«АйТи» автоматизировала документооборот в «ЦентрАтоме» на базе «БОСС-Референта»
Компания «АйТи» завершила внедрение системы электронного документооборота «БОСС-Референт» в компании «ЦентрАтом». Использование системы позволило повысить эффективность управленческой деятельности компании, расширить функциональные возможности работы с документами и поручениями, а также уменьшить временные издержки при подготовке и обработке документов, говорится в сообщении «АйТи».
«ЦентрАтом» — компания, созданная в 2009 г. с целью формирования дополнительного внебюджетного источника финансирования развития атомной отрасли. Деятельность «ЦентрАтома» призвана увеличить экономическую отдачу от непрофильного имущества Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом», повысить ликвидность активов путем эффективного управления и реализации непрофильных активов корпорации. Решение данных задач требует прозрачности деятельности организации на всех уровнях и оптимизации бизнес-процессов. Переход на систему электронного документооборота (СЭД) стал важным шагом по созданию этих условий, отметили в «АйТи».
Основной целью внедрения СЭД являлась комплексная автоматизация документооборота и делопроизводственной деятельности структурных подразделений «ЦентрАтома». До начала проекта заказчик использовал схему бумажного документооборота и картотеку зарегистрированных документов в формате MS Excel, что замедляло рабочий процесс. Осенью 2010 г. «ЦентрАтом» провел тендер на внедрение системы электронного документооборота, по итогам которого исполнителем проекта стала компания «АйТи». При сравнительном анализе функциональных возможностей различных систем, представленных на конкурс, была выбрана система класса ECM «БОСС-Референт» на платформе IBM Lotus Notes/Domino как наиболее соответствующая требованиям заказчика к функциональности решения.
В рамках проекта специалистам «АйТи» предстояло провести работы по внедрению СЭД на 50 рабочих местах, наладить автоматизацию основных бизнес-процессов компании и усилить контроль исполнительской дисциплины, а также оптимизировать взаимодействие структурных подразделений.
Сначала проектная команда «АйТи» провела аналитическое обследование документооборота организации, совместно с заказчиком сформировала основные требования к системе, разработала оптимальную схему построения процессов электронной обработки документопотока и произвела первичную настройку системы. Затем были выполнены работы по внедрению СЭД, произведен запуск системы в опытную эксплуатацию и проведено обучение пользователей.
В результате реализации проекта удалось автоматизировать обработку входящей и исходящей корреспонденции, распространение внутренней организационно-распорядительной документации, регистрацию письменных и устных обращений граждан, создание и согласование документов, контроль их исполнения. Кроме того, в СЭД был интегрирован модуль «Контроль договоров» с функционалом, который обеспечивает контроль за поэтапным исполнением договоров и предоставляет отчет по итогам выполненных работ.
С внедрением СЭД заказчик получил прозрачную схему обработки документов, эффективный инструмент для взаимодействия всех структур и подразделений организации, а также расширенные функциональные возможности работы с документами.
«Внедрение системы электронного документооборота позволило нам выстроить более эффективную модель работы с документами, усилить контроль исполнительской дисциплины. В перспективе мы планируем продолжить развитие системы в соответствии с актуальными задачами, возникающими в процессе деятельности нашей организации», — сообщил начальник отдела делопроизводства «ЦентрАтома» Павел Васин.
© CNews
