УК «Соло» автоматизировала управление документами с помощью «1С:Документооборота 8»
Управляющая компания «Соло» совместно с партнером по внедрению Группой компаний «СофтБаланс» завершила внедрение программного продукта «1С:Документооборот 8». Система позволила организовать учет внутренних и внешних документов в единой информационной базе, автоматизировать процедуры их согласования, говорится в сообщении «СофтБаланса».
На данный момент 25 пользователей активно используют информационную систему для ввода и согласования документов, извлечения необходимой информации из архива документов. Получив первые положительные результаты, руководство УК «Соло» планирует расширение сферы использования «1С:Документооборота» и увеличение числа активных пользователей до 50, а в перспективе до 100.
УК «Соло» занимается управлением большим количеством объектов коммерческой недвижимости, а также строительством и проектированием новых объектов, вследствие чего через секретариат проходят ежедневно десятки входящих и исходящих документов. Кроме того, в процессе становления и развития компании был накоплен большой объем положений и регламентов в виде внутренних документов. В ходе увеличения бумажного документооборота стало возникать всё больше ошибок, связанных с потерей документов, с невозможностью контролировать сроки исполнения и согласования документов. Для повышения эффективности работы компании руководство приняло решение построить электронный документооборот. Приоритетными задачами автоматизации были упорядочение хранения накопленных внутренних документов и систематизация входящих и исходящих документов, отметили в «СофтБалансе».
В ходе выбора системы автоматизации УК «Соло» рассматривала различные системы документооборота. В результате было выбрано решение «1С:Документооборот 8» на новой платформе «1С:Предприятие 8.2». Основными критериями выбора решения послужили: функциональность, положительный опыт использования других систем на базе «1С:Предприятие 8». Возможность использования лицензий от ранее приобретенных продуктов семейства «1С:Предприятие 8» позволила оптимизировать расходы на приобретение системы.
Благодаря гибкости типового решения, специалистам «СофтБаланса» потребовалось всего две недели, чтобы ввести систему в эксплуатацию. За этот период были реализованы следующие задачи: формализованы существующие процессы документооборота в компании; построен эскиз системы в рамках функционала типовой конфигурации «1С:Документооборот», проработана структура справочной информации; разработаны шаблоны бизнес-процессов для ознакомления, согласования и исполнения внутренних и внешних документов; произведено первичное обучение пользователей работе в системе.
Система «1С:Документооборот 8» позволила автоматизировать большую часть задач электронного документооборота в компании: все входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются секретариатом в единой информационной системе, что обеспечило упорядоченный ввод документов (для учета документов разработана классификация видов документов, в соответствии с которой документам присваиваются уникальные номера); входящие и исходящие документы имеют привязку к контрагенту, что позволяет сотрудникам быстро «поднять» всю историю переписки по контрагенту; для хранения внутренних документов разработан иерархический справочник в соответствии с подразделениями и видами внутренних документов, что позволило систематизировать весь архив документов; разработаны шаблоны бизнес-процессов для разных видов документов и в соответствии с этими шаблонами автоматизированы процедуры согласования, исполнения и ознакомления сотрудников с документами (автоматизация соответствующих процедур обеспечила соблюдение исполнительской дисциплины); возможности полнотекстового поиска данных позволяют любому сотруднику оперативно находить и получать требуемую информацию; возможности гибкой настройки прав доступа позволили разграничить доступ пользователей к документам и задачам по нескольким параметрам, например, по видам документов, грифам секретности, авторам задач, принадлежности документа подразделению.
«Руководство поставило перед нами задачу внедрения автоматизированной системы электронного документооборота в жесткие сроки – запуск планировался на январь 2010 года, – рассказал директор по информационным технологиям ООО «Соло» Фёдор Бутрамеев. – Возможности “1С:Документооборота” и квалификация специалистов “СофтБаланс” позволили уложиться в заданные сроки, при этом помимо первоначально планировавшейся автоматизации хранения документов была также внедрена подсистема бизнес-процессов». По его словам, в результате внедрения «1С:Документооборота 8» «прекратились “потери” документов, скорость прохождения документа “по инстанциям” внутри компании возросла на 40%. Благодаря применению механизма бизнес-процессов мы смогли усилить контроль за выполняемыми работами».
В планах компании «Соло» – увеличение количества пользователей системы и развитие функционального использования бизнес-процессов. Кроме того, планируется внедрение блока учета рабочего времени для расчета временных затрат сотрудников некоторых подразделений.
© CNews
