«Сильвинит» расширяет масштабы СЭД «БОСС-Референт»31.07.2007 11:53

Компания «АйТи» приступила к расширению системы электронного документооборота «БОСС-Референт» в компании «Сильвинит». В настоящее время СЭД охватывает 50 рабочих мест, начат второй этап проекта по масштабированию системы еще на 100 рабочих мест. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также организационно-распорядительных документов «Сильвинита» уже ведется в электронном виде.

Отметим, что в 2006 году было принято решение о переходе к безбумажным технологиям делопроизводства — создании в «Сильвините» СЭД, которая в перспективе позволит сократить объем документооборота (ежегодно на предприятии обрабатывается свыше 250 тысяч документов), повысить исполнительскую дисциплину, в целом оптимизировать организацию работы с документами как основу управленческого процесса.

Как наиболее эффективная для создания территориально распределенной СЭД, была выбрана платформа IBM Lotus Notes. «Сильвинит» отдал предпочтение СЭД «БОСС-Референт», разработанной компанией «Аплана» (ГК «АйТи»). Для внедрения системы приглашены специалисты пермского филиала «АйТи».

Пилотный проект по созданию СЭД на 50 рабочих мест в головном офисе «Сильвинита» проходил с мая по сентябрь 2006 года. В рамках этого этапа автоматизированы следующие процессы документационного обеспечения управления:

обработка входящей и исходящей корреспонденции;

работа с организационно-распорядительными документами, включая регистрацию нового ОРД, рассылку для ознакомления, контроль исполнения;

движение документов внутренней переписки;

формирование отчетности по исполнительской дисциплине.

Регистрация основной части документов в центральном офисе «Сильвинита» уже ведется в электронном виде. Для упрощения обработки входящей корреспонденции создана система автоматизированного перевода документов из бумажного в электронный вид. Проведено обучение пользователей, что позволило ускорить процесс запуска СЭД в промышленную эксплуатацию.

«БОСС-Референт» обеспечивает высокую степень защиты информации за счет разграничения доступа к базам документов в соответствии с компетенцией сотрудников и администраторов, обязательной идентификации пользователей при входе в систему, контроля целостности баз данных, а также протоколирования действий пользователей и администраторов.

В настоящее время специалисты пермского филиала «АйТи» реализуют второй этап проекта, предусматривающий масштабирование системы еще на 100 рабочих мест. В то же время, «АйТи» осуществляет техническую поддержку уже работающей СЭД «Сильвинита».