«КЭС-Холдинг» сократил операционные затраты на 2012 г. с помощью Abbyy FlexiCapture
Компания Abbyy сообщила о расширении проекта внедрения решения для потокового ввода данных Abbyy FlexiCapture в «КЭС-Холдинге» (ЗАО «Комплексные энергетические системы»). Система Abbyy используется при создании автоматизированной корпоративной системы электронного документооборота в едином центре обслуживания на базе «Учетно-финансового сервиса» (УФС), входящего в состав «КЭС-Холдинга». Кроме того, успешный опыт УФС по централизации внутреннего учета тиражируется на 10 обслуживаемых компаний, рассказали CNews в Abbyy. Теперь все первичные учетные документы и вся бухгалтерская/налоговая отчетность по этим компаниям также помещается в электронный архив.
Компании «КЭС-Холдинга» присутствуют в 16 регионах страны и более чем в 100 населенных пунктах. Для унификации бухгалтерского и налогового учета в компаниях холдинга было создано УФС. Изначально перед УФС стояла задача повысить качество учета и одновременно значительно сократить затраты на его ведение.
В 2010 г. в УФС, после проведения унификации транзакционных учетных систем, было принято решение создать единый центр обслуживания (ЕЦО) с использованием трехуровневой системы учета: фронт-офисы, транзакционный центр, центр по подготовке отчетности. Для реализации проекта был создан центр компетенции, сотрудники которого должны были выделить и описать новые ключевые бизнес-процессы, подготовить приказы, регламенты и инструкции, рассказали в Abbyy.
В ходе проекта была создана и внедрена автоматизированная корпоративная система электронного документооборота (АКСЭД). Одним из ключевых компонентов АКСЭД является система потокового ввода документов Abbyy FlexiCapture. Основным фактором выбора решения Abbyy, помимо удобства и простоты работы, а также эффективности технической поддержки, по отзыву заказчика, стала сбалансированная стоимость этого программного продукта.
На первом этапе проекта предстояло освоить трехуровневую технологию для ведения собственного бухгалтерского и налогового учета УФС, при том что в структуре компании — 8 филиалов и около 100 обособленных подразделений.
Вторым этапом стало тиражирование полученного опыта и решений для ведения учета в 10 обслуживаемых компаниях. Сотрудники УФС прошли обучение по работе с Abbyy FlexiCapture в учебном центре Abbyy. Сейчас в АКСЭД, частью которой является система Abbyy, работают до 1,5 тыс. пользователей. В настоящее время, по данным Abbyy, решение позволяет осуществлять потоковый ввод и последующую обработку до 700 тыс. первичных бухгалтерских и кадровых документов в месяц. С системой Abbyy уже в начале проекта в компании смогли быстро внедрить штрих-кодирование документов. Благодаря этому были включены транзакционные учетные системы.
По существующей в УФС технологии учета бумажные документы принимаются фронт-офисами по месту нахождения обслуживаемых компаний. Далее документы сканируются, их электронные образы с помощью Abbyy FlexiCapture помещаются в электронный архив. К архиву обращаются сотрудники транзакционного центра, занимающиеся ведением бухгалтерского и налогового учета. По результатам проекта можно констатировать, что ни бумажные, ни электронные документы теперь не теряются, отметили в Abbyy. Кроме того, повысилась скорость транспортировки документов между фронт-офисами и транзакционным центром. Созданная система позволяет фиксировать время и количество поступивших и обработанных документов, а также трудозатраты верификаторов и сотрудников фронт-офисов.
По проведенным расчетам, на заполнение карточек документов в АКСЭД с использованием Abbyy FlexiCapture затрачивается в 1,5 раза меньше времени по сравнению с ручным заполнением, сообщили в компании. В результате на сегодняшний день реальная экономия от использования Abbyy FlexiCapture составила 3 тыс. часов, или 18 человеко-месяцев. При последующем развитии проекта инвестиции на покупку Abbyy FlexiCapture должны полностью окупиться, считают в Abbyy. В планах УФС — дальнейшее тиражирование решения на остальные компании «КЭС-Холдинга».
«Опыт централизации внутреннего учета УФС, а также высокая степень автоматизации процессов обработки первичных документов позволили реализовать наши планы на 2012 год. Также мы смогли централизовать учетные функции по ряду обслуживаемых компаний в условиях жестких ограничений бюджетной экономии», — отметил Дмитрий Капралов, начальник информационно-аналитического управления УФС.
© CNews
