Буровая компания «Евразия» рассчитывает зарплату сотрудников с помощью решения «1С»
Специалисты самарского филиала »1С-Рарус» создали комплексную систему расчета заработной платы и управления персоналом в 6 филиалах и центральном аппарате управления буровой компании «Евразия». Об этом CNews сообщили в »1С-Рарусе». В качестве основы для новой информационной системы было выбрано решение »1С: Зарплата и управление персоналом 8». За 3 года система была развернута на 250 рабочих местах в центральном аппарате управления в Москве и шести региональных филиалах.
Буровая компания «Евразия» (БКЕ), входящая в группу компаний Eurasia Drilling Company (EDC) Limited Group, занимается строительством, ремонтом и реконструкцией нефтяных и газовых скважин всех назначений на лицензионных участках компаний «Лукойл», НК «Роснефть», «Газпром нефть», ТНК-ВР и других нефтегазовых компаний. Головной офис БКЕ находится в Москве, 6 филиалов расположены в Пермском, Западно-Сибирском, Когалымском, Нижне-Волжском, Усинском регионах. В штате БКЕ трудится 13,5 тыс. человек.
Ранее в каждом филиале компании для расчета зарплаты использовалась собственная информационная система, применялись свои правила начисления зарплаты и дополнительных выплат, была своя организационная структура. На сбор, сопоставление и консолидацию данных по компании уходило много времени. Подготовка консолидированной отчетности затягивалась. Было сложно планировать и контролировать расходы на персонал.
Руководство БКЕ в итоге приняло решение о создании единой для всех подразделений HR-системы, которая позволила бы унифицировать правила расчета заработной платы и работу с многочисленными документами: приказами, данными по отпускам, отчетами по увольнениям, справками. Необходимо было ускорить получение отчетности от филиалов, обеспечить точность начислений, исключить потенциальные ошибки, расширить возможности для анализа информации. В сфере управления персоналом требовалось оптимизировать ведение учета свободных вакансий, трудовых договоров и дополнительных соглашений с персоналом. Кроме того, требовалось внедрить общие правила проведения обучений, аттестаций и переаттестаций сотрудников, прохождений медосмотров.
Партнером по внедрению стал самарский филиал компании »1С-Рарус», с которым БКЕ сотрудничает уже несколько лет.
В рамках проекта между филиалами и центральным аппаратом управления БКЕ налажен оперативный обмен информацией по кадровым и расчетным справочникам, регистрам и документам. Унифицированы списки должностей, а также формы кадровых документов. Регламентированы хозяйственные операции, порядок расчетов, алгоритмы начислений. Разработаны новые, единые для всех филиалов, правила расчетов заработной платы и дополнительных выплат сотрудникам. Разграничение прав доступа к данным в зависимости от полномочий сотрудников исключило возможность ввода в систему некорректных данных и обеспечило защиту конфиденциальной информации.
Новая кадровая структура предприятия включает более 200 должностей, которые распределены следующим образом: 20% — руководящий персонал, 24% — специалисты и служащие, 56% — рабочие. Для каждой из групп должностей применяется своя схема мотивации. Например, заработная плата рабочих рассчитывается по сдельно-премиальной системе оплаты труда. По отзыву заказчика, такая система повышает лояльность сотрудников и мотивирует их на более качественное и оперативное выполнение своих задач.
Кроме основной заработной платы, в системе оперативно рассчитываются доплаты и надбавки, премии и вознаграждения, выплаты социального характера, материальная помощь, отпускные, пособия по временной нетрудоспособности и прочие выплаты за счет ФСС, а также ведется учет оплаты труда в условиях, отличных от нормальных. Реализованная в системе методика учета рабочего времени в условиях МКС (работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера) и РКС (работа в районах Крайнего Севера) позволила организовать расчет зарплаты с точностью до дня пребывания сотрудника в таких условиях.
Несмотря на то, что методика расчета усложнилась, а штат компании расширился в результате перевода персонала из других предприятий холдинга, новая система помогла удержать загрузку расчетчиков на прежнем уровне. При этом точность и скорость расчетов, по оценкам БКЕ, повысились. Заработная плата для 13,5 тыс. сотрудников рассчитывается быстро и безошибочно.
Система также помогает контролировать оказание социальной помощи сотрудникам и их семьям, включая страхование персонала и материальную поддержку пенсионеров — бывших работников предприятия. Это помогло обеспечить четкое соблюдение социальной политики БКЕ.
В то же время, налажен точный учет расходов на персонал по видам работ (для основного производства) и по местам возникновения затрат (для вспомогательного производства, общепроизводственных и общехозяйственных расходов). Организован аналитический учет затрат по заработной плате на каждую конкретную скважину. Это позволило точнее рассчитывать себестоимость «создания» каждой скважины и каждого метра проходки.
Руководство теперь оперативно получает консолидированную отчетность по зарплате и связанным с ней налогам, а также различные аналитические отчеты. Эта информация помогает руководству вырабатывать новые решения для оптимизации управления персоналом. Так, например, оперативные отчеты по отпускам всех 13,5 тыс. работников компании помогли оптимизировать процесс ежемесячного расчета резервов по отпускам: в системе реализован расчет дней отпуска за вредные условия труда, автоматизирован расчет остатков отпусков по срочным трудовым договорам, появилась возможность ведения учета резервов неиспользованных отпусков на любую заданную дату. Актуальные отчеты по отпускам всего персонала помогли сотрудникам головного офиса более четко планировать кадровые резервы и расходы на оплату труда.
Все трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним хранятся в единой базе. Теперь при проведении индексаций система автоматически генерирует дополнительные соглашения к договорам, что экономит время специалистов. Создано множество полезных в работе шаблонов документов и отчетов: по увольнениям, по движению численности и сменяемости кадров, по персоналу, работающему вахтовым методом, по укомплектованию бригад и другие. Также система содержит большое количество шаблонов справок, которые отделы кадров регулярно выдают сотрудникам. В итоге на формирование кадровых документов тратится значительно меньше времени, указали в »1С-Рарусе».
С помощью новой системы специалисты кадровой службы оценивают компетенции, уровень образования и квалификацию персонала и своевременно планируют повышение квалификации сотрудников и аттестации. Оперативная информация о профессиональной подготовке той или иной бригады помогает руководству более рационально распределять работы. Кроме того, усилен контроль прохождения первичных и периодических медосмотров сотрудников.
«Проект автоматизации задач кадрового учета и расчета заработной платы стартовал после принятия решения о переходе к программам »1С» нового поколения. Был проведен плавный переход от использования нескольких различных учетных систем к продуктам на платформе »1С: Предприятие 8». На базе программы »1С: Зарплата и управление персоналом 8» выстроена информационная система, соответствующая особенностям бизнес-процессов нашей компании, — рассказал Сергей Адрианов, начальник отдела управления корпоративными информационными системами Управления информационных технологий и систем филиала «ИДиСи Групп Эдвайзори» в Москве. — Проект выполнен без простоев в работе и потери данных. Использование единой системы во всех филиалах и в центральном аппарате управления БКЕ позволило осуществлять детальный анализ многих параметров кадрового учета и расчета заработной платы, что дает объективную информацию для принятия управленческих решений. Методики, применяемые в »1С: Зарплата и управление персоналом 8» по учету кадров и расчету заработной платы, задокументированы и являются корпоративным стандартом компании. Это позволило в краткие сроки тиражировать ИС БКЕ также и на другие компании группы EDC».
«Компания ориентирована на построение долгосрочных отношений с каждым сотрудником. Новая информационная система позволяет нам соблюдать основной принцип работы с персоналом — обеспечивать социальную защищенность работников компании. Мы предлагаем сотрудникам конкурентоспособную систему вознаграждения и ведем точный расчет заработной платы, следим за предоставлением каждому права на медицинскую страховку, страхование жизни, оплачиваемый отпуск, — добавила со своей стороны Анна Галчина, главный бухгалтер БКЕ. — Для нас важно, что »1С: Зарплата и управление персоналом 8» помогает поддерживать функционирующую в компании систему мотивации персонала, в которой сочетаются различные формы морального и материального стимулирования. Информационная система полезна при поддержке программы формирования и развития кадрового резерва, в рамках которой мы сотрудничаем с ведущими профильными вузами России».
© CNews
