СЭД «Дело» внедрена в Законодательном Собрании Омской области
Компания Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) сообщила о том, что в Законодательном Собрании Омской области внедрена система электронного документооборота «Дело» (разработка ЭОС).
Автоматизация документооборота Законодательного Собрания Омской области на базе СЭД «Дело» была начата в мае 2008 г. О проекте внедрения электронного документооборота рассказала Татьяна Пирожкова, представитель Законодательного Собрания Омской области, на Омском форуме МИК-2010. По словам Татьяны Пирожковой, «первое, с чего начался проект – это принятие “политического” решения на уровне руководства организации о том, что электронному документообороту быть. Затем начался следующий этап работы – обследование организации с целью выявить те участки работы, которые в первую очередь нуждались в автоматизации обработки документов, в уменьшении трудоемкости работ, в оптимизации документопотоков».
Основными целями проекта были обозначены: автоматизация функций делопроизводства; обеспечение учета движения документов на бумажных носителях; организация электронного документооборота. Как ожидалось, в результате выполнения проекта будут: улучшены процессы контроля исполнения документов и поручений; ускорено движение документов за счет автоматизированной технологии рассылки документов и поручений; обеспечены оперативный поиск и просмотр документов и поручений в соответствии с правами доступа; обеспечена оперативная подготовка отчетов по документообороту, а также справок об исполнении документов и поручений; повышена сохранность документов; уменьшена трудоемкость работ, связанных с размножением документов.
Проект был реализован на основе системы электронного документооборота «Дело». Обследование организации и подготовка процедуры работы в системе документооборота продолжалась примерно полгода. За это время была подготовлена не только процедура управления документами, но также три рабочие инструкции, регламентирующие правила подготовки документов, правила обработки документов и правила поиска документов в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота. Подготовленные документы легли в основу распоряжения Председателя Законодательного Собрания Омской области. Таким образом, была создана нормативная база для внедрения СЭД. Распоряжением также были назначены системный технолог и системный администратор системы «Дело», а также обозначены сроки опытной эксплуатации.
Всего было закуплено 50 лицензированных рабочих мест пользователей и 3 рабочих места потокового сканирования. После того как все рабочие места были подготовлены, разработчиками проекта было проведено обучение всех сотрудников аппарата Законодательного Собрания Омской области на уровне пользователей системы. Отдельно были обучены системные технологи и системные администраторы. Затем началась опытная эксплуатация системы «Дело». «Опытная эксплуатация продолжалась в течение полугода, после этого система была принята актом, и мы приступили к промышленной эксплуатации, которая продолжается по сегодняшний день», – сообщила Татьяна Пирожкова.
В целом за 2 года эксплуатации системы «Дело» на сервере накопилось 9 ГБ информации. Документы сканируются и хранятся в графических файлах, что позволяет оставлять неизменным электронный облик документа, который при необходимости выгружается из системы «Дело», распознается пользователем и может в дальнейшем использоваться в работе в любом текстовом редакторе. В настоящее время регистрация документов распределена на 4 рабочих места. Три сотрудника регистрируют входящие и внутренние документы, в зависимости от их вида, и один сотрудник регистрирует исходящие документы. При этом сохраняется целостность базы, так как регистрация осуществляется в единой центральной картотеке. Документ регистрируется единожды, и в дальнейшем в процессе работы пользователи обращаются к первичной регистрационной карточке. При регистрации документа заполняется электронная регистрационная карточка и происходит сканирование документа, электронный образ которого прикрепляется к ней.
Для обслуживания системы «Дело» используется отдельный сервер, на котором установлено программное обеспечение и происходит накопление и пополнение базы документов. В настоящее время оперативная и архивная базы не разделены, так функциональные возможности сервера позволяют системе работать в обычном режиме без потери качества и быстродействия. «Судя по динамике накопления материалов, стандартные 5 лет хранения оперативной информации будут выдержаны, после этого документы будут оформляться на архивное хранение, то есть мы вплотную подойдем к задаче формирования электронного архива», – отметила Татьяна Пирожкова.
По словам Пирожковой, по состоянию на 2009 г. внутренние и исходящие документы стопроцентно включены в электронный документооборот, входящие документы включены в электронный документооборот на 26,5%. «Такой низкий процент объясняется тем, что большой массив депутатской корреспонденции, около 44% всей входящей корреспонденции, проходит в Законодательном Собрании только первичную обработку, в дальнейшем передается помощникам депутатов, которые в приемных депутатов осуществляют основную регистрацию такой корреспонденции и дальше работают с ней самостоятельно». Таким образом, внедренная система обеспечивает функционирование смешанного документооборота. При этом обеспечивается полноценное формирование базы данных всех документов, исчезла необходимость какого-либо внутреннего копирования документов для нужд исполнителей.
Как отмечается, с внедрением СЭД «Дело» изменилась система контроля исполнения документов, практически у исполнителей отпала необходимость осуществлять бумажный самоконтроль. Любой исполнитель, войдя в свой рабочий электронный кабинет в системе «Дело», имеет возможность видеть все поручения, в том числе срок исполнения которых истек или истекает. Есть возможность формирования собственных папок с необходимым набором определенных документов. В то же время, сформировалась информационная база, банк документов, доступный для работы. Не только регистраторы, но все пользователи системы имеют возможность осуществлять поиск необходимых документов по заданным реквизитам, это во многом разгрузило сотрудников отдела документационного обеспечения.
«Сейчас мы идем по пути расширения функциональных возможностей системы и обработки новых видов документов», – отметила Татьяна Пирожкова. В частности, с ноября 2009 г. идет накопление документов в рамках государственного систематизированного учета законов Омской области и постановлений Законодательного Собрания Омской области нормативного характера. С этой целью в базе данных идет регистрация еще нескольких новых видов документов. «Для обеспечения сохранности базы данных ведется постоянное оперативное почасовое копирование баз, информация хранится в течение пяти дней, – продолжила Пирожкова. – Таким образом, в случае какой-либо аварийной ситуации мы имеем возможность полностью восстановить базу данных по состоянию на последний час работы».
В перспективе – внедрение электронной цифровой подписи. «В настоящий момент функциональные возможности системы позволяют обходиться без нее. Но внешний обмен электронными документами неизбежно приведет нас к этому, – подчеркнула Татьяна Пирожкова. – Пока не решена проблема электронной рассылки документов заседания Законодательного Собрания для депутатов. В настоящий момент документы копируются на бумаге и выдаются депутатам в бумажном виде. Не сформирован электронный архив документов Законодательного Собрания предыдущих созывов, хотя в этом есть необходимость. В дальнейшем при внедрении в организации электронного документооборота будет идти постоянное пополнение архивных фондов из документов, находящихся в работе».
© CNews
