Агентство труда и занятости населения Красноярского края запустило СЭД CompanyMedia в промышленную эксплуатацию
Агентство труда и занятости населения Красноярского края (АТЗН) начало промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота CompanyMedia, созданной компанией «ИнтерТраст». Работы в рамках проекта выполнили специалисты научно-технического центра «ИнтерБИТ», авторизованного центра компетенции компании «ИнтерТраст» в Красноярском крае.
В настоящий момент автоматизированы основные делопроизводческие процессы АТЗН. Эта задача была решена с помощью организации рабочих мест для ключевых сотрудников агентства, проведения тренингов по работе с СЭД и составления моделей деловых процессов организационного документооборота, сообщили CNews в «ИнтерТраст».
«Руководители агентства занятости населения поставили задачу перевести весь организационно-распорядительный документооборот в электронный вид и подготовить агентство к электронному обмену документами с органами государственной власти Красноярского края в рамках единой краевой системы электронного документооборота, — рассказал Александр Илюшенко, руководитель проекта со стороны исполнителя, НТЦ «ИнтерБИТ». — Одной из важных особенностей проекта была необходимость интеграции СЭД агентства и СЭД правительства Красноярского края. Использование одинакового программного продукта как в агентстве, так и в правительстве существенно облегчило задачу».
В процессе внедрения для пользователей CompanyMedia были организованы рабочие места, предоставляющие возможность: централизованной регистрации в системе входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов всего предприятия; рассылки документов в электронном виде и ознакомления с ними; выдачи резолюций и поручений по различным видам документов; согласования и подписания документов, создаваемых внутри компании; контроля исполнительской дисциплины по выданным поручениям и резолюциям; создания и ведения архива документов, позволившего исключить риск потери информации.
В рамках установки системы был также подключен модуль системы электронного документооборота CompanyMedia «Центр отчетов», автоматизирующий подготовку аналитических справок по документам и отчетов по исполнительской дисциплине сотрудников. Модуль позволяет агрегировать информацию по интересующему вопросу из нескольких модулей CompanyMedia, задать параметр ее оценки и проанализировать, построив необходимый отчет. Данные, которые предоставляет «Центр отчетов», обеспечивают руководителя необходимой информацией для принятия управленческих решений, позволяют ему основываться на фактах, ссылаться на достоверные данные, отметили в «ИнтерТраст».
По отзыву заказчика, автоматизировав многие повторяющиеся рутинные, но необходимые для обеспечения жизнедеятельности агентства процессы, система снизила нагрузку на персонал, высвободила временные и трудовые ресурсы организации. В целом же CompanyMedia позволила оптимизировать работу с документами и задачами компании.
«Простая функция электронной регистрации входящих документов и обращений граждан увеличила скорость и качество нашей работы. Теперь сотрудники не тратят рабочее время, например, на перенос документов из кабинета в кабинет или на поиск необходимого документа. СЭД взяла на себя всю рутину. Отработка же механизмов взаимодействия с краевой СЭД позволит в ближайшем будущем включить всё агентство в единую краевую систему электронного документооборота», — поделился впечатлениями от проекта Валерий Лосев, начальник отдела ИТ и ЭАС.
На сегодняшний день в СЭД CompanyMedia работают все ключевые сотрудники управления агентства. В ближайших планах АТЗН — включение в СЭД всех филиалов.
© CNews
