«Центргаз» приступил к использованию СЭД «Дело»
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) сообщила о том, что многопрофильный инвестиционно-строительный холдинг «Центргаз» приступает к использованию системы электронного документооборота «Дело» (разработка ЭОС).
«Центргаз» включает в себя подрядные организации, выполняющие широкий спектр работ, современные производства по выпуску строительных материалов и коммерческие службы. Эффективное управление подобной организацией было бы невозможно без использования современных технологий работы с электронными документами, говорится в сообщении ЭОС. Ранее для автоматизации документооборота в «Центргазе» использовалось специальное программное решение, однако по мере накопления опыта стало понятно, что его применение вызывает затруднения в работе пользователей, а функционала самой программы недостаточно для выполнения необходимых действий с электронными документами. В частности, нарекания вызывали возможности по настройкам прав пользователей и контролю исполнения поручений. В результате было принято решение о переходе к полноценной технологической платформе электронного документооборота.
В качестве основы проекта была выбрана система «Дело». По информации ЭОС, система полностью отвечает всем требованиям и стандартам в области ведения электронного документооборота и успешно эксплуатируется в схожих по деятельности организациях («Газпром трансгаз Москва», «Газпром инвест Юг», «Газпром космические системы», Московское УЭГ (филиал «Газпром трансгаз Москва») и т.д.). Проект выполняется компанией «СофтЭксперт», официальным партнером ЭОС.
Внедрение системы «Дело» стартовало в июле 2010 г. Был проведен стандартный набор необходимых мероприятий. На первом этапе выполнено обследование делопроизводства и документооборота в «Центргазе». По результатам обследования разработаны схемы движения документов от момента их создания до списания в дело на следующих участках: входящая и исходящая корреспонденция, приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки, договоры. Далее, была проведена инсталляция программного обеспечения и настройка соответствующих системных справочников СЭД «Дело», а также конвертация данных из старой системы в СЭД «Дело». Для организации своевременного извещения сотрудников о происходящих событиях в системе через электронную почту была установлена дополнительная опция «Оповещение и Уведомление». Ее использование ускоряет и упрощает работу с документами для пользователя и позволяет заранее отслеживать приближении сроков, связанных с исполнением поручений, отметили в ЭОС.
Кроме того, для обеспечения эффективной обработки и согласования внутренних документов внедрена опция «ЭЦП и шифрование», обеспечивающая возможность подписывать документы с помощью электронной цифровой подписи. Установка подсистемы «Дело-Web» позволила организовать доступ специалистов территориально удаленного подразделения к единой системе документооборота.
Таким образом, в ходе проекта в «Центргазе» создано единое информационное пространство для работы с документами компании, предоставляющее все необходимые возможности для обработки электронных документов, включая визирование и подписание документов с помощью ЭЦП. В настоящее время к системе подключены руководители структурных подразделений, секретариат, департаменты и отделы компании. В перспективе развития проекта планируется обеспечить рабочими местами всех специалистов заказчика, участвующих в документообороте, и перейти к полностью электронному документообороту.
© CNews
