«Спецгазремстрой» автоматизировал документооборот с помощью БИТ
Компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) завершила проект по автоматизации документооборота в компании «Спецгазремстрой». По результатам проекта сроки согласования документации в компании сократились в несколько раз, говорится в сообщении БИТ.
Решение об автоматизации документооборота в «Спецгазремстрое» было принято с целью снизить трудозатраты и время согласования документов, упорядочить процессы работы с документацией. Как рассказал Леонид Якушев, ИТ-директор компании «Спецгазремстрой», «документооборот у нас характеризуется значительным числом входящих и исходящих документов, которые требуют внутреннего согласования. Процессы согласования итерационны и занимают много времени, не говоря уже о человеческом факторе, ввиду которого могли встречаться сбои при движении документов внутри компании. Подобная ситуация перестала устраивать руководство».
В итоге было принято решение о внедрении электронной системы документооборота, которая может быть адаптирована под специфику ведения документов в компании. Во внедрении системы принимала участие компания БИТ. Основная стадия проекта была завершена за 2 месяца, автоматизировано 12 рабочих мест.
По информации БИТ, в результате проекта формализован и упрощен процесс согласования документов. Теперь информационная система отслеживает этапы согласования документов и работу ответственных за него лиц, а также сохраняет версии и историю работы с каждым документом. Все это позволило повысить прозрачность движения документов по внутренней схеме согласования, улучшить контроль и управляемость документооборотом.
В то же время, в рамках проекта настроено взаимодействие новой системы с электронной почтой. Благодаря этому пользователи теперь получают напоминания о важных задачах без обязательного входа в систему.
Подводя итоги проекта, Леонид Якушев отметил: «Внедренная система электронного документооборота существенно снизила потери времени на обработку движения документов, проект продолжает развиваться в соответствии с потребностями бизнеса».
© CNews
