«АйТи» построила электронный документооборот в «ИжАвто»
Компания «АйТи» завершила внедрение системы электронного документооборота «БОСС-Референт» на Ижевском автомобильном заводе. В системе уже работает 331 сотрудник, в том числе все топ-менеджеры компании, руководители, делопроизводители и ключевые сотрудники подразделений, все специалисты управления организации производства.
В последние годы объемы документооборота компании превышали возможности использовавшейся системы для регистрации корреспонденции, поэтому возникла потребность в создании нового ИТ-решения для управления документами. Специалисты «ИжАвто» провели анализ решений, представленных на российском рынке, ознакомились с уже работающими на других предприятиях СЭД. В итоге, в конце 2006 г. «ИжАвто» провел конкурс по выбору поставщика услуг по внедрению системы для автоматизации управленческого документооборота, победителем которого стала компания «АйТи».
Проект стартовал в январе 2007 г. Специалисты филиала «АйТи» в Пермской области провели предпроектное обследование и разработали концепцию системы. Летом 2007 г. стартовал второй этап проекта, включивший подготовку к развертыванию СЭД на 131 пользователя и обучение системных администраторов «ИжАвто» на курсах «Администрирование и методика внедрения БОСС-Референт».
Установку и настройку ПО на сервере и рабочих местах завершили в сентябре 2007 г., после чего началась опытная эксплуатация системы. Параллельно проводилось обучение: подготовку прошла группа преподавателей из числа сотрудников «ИжАвто», которые потом самостоятельно обучали всех пользователей СЭД «БОСС-Референт» на предприятии. Дополнительно «Академия АйТи» обучила группу администраторов основам разработки в среде Lotus. В конце 2007 г. СЭД запущена в промышленную эксплуатацию, к этому моменту количество пользователей системы возросло до 331 человека.
СЭД обеспечивает в «ИжАвто» автоматизацию основных процессов работы с документами: обработку внешней корреспонденции, движение внутренних распорядительных документов, обмен служебными записками между подразделениями, подачу заявок ИТ-службе. В СЭД ведется согласование распорядительных документов, а в дальнейшем планируется осуществлять согласование и иных видов документации. Реализован механизм назначения поручений и автоматизирован контроль исполнительской дисциплины.
«Внедряя СЭД, мы ставили перед собой задачу создать на предприятии единое информационное пространство и, таким образом, повысить эффективность документационного обеспечения управления», - отметила Наталья Попкова, начальник отдела организации делопроизводства «ИжАвто». В результате проекта, как она рассказала, унифицирован процесс обработки документов на предприятии, сокращены сроки подготовки и согласования документов, упрощен поиск требуемых документов, повышена эффективность процесса контроля исполнительской дисциплины: система сама напоминает сотруднику, что истекает срок подготовки решения или выполнения поручения, а руководители оперативно получают информацию об исполнении.
© CNews
