11 правил внутреннего хакатона: чек-лист от Skyeng26.10.2017 13:06

Делимся опытом организации хакатона за две недели

В конце сентября школа онлайн-английского Skyeng провела первый в своей истории внутренний хакатон. Чтобы облегчить жизнь тем, кто решит делать свои мероприятия, поделимся нашим опытом и чек-листом.

1. Поймите, зачем вы тратите ресурсы и рабочее время

Большая часть разработчиков в Skyeng работают удаленно, и они никогда не видели живьем коллег, с которыми ежедневно трудятся над одними и теми же задачами. Мы хотели собрать их вместе и больше погрузить в жизнь компании, но от идеи «корпоративного тимбилдинга» веет каким-то несвойственным нам духом. Кроме того, учитывая удаленность многих сотрудников, это серьезное вмешательство в рабочие процессы. Хакатон в нашем случае — возможность совместить приятное с полезным и перезнакомить всех, создавая интересные продукты для экосистемы Skyeng.

Мы рассчитываем, что в долгосрочной перспективе такое мероприятие поможет увеличить эффективность работы разработчиков и продлит время их «жизни» в компании. И это влияние позволит отбить вложенные в мероприятие средства — примерно 1,5 млн руб. на 44 участника и четырех организаторов. Порядка 300 тыс. из них стоили билеты, около 950 тыс. в сумме на проживание и питание, остальное — затраты «по мелочам»: на сувенирку, развлечения, призы и видеосъемку.

2. Готовьтесь заранее

Бюджет мог быть скромнее, если бы мы готовились к хакатону заранее — например, за 1,5 месяца. Вот как в идеале должен был выглядеть примерный таймлайн.

За 1,5 месяца

• Начинается поиск площадки
• Сотрудникам рассказали о хакатоне и назвали даты

За месяц до мероприятия

• Есть договоренность с площадкой
• Понятен список участников, они планируют поездку
• Создан единый канал коммуникации, определяются правила хакатона
• Готовы идеи для сувенирки и полиграфии

За две недели до мероприятия

• Участники активно обсуждают процессы и идеи проектов, большая часть команд уже сформирована
• Подбирается модератор, организаторы составляют план мероприятия
• Есть макеты сувенирки и полиграфии, договоренности с подрядчиками
• Покупка билетов, заказ гостиницы для тех, кто приезжает пораньше
• Покупка техники

Два дня до хакатона

• Организован трансфер для участников, доставка сувенирки (готовой к тому моменту) и реквизита
• Готов сценарий и хронометраж
• Покупка алкоголя, еды, аптечки

Мы же уложили все эти процессы в две недели. В итоге многие сотрудники брали билеты буквально за пару дней до мероприятия, и их стоимость была сильно выше обычной. Расходы на аренду площадки и кейтеринга тоже можно было снизить, имея больше времени и возможностей для торга. Наконец, организаторам тоже иногда нужно спать.

3. Соберите опыт коллег — внутри и снаружи

Мы провели опрос сотрудников, которые принимали участие во внешних хакатонах. В результате получили несколько ценных советов — например, поняли, что доступ к еде и кофе должен быть круглосуточным, помимо столов и стульев нужно предусмотреть диваны, пуфы и другие места для удобной работы, а удлинителей должно быть много. Очень, очень много. Тем более, что их в итоге все равно не хватило.

4. Сформулируйте пожелания к площадке

Нам не подходили обычные лофты, ведь разработчиков из других городов нужно было поселить где-то рядом. Традиционные отели тоже не годятся — их администраторы просто не понимают таких вещей, как «круглосуточный доступ в бизнес-зал» и «постоянное питание». К тому же наш собственный офис очень уютный, не хотелось сажать людей в формальные интерьеры. Мы изрядно промучились прежде чем нашли подходящее для наших целей место — резиденцию «Чехов API», которую заняли целиком.

5. Разделите зоны ответственности

Звучит очевидно, но объем организаторской работы будет большим и с параллельными задачами. Мы поняли, что необходимы как минимум четыре человека: модератор, который погружен в сам хакатон и не занимается «бытовухой», администратор, который только ею и занимается, технический специалист и организатор, который синхронизирует всех и «тушит пожары».

Например, в какой-то момент у нас отключилось электричество — и организатору пришлось придумывать план Б, чтобы занять участников. В итоге они отправились на местную ферму, где смогли немного отключиться и перестать кодить, а заодно продумать стратегию работы над проектами и получить несколько занимательных фото «Я и корова на хакатоне».

6. Сделайте небанальную сувенирку

Традиционный элемент хакатона — футболки. Мы решили не отходить от традиций, но трепетно подошли к их изготовлению — собрали самые частые крылатые выражения из рабочих слак-каналов и напечатали их. Посторонним людям это ничего не скажет, но ребята были в восторге.

7. Организуйте удобные каналы для общения

Мы с самого начала завели отдельный канал в Slack, где обсуждалась и вся организационная информация, и идеи для проектов, и все другие насущные вопросы хакатона. Мы поняли, что быть постоянно на связи очень полезно для вовлечения участников, и старались учитывать их мнение по всем важным вопросам — от выбора площадки до голосования за хэштег и дополнительные развлечения.

8. Определите правила

В нашем случае правил было два: продукт должен быть связан с образованием, и за два дня нужно создать работающий прототип. Это довольно стандартно. Но мы решили отойти от традиций, которые подразумевают, что идеи продуктов защищают прямо на хакатоне, и собирали команды заранее — для экономии ценного общего времени. Продукты у нас придумывали сами разработчики — так им удалось побывать в шкуре продакт-менеджеров, ведь нужно было не только придумать идею, но и защитить её и «продать» коллегам, чтобы набрать нужную команду.

Кроме того, обычно для оценки проектов на хакатоне приглашаются внешние люди, или всё решает высокое начальство —, но мы поняли, что это не про нас. Выбирали сами участники, отдавая три своих голоса другим командам, чьи проекты им понравились. Сначала мы думали делать урны и прочую атрибутику офлайна, но, очень кстати, одна из команд разочаровалась идее, которую придумала сначала, и вместо неё запилила специальное приложение для голосования (можем им поделиться)

9. Подберите ведущего

Хороший ведущий для хакатона — почти как тамада на свадьбе, только круче. Его задача не просто развлечь людей, а запустить коммуникацию между участниками и не дать ей загаснуть. Поэтому его нужно подключать на этапе составления плана, чтобы продумать, как будет строиться взаимодействие участников, как подпитывать их энергией. Например, наш ведущий еще до хакатона организовал «speed-dating» для разработчиков в офисе. На самом мероприятии он модерирует выступления, собирает участников на общие части, следит, чтобы все команды довели проекты до конца — в том числе помогает разруливать сложности или предлагает, пока не поздно, сменить идею на ту, что может быть сделана за время хакатона. У нас были такие примеры.

Так что нужно, чтобы человек разбирался в разработке, мог руководить процессом, обладал опытом проведения мероприятий, юмором и харизмой. Нам повезло, что такой человек нашелся внутри компании и согласился потратить на это много часов своего личного времени. И, кстати, минутка сексизма — мы считаем, что модератором таких мероприятий не может быть девушка. Погруженные в свои идеи разработчики просто не воспринимают женский тембр голоса.

10. Соберите обратную связь и сделайте выводы на будущее

Мы поняли, что проект удался, потому что получили не только несколько работающих прототипов, но и высокие оценки от участников. Правда, «косяки» тоже всплыли. Например, мы совершенно напрасно поставили выступления топов и представление целей компании, которые тоже были частью нашего нетрадиционного хакатона, после основной части программы и до награждения победителей. Это было немного негуманно по отношению к участникам, которые не спали к тому времени двое суток.

Традиционно считается, что разработчики — интроверты, и вовлечь их в общение нелегко. Мы убедились, что это не так, большей части ребят оказалось важно познакомиться и пообщаться. Но, конечно, были и те, кто предпочел остаться дома. И это норма. Делать такие мероприятия обязательными нельзя, но делать их классными и «продавать» их сотрудникам — обязательно нужно.

11. Предусмотрите место для эмоций и позитива

Мы решили завершить хакатон на тёплой ноте: раздали участником наклейки «спасибо», чтобы они наклеивали их на бейджи тем, кто больше всего помог и запомнился за эти два дня. Идея сработала на отлично, были объятия, слёзы и, надеемся, останутся теплые дистанционные отношения.

Бонус для тех, кто дочитал до конца

Победитель хакатона — игрушка-кликер Game of Thoughts, в которой правильно переведенные слова дают кристаллы для апгрейдов;

А в блоге на Харбе собраны все-все проекты нашего хакатона.

©  vc.ru