "Технологии стали вездесущими и всепроникающими, и все большее количество решений, которые включают в себя технологии, покупаются без участия ИТ-отдела", - говорит Кайт.
Аналитик из Ovum Марк Блауерс тоже считает, что ИТ сейчас являются неотъемлемой частью деятельности многих организаций.
В прошлом бизнес-менеджеры должны были просить ИТ-отдел внедрить какую-то технологию и ждать, пока ее поставят. "Бизнес-менеджеры стали гораздо осведомленней, и они больше не готовы делегировать полномочия, а некоторые из них сами хотят возглавить процесс. Мы видим сейчас, что больше нет чисто технических решений, а есть бизнес-решения, которые требуют определенного вклада со стороны технологий", - сказал Кайт.
Поэтому HR-директор, который хочет привлечь сторонних сотрудников для выполнения работы, или директор по продажам, который пытается внедрить ПО как услугу (SaaS), рассматривает сейчас такие проекты как бизнес-решения, даже если они оказывают большое влияние на внутреннюю техническую инфраструктуру.
Поскольку технологии стали неотъемлемой частью процессов, а бизнес-менеджеры должны несмотря ни на что сокращать расходы, бороться с конкуренцией и проводить нововведения, это означает, что их взаимоотношения с ИТ претерпевают глобальные изменения. И поскольку многие технические проекты базируются на бюджетах бизнес-отделов, коммерческие руководители хотят, чтобы внедрение технологий обеспечивало достижение бизнес-целей и окупаемость инвестиций. ИТ больше не должны заниматься распределением затрат обособленно. "Конечно, последнее слово по-прежнему стоит за CIO, но мы видим, что все больше людей бизнеса вовлекается в выбор технологий. Поэтому сейчас это скорее совместный процесс между ИТ и бизнесом, где каждый имеет право голоса", - считает Луц Пичерт из Forrester Research.
Тем не менее, не стоит думать, что руководители других отделов всегда будут обращаться в ИТ-отдел перед внедрением некоторых видов технологий. SaaS, например, списывается за счет корпоративных кредитных карт, поэтому ИТ не хотят сюда вмешиваться.
"Немногие, кто покупает софт как услугу, общаются с ИТ-отделом в рамках этой процедуры. Я бы посоветовал им все-таки обращаться к ИТ-специалистам, ведь очень многие решения о закупке ПО как услуги принимаются в абсолютном секрете от всей ИТ-организации до тех пор, пока контракт не будет подписан", - говорит Кайт. Стюарт Бушанан из Gartner добавил, что вместо того чтобы проходить весь процесс, можно зайти в сеть и начать закупать, по крайней мере, некоторые продукты и технологии как услуги разных моделей, где не требуется капитальных инвестиций, и решения принимаются на основе свободной рыночной экономики.
Частично укрытие информации бизнес-менеджерами о покупке ИТ происходит из-за общего мнения, что ИТ-отдел довольно медленно реагирует на бизнес-требования. Вместо того чтобы проходить длительный процесс отбора, SaaS позволяет людям экспериментировать с ПО "не отходя от кассы".
Кайт из Gartner отметил, что это не вина ИТ-отдела, который может попасть под действие различных приоритетов, и это значит, что экономические обоснования при внедрении технологий не всегда должны стоять во главе угла. По словам Кайт, многие вендоры SaaS используют свои возможности при продаже услуг, не вовлекая в процесс ИТ-отдел, и нацеливаются на другие бизнес-отделы в своей маркетинговой и коммерческой деятельности.
Некоторые технические решения идут в обход CIO
Существуют определенные доказательства, что в последнее время некоторые решения о приобретении технологий перешли от CIO к CEO, CFO и другим руководителям высшего звена. "Тенденция такова, что сейчас высшее руководство проявляет к технологиям гораздо больший интерес, чем это было в прошлом. ИТ-директор или CIO, несомненно, играет важную роль в принятии решений, но все большую активность начинают демонстрировать и CEO, и финансовый директор компании", - заявил Блауерс из Ovum.
Экономический спад последних нескольких лет также сказался и на заинтересованности к техническим решениям со стороны финансовых директоров, поскольку они начали более скрупулезно заниматься вопросами инвестирования средств и эффективности деятельности.
"Это больше не вопрос технологий ради технологий - в нынешней экономической ситуации речь скорее идет о технологиях ради бизнеса и денег ради всеобщего блага. Поэтому финансисты все больше вовлекаются в процесс приобретения ИТ", - говорит Бушанан. Сама процедура закупки тоже претерпела изменения. По мнению Бушанана, прошли те дни, когда CIO мог сам запросто распорядиться многомиллионным бюджетом. Большинство бизнес-руководителей проявляют сейчас к этому процессу самый активный интерес и хотят сами визировать документы о приобретении.
И хотя эта тенденция частично была вызвана рецессией, Блауерс считает, что члены совета директоров просто не хотят прекращать свое "новоприобретенное" влияние над техническими решениями.
Принятие решения о покупке CIO или кем-то более высоким по рангу часто зависит от масштаба проекта, его стоимости, количества вовлеченных людей и предполагаемой рентабельности инвестиций. "Если это решение будет иметь большое влияние на какой-то отдел компании, то руководитель этого отдела, несомненно, должен иметь право голоса при принятии этого решения. Если решение окажет огромное влияние на всю корпорацию в целом, то последними инстанциями при принятии решения станут CEO и CFO", - говорит Кайт.
Если, например, инвестиционный банк собирается заменить свою ключевую банковскую систему, а это многомиллионный проект с огромным количеством рисков, то ответственность за принятие решения должен взять на себя совет директоров. Однако если та же организация планирует заменить систему электронной почты на менее затратную и более эффективную, то решение следует принимать CIO.
Роль CIO остается ключевой
CIO по-прежнему остается ключевой фигурой при закупке технологий для компании, но "роль их все больше заключается в том, чтобы строить крепкие взаимоотношения с другими бизнес-менеджерами и понимать, каких результатов деятельности они хотят достичь. И в тех компаниях, где у CIO действительно качественные взаимоотношения с бизнес-руководителями, они всегда будут участниками процесса принятия решений", - уверен Кайт.
Макр Блауерс из Ovum добавил, что CIO продолжат принимать стратегические решения по используемой архитектуре и обеспечивать надлежащий уровень руководства в том, какие процессы можно отдавать на сторону, и как организация должна использовать облачные вычисления.
Последнее исследование Forrester Research показало, что 68% тех, кто принимает ИТ-решения, полагают, что решения о приобретении технологий по-прежнему находятся в руках CIO. "Люди, занимающие руководящие посты в компании, все чаще привлекаются для подобных обсуждений, но если говорить о принятии решений о покупке, выборе технологий, ИТ-услуг, то это по-прежнему находится в ведении CIO и его непосредственных подчиненных", - заметил Пичерт из Forrester.
Влияние на технологии консьюмеризации и поколения Y
По мнению экспертов, люди, находящиеся по рангу ниже CIO, тоже получили некоторое влияние, когда речь заходит о приобретении технологий для применения на рабочем месте. Развитие этого процесса зависит и от консьюмеризации технологий, и от технической грамотности нового поколения сотрудников. Сотрудники компаний все с меньшим энтузиазмом воспринимают инструментарий, который им предоставляет ИТ-отдел, если, по их мнению, он не соответствует современным стандартам.
Люди начали понимать, что они вполне могут сами совершать обдуманные покупки или покупать более дешевые технологии. Однако отношение отделов компаний к ИТ-департаменту может определять объемы, в которых это будет происходить.
Если к ИТ относятся как к службе, которая просто управляет инфраструктурой, то бизнесменам скорее всего придется самим заниматься материально-техническим снабжением. А если ИТ рассматривать как активного участника в эксплуатации новой технологии компании, то сотрудникам не нужно будет брать на себя эту работу.
Еще одним двигателем технического обеспечения является новое поколение сотрудников - поколение Y, - ведь они технически грамотны и используют ИТ для того, чтобы быть более производительными, а не для того, чтобы создавать лишние проблемы. Аналитики Forrester Research отметили, что компании все больше приветствуют такой подход, поскольку польза для компании здесь очевидна.
Скорее всего, ИТ-отдел уже не будет диктовать, какое техническое обеспечение необходимо использовать. Уже сейчас некоторые компании составляют бюджет в расчете на одного человека при покупке любого вида планшетного ПК или подобного устройства, а ИТ-отдел отвечает за обеспечение безопасности, руководство в отношении этих систем и обеспечение доступа к корпоративным данным, которые относятся к определенной специализации работника. Но за оборудование рабочего стола он больше не в ответе.
Как отмечает Бушанан, хотя самоснабжение еще не стало общепринятой практикой, но ИТ-отделам нужно учесть этот момент, поскольку количество мобильных устройств и планшетных ПК, которым необходим доступ к корпоративной сети, возросло. И такая более сложная инфраструктура потребует управления, выходящего за рамки епархии ИТ-департамента.
Обеспечение хороших рабочих взаимоотношений между ИТ и бизнесом
Благодаря возросшему интересу организаций к технологиям, ИТ-департаментам необходимо научиться эффективно работать с другими отделами бизнеса для принятия наиболее оптимальных решений о покупке технологий.
Кайт из Gartner говорит, что проблемы с материально-техническим обеспечением часто возникают из-за самого ИТ-отдела, который не сумел построить эффективных рабочих взаимоотношений с другими отделами компании. "ИТ-отдел больше не может в одностороннем порядке принимать решения о приобретении технологий, думая, что это единственно правильный подход, и надеясь, что несколько фраз в экономическом обосновании послужат обоснованием этих решений - этого попросту недостаточно", - уверен Бушанан.
При приобретении технологического обеспечения необходимо принимать во внимание, что количество участников процесса возросло, и ИТ-департаментам следует учитывать спрос, а не диктовать его пользователям. Если бизнес-менеджеры приобретают технологии без необходимого руководства со стороны ИТ, они могут допускать некоторые ошибки, поскольку не очень хорошо понимают в ИТ-контрактах, техническом обслуживании и апгрейде. Следовательно, ИТ-отдел должен разобраться, что нужно от технологий коммерческим отделам, и убедить персонал работать через их депертамент.
Главная задача ИТ-департамента заключается в том, чтобы заставить разных участников вместе работать над принятием наиболее оптимального технического решения. Зачастую эти обоснование этих решений производится в рамках бизнес-операций, но ИТ-отделу необходимо определять границы деятельности внутри стандартных архитектур. Если делать закупки изолированно от ИТ-департамента, ему будет сложно потом связать воедино различные системы. Поэтому так важно, чтобы решения о том, какую стратегию выбрать и какие системы использовать, по-прежнему принимались на уровне CIO.
Несмотря на возросшее влияние других отделов компании, всегда будут оставаться технологии, за которые отвечает исключительно ИТ-отдел. Технические средства и инфраструктура рабочего кабинета наверняка останутся в вотчине ИТ-отдела, хотя другие руководители компании все больше будут участвовать в процессе принятия решений о приобретении технологий.
© @Astera
