«Уральский Банк Реконструкции и Развития» выбрал «БОСС-Референт»02.10.2007 10:43

В «Уральском Банке Реконструкции и Развития» (УБРиР) завершена основная стадия проекта по внедрению систем документационного обеспечения управления (СДОУ ) «БОСС-Референт», разработанных компанией «Аплана». К настоящему моменту регламенты документооборота разработаны и поддержаны средствами СДОУ.

Система, в которой на данный момент работают 480 сотрудников, позволила объединить управленческое пространство в 75 удаленных объектах банка, работающих в Екатеринбурге и Челябинске, городах Свердловской и Челябинской областей, Москве, Кирове, Уфе, Перми и Воронеже.

Следуя стратегии развития розничного бизнеса, УБРиР продолжает расширение границ своего бизнеса. В условиях динамичного роста филиальной сети, увеличения количества сотрудников и внутрибанковских операций возникла необходимость оптимизировать внутренний документооборот. В связи с этим было принято решение о внедрение СДОУ и создании ее средствами единого информационно-управленческого пространства банка.

Выбор системы был сделан в пользу СЭД «БОСC-Референт», собственной разработки компании «Аплана» (ГК «АйТи»). Отметим, что платформа IBM Lotus Domino, на которой реализовано решение, изначально предназначена для поддержки коллективной работы с документами. В то же время, СДОУ «БОСС-Референт» легко масштабируема, что дает возможность специалистам банка самостоятельно тиражировать систему на вновь открывающиеся отделения, исходя из имеющихся ресурсов и планов развития филиальной сети.

В рамках пилотной фазы проекта специалисты компании «Аплана» внедрили СДОУ «БОСС-Референт» на 120 рабочих местах, расположенных в головном офисе банка, одном из дополнительных офисов и в одном из филиалов. Главная цель данного этапа состояла в обучении работе в системе и ее внедрению ИТ-специалистов УБРиР, чтобы в дальнейшем они могли самостоятельно тиражировать СДОУ «БОСС-Референт» на все структурные подразделения центрального офиса банка, а затем и на удаленные офисы и филиалы.

На данном этапе были задействованы лишь некоторые функциональные возможности СДОУ: автоматизирован ряд стадий документооборота, например, согласование документов, работа с поручениями и служебными записками. Также реализован удаленный доступ к системе - через терминальную службу Citrix MetaFrame. Плюсом данного решения стало сокращение затрат на приобретение и установку серверов.

В ходе проекта специалисты УБРиР разработали регламенты, определяющие порядок работы с каждым видом типовых документов, обеспечили их поддержку средствами СДОУ. Сегодня СДОУ обеспечивает следующие процессы документооборота и делопроизводства:

Регистрация, рассмотрение и отправка на исполнение входящих документов;
Коллективная подготовка и согласование исходящих документов, их регистрация;
Согласование внутренних документов (нормативные документы, ТЗ, акты, протоколы);
Согласование и хранение хозяйственных договоров;
Согласование, регистрация и отправка на ознакомление приказов и распоряжений;
Обмен служебными записками между подразделениями;
Контроль дисциплины исполнения поручений руководителей;
Хранение досье клиентов;
Документационная поддержка совещаний руководителей.

«Внедрение системы «БОСС-Референт» позволило нам добиться, прежде всего, прозрачности и упорядоченности документооборота – статус документов, проходящих через систему, отслеживать гораздо проще бумажных. Кроме того, обеспечена высокая скорость обмена информацией, так как документы, которые не требуют «синей подписи», больше не выводятся на печать и легко доступны в электронном виде», - отмечает начальник управления банковских технологий УБРиР Андрей Пономарев.

В системе работают все руководители банка, включая начальников отделов, и ключевые сотрудники, задействованные в работе с документами. Сейчас идет процесс установки системы на рабочих местах руководителей групп и ведущих специалистов. В ближайшей перспективе планируется переход на новую, третью версию СДОУ «БОСС-Референт».

Бесплатный ознакомительный семинар: «Информационная безопасность банков и компаний финансово-кредитной сферы.» 18.10