«МИБ-Инвестиции» переводят архив в электронный вид с помощью технологий ЭОС и ABBYY
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) сообщила о том, что в инвестиционной компании «МИБ-Инвестиции» продолжается проект по организации электронного хранилища документов на основе комплексного решения «Хранение и оцифровка».
«МИБ-Инвестиции» специализируется на предоставлении широкого спектра корпоративных финансовых услуг, одним из ведущих направлений компании является организация и проведение вексельных программ, операции на рынке долговых обязательств, факторинг и финансовый консалтинг. За всё время работы в компании накопился огромный архив финансовой документации — различных договоров, векселей, заявлений, отчетов и т.п. в бумажном виде. Для оптимизации доступа к данным было принято решение о создании электронного архива. Ключевыми требованиями к архивной системе были определены: короткие сроки перевода существующих документов в электронный вид, простой и эффективный алгоритм загрузки вновь поступающих документов в систему, простота использования системы для конечных пользователей, минимальные сроки ввода решения в промышленную эксплуатацию.
После проведения анализа существующих систем выбор был остановлен на комплексном решении для хранения и оцифровки, построенном на платформе eDocLib (разработка ЭОС) и использующем технологию ABBYY FlexiCapture. По отзыву заказчика, внедрение системы обеспечило сохранность данных, быстрый поиск необходимой информации и ее отображение в наиболее удобном виде для различных групп пользователей. Использование ABBYY FlexiCapture позволило ускорить процесс загрузки в электронный архив накопленной бумажной документации и обработки вновь поступающих документов, включая автоматическое заполнение учетных карточек документов с использованием информации, извлекаемой из документов.
Работы по проекту были начаты в «МИБ-Инвестициях» в апреле 2011 г. Первоначальный процесс установки системы и обучения пользователей занял менее двух дней. К настоящему моменту значительная часть архива переведена собственными силами сотрудников «МИБ-Инвестиций» в электронный вид. По информации ЭОС, сокращено время доступа и созданы наглядные представления необходимой сотрудникам архивной информации. К особенностям проекта можно отнести существенные различия в структуре одинаковых по типу документов (например, договоров), обусловленные спецификой работы компании «МИБ-Инвестиции». При этом обработка однотипных документов разной структуры стала возможной благодаря решению ABBYY FlexiCapture.
По итогам эксплуатации системы заказчиком было принято решение о расширении масштабов её использования. На новом этапе проекта будут организованы новые рабочие места системы в различных структурных подразделениях компании, с этой целью закуплены дополнительные пользовательские лицензии. Также будет продолжена разработка шаблонов ABBYY FlexiCapture для извлечения информации из различных видов документов для поэтапного перехода к полностью электронному архиву.
© CNews
