«Летограф» автоматизировал документооборот в мэрии Череповца
В конце 2010 г. специалисты компании «Летограф» реализовали экспресс-проект по автоматизации документооборота по входящим и исходящим документам мэрии г. Череповец. На платформе типового решения «Летограф.Основа» была автоматизирована деятельность службы экспедиции мэрии, работа с входящей и исходящей корреспонденцией а также с обращениями граждан, контроль исполнения поручений, предварительная обработка и сканирование входящей и исходящей корреспонденции на бумажных носителях. Отдельным блоком был автоматизирован бизнес-процесс документооборота по поручениям «первых лиц», говорится в сообщении «Летографа».
В декабре 2010 г. перед специалистами «Летограф» была поставлена задача оперативной автоматизации документооборота в мэрии Череповца. Особенности данного проекта были обусловлены методикой ведения документооборота в организации: вся входящая и исходящая корреспонденция мэрии на бумажных носителях проходит через службу «экспедиции», которая организует предварительную обработку и сканирование документов, осуществляет маршрутизацию корреспонденции в зависимости от типа документа (входящий или исходящий документ, обращения граждан, правительственные документы, поручения губернатора, договоры).
Согласно технологии работы службы экспедиции, ответственный сотрудник осуществляет предварительную обработку и сканирование поступающих документов и заполнение «карточки приема». После перевода входящего документа в электронный вид его образ вместе с «карточкой приема» передается на исполнение одному из регистраторов, являющихся исполнителями по тем или иным видам документов и отвечающих за формирование регистрационных карточек документов и их дальнейшую обработку, пояснили в «Летографе». Исходящие документы также проходят через службу экспедиции, где их образы переводятся в электронный вид и регистрируются в системе.
Важным требованием к системе электронного документооборота мэрии стала необходимость организации работы с поручениями «первых лиц» (мэра и заместителей мэра). Специально для руководителей высокого ранга в системе «Летограф» была настроена специальная форма «Резолюции первых лиц» с уменьшенным количеством полей. Благодаря этому первые лица организации получили возможность давать поручения по документам, не тратя время на заполнение карточек с большим количеством полей (в поле просмотра доступны только номер документа, его электронный образ, краткое содержание и история поручения по документу, а также ссылка на полную регистрационную информацию). Дальнейшую обработку поручений выполняют регистраторы.
В настоящее время в мэрии г. Череповец полностью автоматизирована работа с входящей и исходящей документацией на бумажных носителях, контроль исполнения поручений по документам, в том числе поручений «первых лиц».
«Приступая к автоматизации документооборота мэрии г. Череповец, мы опирались на наш опыт работы с госструктурами различного уровня, благодаря которому у нас изначально существовало понимание бизнес-процессов организации, особенностей и привычных схем работы с документами, — рассказала Елена Шелястина, технический директор компании «Летограф». — Важным преимуществом решения “Летограф.Основа” для данного проекта стала гибкость настроек, позволившая максимально оперативно автоматизировать работу с документами на бумажных носителях, а также организовать специфичную для мэрии задачу работы с поручениями “первых лиц”». По её словам, за счет внедрения системы документооборота из бизнес-процессов мэрии была исключена задача физического перемещения бумажных оригиналов, а сами пользователи при выдаче поручения и исполнении документов работают только с электронными образами, что сокращает трудозатраты сотрудников организации.
© CNews
